Teams, SharePoint ja Yammer ne piirissä pyörii, kuinka järjestää viestintäkanavat?

Kesälomat pitäisi taas merkitä kalentereihin, mutta kuinka saada viesti perille henkilöstölle? Voiko sen intran jo unohtaa, ratkaiseeko Teams kaikki viestintäongelmat ja mitä tehdään Yammerilla, kun se jo otettiin käyttöön? Jos kysymykset kuulostavat tutuilta, jatka lukemista.

Enää ei pursua pelkästään sähköposti, vaan viestintäkanavien paljous on arkea. Eikä pelkästään viestien ja herätteiden määrä, vaan mitä laitan minnekin ja miten saan vastaukset muilta ajankohtaisiin kysymyksiini.

 

Teams pelastaa, tilanteessa kuin tilanteessa?

Microsoftin sähköinen työpöytä, joka julkaistiin, kun kaikki olivat jo kyllästyneet sellaista odottamaan, mukautuu helposti viiden hengen tehotiimeistä monikansallisiin suuryrityksiin. Teams voi hoitaa viestinnän, dokumentin hallinnan, yhteistyöskentelyn ja tiedottamisen työkaluroolit ja sen avulla voi päästä eroon lukuisista työkaluista kuten Skype, Skype for Business, Blue Jeans, Webex, WhatsApp ja Facebook-ryhmät. Samalla varmistetaan, ettei esimerkiksi Facebook omista organisaatiolle korvaamatonta tietoa. Ja että viestintä ja työskentely onnistuu mukavasti mobiilistikin.

Mutta koska Teamsin käyttöönotto on teknisesti helppoa ja nopeaa, jää se joskus vähemmän parhaalle suunnittelulle, mikä voi aiheuttaa isojakin haasteita myöhemmin. Esimerkiksi, kun joku kirjoittaa koko organisaation viralliseen kanavaan kakkureseptin tai poistaa käytössä olevan kanavan yhteisine tiedostoineen. Tai miten käy tiedon löydettävyyden, jos ympäristö täyttyy tiimeistä ja tiedostoista, joissa kukaan ei ole ollut aktiivinen kuukausiin. Ja miten saadaan käyttäjät ottamaan taas uusi viestintäkanava haltuun, jos se vaan tupsahtaa omalle työpöydälle, ennen kuin kukaan on kertonut mitä sillä tehdään?

 

Josko kuitenkin myös intra?

Vaikka Teams onkin ollut kova kuhinasana ja jotkut jo kyseenalaistavat intran tarpeen, niin monissa organisaatiossa SharePointin päälle rakennetulla intralla on sijansa. SharePoint mahdollistaa tiedon järjestämisen navigoitavaan muotoon, se voi olla myös luonnollisin paikka pysyville ohjeille ja organisaationlaajuiselle uutisoinnille.

SharePointilla voit myös nostaa sujuvasti esiin kaiken asiaan liittyvän olennaisen tiedon, kuten videot ja tiedostojen linkit tai esikatselut samalle sivulle. Modernilla SharePointilla toimivan ja käytettävän intran luominen on sen verran helppoa, että tekosyitä on vaikea keksiä. SharePointista lisää kollegani Tomi Kontion blogista.

 

Ja vielä Yammeria päälle?

Monet miettivät Yammerin roolia Teamsin ja intran rinnalla, usein sen jälkeen, kun se on jo otettu käyttöön. Vaikka Teamsilla voidaan nykyään luoda jopa 5000 käyttäjän organisaation laajuinen tiimi, esimerkiksi sisäiseen viestintään, Yammer voi kuitenkin toimia paremmin, kun viestitään isoille ryhmille. Yammer voi olla hyvä ratkaisu viestiessä ryhmille, jotka eivät ole omaa lähiorganisaatiota, antaen kuitenkin jokaiselle mahdollisuuden osallistua ja vaikuttaa. Myös itseä kiinnostavien asioiden löytäminen oman lähipiirin ulkopuolelta voi onnistua Yammerilla mukavammin.

Kun viestintä on vilkasta, voi lomien tai vaikka vanhempainvapaan jälkeen tärkeän tiedon löytyminen olla haasteellisempaa pelkästään Teamsien kanavista, kuin hyvin mietitystä SharePoint-intrasta tai Yammerista.

 

Kaikki sopivassa suhteessa

Yksi työkalu voi toimia monissa rooleissa, mutta viestien tärkeyttä ja niihin tarvittavaa reagointinopeutta on helpompi hallita ja käyttäjienkin hahmottaa, kun käytössä on erilliset viestintäkanavat. Varsinkin jos kanavat integroituvat sujuvasti keskenään ja mahdollistavat sisällön nostamisen tarpeen mukaan kanavasta toiseen.

Näitä moderneja viestintäkanavia käytettäessä on myös viestinnän kohteella enemmän vastuuta ja valtaa seurata omaan työhönsä liittyvää viestintää. Esimerkiksi seuraamalla myyjänä markkinoinnin kanavaa Teamsissä, voi saada tietoa ajankohtaisista kampanjoista, joita hyödyntää myyntityössään. Mutta on oleellista päättää, onko tämä organisaatiossa oleellista vai nice to know -viestintää myyjälle.

Yhtä oikeaa avaimet käteen -ratkaisua ei ole. Riippuu oman organisaation tarpeista, miten ja millä teknisellä alustalla viestintää ja informaatioarkkitehtuuria kannattaa toteuttaa. Tärkeää on aloittaa oman organisaation ihmisistä, joiden elämää on tarkoitus helpottaa. Jos et tiedä kenelle ja miksi, niin on vaikea tietää, mitä, minne ja missä.

Katso tallenne webinaarista Teams + SharePoint = ❤. Webinaarissamme tarjoamme sinulle avaimia sen ajattelun käynnistämiseen, mikä juuri sinun organisaatiossasi tekee viestintäkanavilla parhaan mixin. Ja muista, että et ole yksin. Ota yhteyttä, niin mietitään yhdessä, mikä on se paras ja toimivin ratkaisu teille.

• Intra- ja ekstranetit
• Microsoft SharePoint
• Microsoft Teams
• Microsoft Yammer
• Modernin viestinnän välineet
• Tietotyön ja viestinnän kehittäminen