Ikiaikainen haaste yrityksessä kuin yrityksessä on tiedonkulku. Toisinaan kyse on siitä, ettei asioita viestitä tarpeeksi. Toisinaan viestit vain eivät tavoita henkilöstöä. Yritysten sisäisen viestinnän perinteisiin välineisiin ovat kuuluneet paperiset henkilöstölehdet, jotka näin Internetin aikakaudella ovat korvautuneet intraneteilla – joskaan ei siitä pitkäkään aika ole, kun eräs asiakkaani vielä pohdiskeli parasta tapaa korvata ruokalassa jaettavat toimipistekohtaiset lehdykät.
Intranet on läpikäynyt monta murrosta vuosien varrella ja nyt se on jälleen uusien haasteiden edessä Teamsin ja modernien SharePoint-sivustojen vyöryessä Microsoftin Office365-pilvipalveluita käyttäviin organisaatioihin. Yritykset joutuvat miettimään uudelleen viestintäkanaviaan, intran roolia ja tiimityöskentelyn välineitä. Mikä on oikea väline mihinkin viestintään?
Oikeat välineet viestintään
Välineet yritysen sisäiseen viestintään sen kuin monipuolistuvat ja monaistuvat. Se, ettei tieto aina saavuta ihmisiä ei siis ole ainakaan välinepulasta kiinni. On intraa, on Teamsia, on Yammeria, on Ryhmiä, on työtiloja, on sähköpostia, on Skypeä, on vaikka mitä. Ja kun tässä viidakossa vielä pitää ottaa huomioon erilaiset tietojen luottamuksellisuusasteet ja mahdolliset kysymykset siitä, voiko kaikki yrityksen data olla pilvessä vai ei, menee helposti sormi suuhun.
Teamsin tulon myötä olen monesti kuullut kysyttävän, tarvitaanko enää perinteistä intraa, kun kaiken tiedotuksen voi hoitaa yrityksen yhteisessä Teams-kanavassa. Myös Yammer melkein meinasi korvata intran. Oman kokemukseni perusteella vastaus kysymykseen on: kyllä tarvitaan. Teams ei ole hopealuoti, joka ratkaisee kaikki yrityksen viestintätarpeet. Teams ei yksinään riitä, vaikka se olisikin käyttäjien ensisijainen portaali tietoon – mikä sekin toimii lähinnä pienehkössä organisaatiossa.
Mikä siis on näiden eri työvälineiden ja tiedotuskanavien keskinäinen suhde ja rooli kokonaisuudessa?
Teams – Teams on ensisijaisesti tarkoitettu työryhmien sisäiseen keskusteluun sekä portaaliksi työryhmien ryhmätyötiloihin. SharePointin modernit Team-sivusto ovat tavallaan taustateknologia, tiedon säilytysvarasto, paikka, jossa tieto säilytetään ja josta se voidaan näppärästi tuoda näkyville Teamsin välilehtiin.
Teamsin kanavat ovat filosofisesti vähän kuin entisiä alisivustoja, sillä erotuksella, että käyttöoikeusrajauksia niihin ei voi tehdä. Kanavilla on oma kansio dokumenttikirjastossa ja oma aiheen mukainen keskustelu. Kanavalla voi olla oma Planner. Sillä ei ole omaa käyttöoikeushallintaa eikä omaa sähköpostilaatikkoa.
Lue myös Arttu Arstilan kirjoittama erinomainen blogiartikkeli, jossa käydään läpi miten Teams muuttaa nykytyötä.
Office 365 ryhmät – Ryhmät olivat alun perin käyttöoikeusryhmiä, joita käyttäjät saatoivat itse luoda jaettuja sähköpostilaatikoita ja jaettuja dokumentteja varten. Ne kytkeytyivät OneDriveen ja Outlookiin. Sittemmin ryhmä laajentui kattamaan tiimityötilan dokumenttikirjastoineen ja muine kilkkeineen. Sivusto on yhä erillinen kokonaisuus sikäli, että sillä on tarvittaessa ryhmästä poikkeava käyttöoikeushallinta, jota tosin en soisi käytettävän, sillä se aiheuttaa kovin helposti käyttöoikeuskaaoksen.
Ryhmät ovat siis tavallaan entiteettejä, joilla on erilaisia toiminnallisuuksia kuten yhteinen jaettu sähköpostilaatikko, OneNote-muistikirja ja Planner-suunnitelma, sekä ryhmän oma tiimisivusto SharePoint-toiminnallisuuksineen. Uuden Teamsin luominen luo aina myös ryhmän kaikkinensa, mutta Teams voidaan myös liittää olemassa olevaan ryhmään laajentaen näin ryhmän toiminnallisuudet Teamsiin.
SharePoint-sivustot – SharePoint-sivustoja on tällä hetkellä Office365:ssä tarjolla karkeasti kahdenlaisia: klassisia ja moderneja. Nämä jakautuvat vielä karkeasti kahdenlaisiin sivustoihin: julkaisusivustoihin ja työryhmäsivustoihin (klassiset sivustot) sekä Communcation (viestintä) ja Team (työryhmä) -sivustoihin. Klassisissa sivustoissa julkaisusivustot olivat yleensä intranet-alustana, moderneissa sivustoissa intra rakennetaan Communication-sivustoilla. Lisänä sopassa Hub-sivustot, joilla voidaan luoda eri sivustojen rakentama yhtenäinen intranet. Communication-sivustoja ei voi kytkeä Teamsiin.
Rakennettiinpa intranet sitten klassisilla SharePoint-julkaisusivustoilla, moderneilla Communication-sivustoilla tai jollakin aivan muulla alustalla kuin koko SharePointilla, sen rooli poikkeaa Teamsin ja ryhmätyösivustojen roolista merkittävästi. Tiimisivustot ovat työryhmien työskentelypaikkoja ja niihin liittyvät Teams-kanavat sitä tukevia keskustelukanavia ja portaaleja sivuston tietoihin. Intranet on organisaationlaajuisen kohtalaisen staattisen sisällön – kuten ohjeiden ja muun oleellisen informaation – sekä uutisten paikka.
Valitse välineet ja varmista tiedon löytyminen ja saavutettavuus
Erilaisissa ja eri kokoisissa organisaatioissa intranetin merkitys on erilainen. Jossakin se on kaiken tiedon säilytyspaikka, jonkinlainen toiminnanohjausjärjestelmä suorastaan. Jossakin muualla se sisältää lähinnä työntekijän käsikirjan ja ehkä uutisia. Jossakin organisaatiossa varsinainen tiedotus on siirretty intrasta kokonaan pois Teamsiin tai Yammeriin.
Teamsin ja/tai Yammerin vahvuus tiedotuskanavana on sisäänrakennettu keskustelumahdollisuus. Se on myös niiden heikkous organisaatiotasoisessa tiedotuksessa. Tieto elää ja hukkuu ja keskustelut lähtevät sivuraiteille. Viikon päästä käyttäjä muistaa lukeneensa jostakin tiedon asiasta X, muttei enää millään löydä sitä, edes Teamsin haun avulla. Tieto tuntuu hukkuneen jonnekin bittiavaruuteen ja keskustelutulvaan.
Näen erittäin hyvänä suuntana sen, että ihmiset aktivoidaan keskustelemaan asioista. Teams luo erinomaisen kanavan erilaisille sisäisille keskusteluille isommassa ja pienemmässä mittakaavassa. Samaan aikaan myöhemminkin löydettävä tieto on syytä kirjata intraan sille sopivaan osioon tai uutisiin, paikkaan, josta se löytyy helposti myöhemminkin. Kun siis minulta kysytään, pitäisikö organisaation käyttää tiedotukseen Teamsia vai intraa, vastaan kuten isäni aikoinaan: Kyllä.
Kukin organisaatio ratkaisee tämän problematiikan omalla tavallaan ja valitsee välineviidakosta itselleen sopivimmat välineet ja niiden käyttötavat muistaen, että oleellista ei ole työkalu, vaan että tieto kulkee ja saavuttaa ja löytyy vielä myöhemminkin.
Sanna Jackson
Consulting & Training
Sanna on pitkän linjan Microsoft-osaaja ja taustaltaan kouluttaja. Viime vuosina hän on ollut mukana lukuisissa asiakasprojekteissa konsulttina ja kouluttajana osaamisalueinaan SharePoint, Office 365 ja Dynamics 365.