Palaverit ovat loistava tapa hoitaa yhteisiä asioita. Pahimmassa tapauksessa ne voivat olla myös turhauttavia, valmistelemattomia, tehottomia tai tavan vuoksi pidettäviä. Palavereihin kulutettua aikaa harmitellaan monesti, mutta aika on myös rahaa. Miten paljon rahaa kaiken maailman palavereihin sitten kuluukaan?
Suuryrityksissä asiaa tutkinut Bain & Company sanoo, että liian paljon. Se totesi, että yksi kerran viikossa pidetty keskitason johtajien palaveri voi maksaa jopa 15 miljoonaa dollaria vuodessa. Aikamoinen kasa rahaa, josta varmaan osa voitaisiin käyttää vaikkapa toiminnan ja osaamisen kehittämiseen.
Jotta yhteiselle ajalle ja kulutetulle rahalle saadaan vastinetta, on tietyt asiat hyvä pitää mielessä, olet sitten puheenjohtajana tai osallistujana.
- Palaverin tarkoitus ja tavoite on määriteltävä, koska toimimattoman palaverin syyt löytyvät juurikin näiden puutteesta.
- Olisiko 10 minuutin henkilökohtainen asioiden käsittely avainhenkilön kanssa tuottoisampi kuin tunnin palaveri 15 henkilön kanssa?
- Mieti tiedottavien palaverien merkitystä. Voisiko tiedottamisen hoitaa muulla tavalla. Microsoft Teams tarjoaa loistavan työkalun siihen, että asioita voi hoitaa jouhevammin ja keskustelua käydä jo etukäteen, niin, että yhteinen aika voidaankin käyttää mielipiteiden vaihtoon ja ideointiin ja asioita viedä eteenpäin entistä nopeammin.
- Jos päädyt siihen, että palaveri on välttämätön, panosta valmisteluun, jotta palaverin tavoitteet täyttyvät. Valitse paras toteutustapa, fyysisesti samassa tilassa järjestettävä palaveri vai online.
- Jotta itse palaveri pysyisi tiiviinä, tee kalenterikutsu oikein. Kirjaa asialista. Mieti osallistujien eri roolit ja kerro selkeästi ennakkovalmistelut sekä mukaan tarvittavat materiaalit.
- Jos olet puheenjohtaja ole jämäkkä, älä lepsuile. Jaa puheenvuoroja tasapuolisesti ja varo puhumasta itse liikaa.
- Palaveriin osallistujana valmistaudu roolisi mukaisesti ja varaa aikaa tarvittaviin toimenpiteisiin ajoissa ennen palaveria.
Nämä ovat meille päivänselviä, mutta eivät useinkaan näy arjen työssä. Jos meistä jokainen sitoutuisi omalta osaltaan edellä kerrottuihin palaverikäytänteisiin, palaverit saataisiin oikeasti tuottamaan ja turhautuminen turhiin palavereihin minimoitua.
Muutos alkaa aina ihmisten ajattelun ja toiminnan muutoksesta!
Tuottavuutta palavereihin -webinaari
Huomasitko? Katso webinaarimme asian tiimoilta!
Miten palaverit saadaan tuottamaan ja yhteiselle ajalle saadaan paremmin vastinetta.