SharePoint, painavaa asiaa verkossa, vai verkonpaino?

SharePoint on tullut vuosien mittaan monelle käyttäjälle ja organisaatiolle tutuksi välineeksi erilaisissa intranetiin, asiakirjahallintaan ja muissa viestintään liittyvissä kysymyksissä. Valitettavan usein SharePointiin liittyvät käyttökokemukset voivat olla peräisin omassa konesalissa asuneesta versiosta 2010, eikä tuon ajan käyttökokemus pärjää enää vertailussa moderneille ja helppokäyttöisille pilvipalveluille. Myös modernia SharePointia vältellään aiheettomasti aiempien huonojen käyttökokemusten valossa ja korvaajaa etsitään.

Nyt, kun moneen organisaatioon on Office 365 -tilauksen myötä rantautunut mahdollisuus käyttää SharePointin rinnalla tai sijasta useita vaihtoehtoisia viestintätyökaluja, niin löytyykö SharePointille edelleen oma rooli organisaation viestintävalikoimassa?

Vakuutan, että kyllä löytyy! SharePointin tähtirooli pilvipalveluiden joukossa on toimia intranetin teknisenä alustana. Eikä tarvitse pelätä, että uusien palveluiden kehittäminen tarkoittaisi SharePointin kehityksen lopettamista. SharePoint kehittyy ja paranee palveluna jatkuvasti uusien ominaisuuksien ja valmiiden toimintakokonaisuuksien ilmestyessä käyttöön tasaiseen tahtiin.

Tämän kevään aikana olemme saaneet käyttöön SharePointiin intrakäytössä tärkeät toiminnallisuudet kuten mahdollisuuden muuntaa olemassa olevat perinteiset sivustot moderniin muotoon sekä intrakokonaisuuksien hahmottamista helpottavan megavalikon. Modernit SharePoint-sivustot ovat luettavissa suoraan eri päätelaitteilla ilman, että asian eteen tarvitsee nähdä lisävaivaa tekovaiheessa. Modernien sivustojen rakenteiden muokkaaminen on myös aivan toisen luokan käyttökokemus kuin mitä muistelemme SharePoint 2010 -versiosta.

Aivan kuin perinteisessäkin työkalupakissa, usealla eri työkalulla on mahdollista työskennellä kohti samaa tavoitetta, mutta oikean työkalun valinta on tärkeää ajan ja hermojen säästämiseksi. Organisaatioviestinnän onnistumisen kannalta on kriittistä, että viestintäkanaville on yhteiset ja selkeät pelisäännöt, joita kaikki noudattavat. Muussa tapauksessa riskinä on infoähky, kun kaikki viestintä täytyy varmuuden vuoksi lähettää kaikkia kanavia pitkin, ettei vaan kukaan jää viestipimentoon.

Pitäisikö siis selkeyden vuoksi valita vain yksi sähköinen palvelu työkaluksi viestintään vai saako ottaa ne kaikki? Jos päädytään käyttämään useampia työkaluja, niin mistä tiedetään milloin asiasisällöt ja viestintä kuuluu Teamsiin, milloin SharePointiin ja milloin ehkä jonnekin kolmannelle viestintäkanavalle? Milloin arkinen ja työstettävä asia muuttuu niin painavaksi, että se on syytä tallettaa SharePointin intranetiin?

Näihin organisaation sähköisen viestinnän perustavanlaatuisiin kysymyksiin saat vastauksen katsomalla tallenteen webinaarista Teams + SharePoint = ❤. Webinaarissa SharePointin ja Teamsin rooleista keskustelemassa Sulavalta Erno Eronen, Tomi Kontio sekä Katja Jokisalo (Microsoft MVP).

Työvälineiden rooleihin liittyvistä kysymyksistä lisää myös kollegani Erno Erosen blogista: Teams, SharePoint ja Yammer ne piirissä pyörii, kuinka järjestää viestintäkanavat?

Keväällä 2019 järjestimme useita webinaareja modernista SharePointista, katso tallenteet: Modernisoi SharePointisi – Kuinka siirrytään perinteisistä SharePoint-sivustoista moderneihin?, Täydellinen intra kahdessa tunnissa? (1.osa), Täydellinen intra kahdessa tunnissa? (2.osa)