Pitääkö sähköpostista luopua?
Viime aikoina sähköpostin hyödyistä ja haitoista on taas käyty aktiivista keskustelua. Esimerkiksi Atos ilmoitti luopuvansa kokonaan sähköpostista ja Jyrki JJ Kasvi kertoi sähköpostin olevan todellinen aika-ahmatti. Me olemme käsitelleet aihetta moneen kertaan Sulavan blogissa. Mutta onko sähköposti läpeensä paha? Ei tietenkään. Olen itse käyttänyt internet-sähköpostia vuodesta 1992 lähtien. Eli olen siis saanut nauttia sähköpostista juuri ja juuri yli puolet elämästäni. Olen myös oppinut vihaamaan sähköpostia tuona aikana. En silti olisi valmis luopumaan siitä kokonaan.
Sähköpostin yksi ongelma on sen käytön helppous. Harvalle tulisi mieleen lähettää perinteistä kirjettä kymmenelle vastaanottajalle, odottaa heiltä kaikilta vastausta ja sen jälkeen taas vastata kaikille och så vidare.. Harva myöskään lähettää perinteistä kirjettä tuntemattomalle ja odottaa hänen reagoivan ja vastaavan siihen. Moni suojautuu perinteiseltä mainosspämmiltä “Ei mainoksia”-lapuilla ulko-ovessaan, mutta valitettavasti turhilta sähköposteilta suojautuminen ei ole ihan näin helppoa. Tuoreen tutkimuksen mukaan saamme ja kirjoitamme sähköposteja useimmiten tuntemattomille. Saman tutkimuksen mukaan amerikkalaisilla menee keskimäärin tunti päivässä sähköpostin parissa. Ja tilanne on pahempi tietotyöläisillä, joilla sähköposteihin kuluu puolet työpäivästä.
Me yksinkertaisesti käytämme sähköpostia kaikkeen mahdolliseen ja mahdottomaan. Laitamme pari työkaveria cc-kenttään, koska haluamme heidän tietävän miten ahkeria olemme olleet. Tai haluamme heidän tekevän asialle jotain, jos varsinaiset vastaanottajat eivät asiaa hoida. On myös turvallisen tuntuista lähettää sähköposti laajalla jakelulla, jos ei oikein tiedä kenen vastuulle asia kuuluisi. Ja kun olen lähettänyt jostain asiasta mailin, sen hoitaminen ei enää tunnu kuuluvan minulle – ja tästä on olemassa kirjallinen todiste (“oon mä hoitanut, mä forwardoin tän jo viikko sitten”). Jos dokumentti on melkein valmis, sen voi aina lähettää kollegoille kommentoitavaksi – ja jättää viimeistelyn siihen, kun on saanut kommentit. Vaikeista asioista voi laittaa mailin, koska toinen ei kykene kyselemään tai kommentoimaan välittömästi. Sähköposti tulee liian usein lähetettyä innostuneena, vihaisena tai kovassa kiireessä. Esimerkkejä olisi loputtomasti. Meistä on tullut sähköpostiaddikteja. Toisen tuoreen tutkimuksen mukaan nykyajan tietotyöläiset tarkistavat sähköpostit puhelimestaan keskimäärin kolmekymmentäneljä (kyllä, 34!) kertaa päivässä.
Sähköpostissa on paljon hyvääkin. Postit voi lukea silloin kun haluaa ja hälytykset (tai koko mailiohjelma) on helppo sulkea. Postit saa myös auki mistä tahansa. Oman viestin voi kirjoittaa rauhassa. Ja sähköpostitse voi tosiaan tavoittaa sellaisia ihmisiä, joita ei välttämättä millään muulla tavalla saisi kiinni. Etuja on vaikka kuinka paljon. Mutta mistä sähköpostin ongelmat sitten johtuvat?
Jos työpaikka pystyy tarjoamaan hyvät tietojärjestelmä työntekijöilleen, ei turhia sähköposteja tarvita. Jos tiedoston pystyy jakamaan helposti dokumenttienhallinnassa, ei sitä tarvitse lähettää sähköpostilla työkaverille. Jos intranetin uutiset ja muut viestit luetaan, ei uutisia tai kaikenmaailman pikkunyansseja tarvitse lähettää sähköpostitse. Jos CRM tarjoaa sosiaaliset ominaisuudet, ei onnistumista tai epäonnistumisista tarvitse erikseen tiedottaa. Jos yrityksellä on käytössä pikaviestintä – ja kaikki käyttävät sitä – monet asiat voi hoitaa sitä kautta. Online-kokoukset korvaat usein ad-hoc-mailit (“hei nyt tää asiakas on tyytymätön, mitä ihmettä tehdään!?!”).
Hyvin toimivat prosessit ja työnkulut tekevät “mä tein tän, tarkistatko ja laitatko eteenpäin” –tyylisistä viesteistä turhia. Jos yrityksen johtamismalli, menetelmät ja tietojärjestelmät toimivat, niin työtä ei tarvitse johtaa tai seurata sähköpostin kautta. Kun työntekijöillä on pääsy tietojärjestelmiin kaikkialta, ei dokumentteja tarvitse lähettää maililla sen varmistamiseksi, että vastaanottaja saa ne matkallakin auki. Esimerkiksi extranetit ja pikaviestinnän federointi taas tekevät useimmissa tapauksessa mailien lähettämisen asiakkaiden ja kumppanien välillä turhiksi. Jos toimitilat ja sähköiset menetelmät tukevat työryhmätyötä, ei sitä tarvitse tehdä sähköpostitse. Jos yritys hyödyntää aktiivisesti sosiaalista mediaa, voidaan (asiakkaita kiusaavien) uutiskirjeiden määrää vähentää radikaalisti. Vastaavia esimerkkejä voisi luetella kymmeniä ja satoja.
Pallo onkin tällä hetkellä nimenomaan työnantajilla. Työnantajien pitää pystyä tarjoamaan työntekijöilleen nykyaikaiset välineet tietotyön tekemiseen. Käyttäjille tulee tarjota pääsy muihinkin tietojärjestelmiin kuin sähköpostiin erilaisilla päätelaitteilla. Työnantajien pitää myös pystyä opettamaan uusien tietojärjestelmien käyttö työntekijöilleen ja muutenkin muokkaamaan kulttuuriaan avoimempaan suuntaan. Sekä tietysti työpaikkojen pitää luoda selkeät ohjeet sähköpostin käyttöön – ja erityisesti johdon ja esimiesten tulee näyttää esimerkkiä ja lopettaa sähköpostitse johtaminen.
Sosiaalinen teknologia ja pilvipalvelut tarjoavat erittäin hyvät välineet nykyaikaista huomattavasti mielekkäämpään ja luovempaan tietotyöhön. Näiden välineiden käyttö tuo selkeitä ja mitattavia hyötyjä nykyajan tietotyöhön. Olen täysin varma siitä, että siirtyminen parempaan tietotyökulttuuriin parantaa merkittävästi ihmisten jaksamista ja viihtyvyyttä työpaikassaan ja toimii rekrytointivalttina. Ja uusien toimintatapojen myötä myös palvelu omille asiakkaille paranee takuuvarmasti. Tuottavuutta voi parantaa pienillä ja riskittömillä investoinneilla.
Pitääkö sähköpostista siis luopua? Ei. Sen turhasta käytöstä sen sijaan pitää ehdottomasti luopua.
Aki Antman
Aki on Sulavan perustajaosakas ja toimitusjohtaja. Aki on työskennellyt IT-alalla vuodesta 1992 lähtien. Hän on ollut jo vuosikausia yksi Suomen arvostetuimmista IT-vaikuttajista. Sulavan projekteissa Aki osallistuu mm. uusien palveluiden innovointiin, tiekarttojen laatimiseen sekä asiakkaidemme johdon ja tietohallinnon sparraukseen.