Tietotyön tuottavuuden arvailusta sen mittaamiseen

Tehdäänkö työpaikallasi töitä sovittujen mallien mukaisesti vai päätyvätkö työryhmätyöskentely, viestintä, johtaminen ja monet muut prosessit tukkimaan sähköpostia? Onko työasemilla oikeat sovellukset ja ovatko hankitut lisenssit tehokäytössä? Valmistellaanko kokoukset huolella ja voiko niihin osallistua etänä mistä tahansa? Tallennetaanko kokouksissa sovitut tehtävät ja päätökset ja seurataanko niiden toteutumista? Kertovatko CRM:n raportit ja mittarit totuuden myynnin tilanteesta? Onko sisäinen viestintä vuorovaikutteista ja avointa? Löytääkö jokainen verkosta helposti ja nopeasti kaiken sen tiedon, jota hän tarvitsee tehdäkseen työnsä tehokkaasti?

Työkulttuurista voisi esittää loputtomasti samanlaisia kysymyksiä. Ja vain harva organisaatio pystyisi vastaamaan niihin myöntävästi.

Tietotekniset investoinnit keskittyvät useimmiten kustannussäästöihin, tehokkuuden parantamiseen tai yksinkertaisesti vanhentuneiden (tai epäonnistuneiden) tietojärjestelmien uudistamiseen. Uusilta tietojärjestelmiltä haetaan lähes poikkeuksetta välillisiä ja välittömiä hyötyjä liiketoiminnalle. Usein vaatimuslistalla ovat esimerkiksi vuorovaikutuksen tehostuminen, prosessien sähköistäminen, läsnätyön mahdollistaminen ja innovaatioiden nopeutus.

Tietojärjestelmien tuottoa mitataan yksinkertaisilla ROI-laskelmilla. Luotettavan ROI:n laskeminen edellyttää, että pystyttäisiin mittaamaan luotettavasti tilanne ennen investoinnin tekemistä ja sen jälkeen. Lähtötason mittaaminen on kuitenkin useimmille organisaatioille ylivoimaista. Lähes yhtä vaikeaa on määritellä, saavutettiinko investoinnilla sen tavoitteet ja mahdollisesti jotain muita mitattavia liiketoimintahyötyjä ja kustannussäästöjä. Toisin sanoen ROI-laskelmat ovat parhaimmillaankin subjektiivisia arvauksia. Usein uutteen hankkeeseen lähdettäessä ei olla varmoja edes siitä, onko hanke lainkaan tarpeellinen vai päästäisiinkö jollain toisella lähestymistavalla helpommin ja halvemmalla parempaan lopputulokseen.

Sulava on luonut täysin uudenlaisen konseptin, joka mahdollistaa tietotyöympäristöjen nykytilan analyysin ja muutosten vaikutusten mittaamisen. Mitattujen tulosten pohjalta voimme myös osoittamaan suoraan, millä toiminta-alueilla yrityksen nykymenetelmissä on kehitettävää ja millaisia keinoja tilanteen parantamiseksi on olemassa. Eri vaihtoehdoille lasketaan konkreettiset investoinnit euroina sekä asetetaan tavoitteet investointien hyödyille. Tämän jälkeen mitataan miten tavoitteisiin päästiin.

Sulava hakee parhaillaan pilottiasiakkaita mittauskonseptille. Jos kiinnostuit, ota yhteyttä. Kerromme mielellämme lisää konseptistamme ja mahdollisuudesta päästä mukaan sen pilottivaiheeseen.

Aki Antman
Aki on Sulavan perustajaosakas ja toimitusjohtaja. Aki on työskennellyt IT-alalla vuodesta 1992 lähtien. Hän on ollut jo vuosikausia yksi Suomen arvostetuimmista IT-vaikuttajista. Sulavan projekteissa Aki osallistuu mm. uusien palveluiden innovointiin, tiekarttojen laatimiseen sekä asiakkaidemme johdon ja tietohallinnon sparraukseen.

• Tietotyön ja viestinnän kehittäminen
• Tietotyön mittaaminen
• Tuottavuus