11.6.2012 • Moderni työ
Nämä 6+ seikkaa korjaamalla intrastasi tulee täydellinen
Avasimme noin kuukausi sitten Facebookissa kyselyn, jossa tiedustelimme intranetin pahimpia ongelmakohtia. Tulokset eivät olleet mullistavia. Sen sijaan vastauksissa yllätti se, miten joitain hyvin räikeitäkin tiedossa olevia ongelmia ei olla saatu korjattua. Vastanneiden yrityksissä tuhlataan päivittäin tunteja ja vuositasolla ehkä jopa miestyöviikkoja sekä tuhansia euroja tehottomaan intraan, jonka korjaamalla tehottomuuteen tuhlattu raha kattaisi investoinnin hetkessä.
Ryhmittelin vastaukset kuuteen (+muut) kategoriaan, jotka on esitetty alla. Seuraavaksi käyn läpi vastauksia yleisellä tasolla ja esittelen jokaisesta kategoriasta yhden erityisen kiinnostavan vastauksen.
Intran rakenne
Suurin ongelma introissa näyttäisi olevan tiedon järjestäminen loogiseksi rakenteeksi. Tietoa on joko ylipäätään liikaa, se on jakautunut useaan eri paikkaan tai rakenne on sekava ja epälooginen. Jossain introissa rakenne on ehkä alunperin ollut järkevä, mutta rakennetta ei ole päivitetty organisaatiomuutosten muassa ja näin ollen rakenne on päässyt vanhentumaan.
Konkreettisimmin tiedon järjestämisen ongelma käy kuitenkin ilmi seuraavasta vastauksesta:
Edellisessä työpaikassani — intran suuri ongelma oli sen pirstaleisuus. Kun tuotteita on kehitetty jatkuvalla syötöllä 1900-luvun alusta lähtien ja asiakkaat saattavat ottaa mihin tahansa niistä liittyen yhteyttä, tekee asiakaspalvelija usein asiakkaaseen varsin tyhmän vaikutelman.— tällä hetkellä löytääkseen tuotteen tiedot on avattava intrassa linkattu xsl-tiedosto, hakea tunnus sieltä, katsoa, mistä järjestelmästä vakuutuksen tiedot löytyvät, ja edetä siihen järjestelmään. Noin 5 minuutin kiireselvityksen jälkeen on vasta mahdollista todeta asiakkaalle, että on lainkaan perillä siitä, mistä hän puhuu. Hitaasti liikkuvat organisaation rattaat saivatkin minut vaihtamaan työpaikkaa paljon pienempään ja kasvavaan yritykseen!
Ajankohtaista tietoa ei myöskään vastausten mukaan laiteta intraan, vaan lähetetään, kuinkas muutenkaan, sähköpostilla. Joissain introissa tietoa ei edes yritetä tallentaa sille relevanttiin paikkaan, vaan se dumpataan ”informaation miljoonalaatikkoon”.
Yksinkertaistettu ratkaisu on sitkeästi ylläpitää intran rakennetta. Todellisuus kuitenkin on, että osalle dokumenteista ole yksiselitteistä sijaintia, jolloin haun kehittäminen on ainoa aukoton ratkaisu tähän ongelmaan. Intran kaikkeen sisältöön sisältösivuista dokumentteihin tulee lisätä olennaisia metatietoja, joiden avulla dokumentti löytyy nopeasti ilman minkäänlaista rakennettakaan.
Metatieto mahdollistaa myös erilaisten näkymien luomisen, minkä hyötyihin mennään tuonnempana. Metatietoja kerättäessä on kuitenkin muistettava, että jokaisella kysytyllä metatiedolla on oltava todella merkitystä eikä käyttäjää pidä turhaan kiusata.
Haku
Intran rakenteen jälkeen toiseksi yleisin valituksen aihe oli kuitenkin haun toimimattomuus, joten nykyisellään haku ei selvästikään paikkaa epäselvää rakennetta. Hakutulosten koetaan yksinkertaisesti olevan epärelevantteja tai sekavia, tai kuten seuraava vastaaja asian esittää:
Joku on joskus sanonut että intra on paras tapa pilottaa tietoa. Haku toimii juu, mutta hakutulokset on aika lailla huttua. Eli hakutoimintojen kehittäminen on se juttu mitä pitäis kehittää.
Ratkaisuksi tarjoamme edelleen metatietojen lisäämistä, josta lisää voit lukea täältä.
Parempaa hakua toivottiin myös organisaation sisäiseen kykyjenetsintään, mutta sehän onkin esimerkiksi SharePoint2010:ssa vakiotoiminnallisuutena.
Tiedon kohdentaminen
Tiedon järjestämisen ja haettavuuden lisäksi tiedolta toivottiin kohdentamista. Kaiken tiedon pitäisi olla kaikkien saatavilla, mutta tieto pitäisi kohdistaa personoiduin näkymin juuri niille henkilöille, joita se koskee. Esimerkiksi intran etusivu tai omat sivut voisivat olla osittain personoitavissa, joskin toimiakseen tämä edellyttää kattavia tietoja käyttäjän profiililta ja ahkeraa metatietoja lisäämistä.
Koska tietoa syntyy vuosien varrella paljon, myös ajankohtaisen tiedon erottaminen vanhasta on olennaista:
Tällä hetkellä tuntuu olevan hankala löytää oikeita asioita oikeista paikoista ja eri kansioissa on tiedostot koko firman historian ajalta, vaikka eihän normaalia työntekijää kiinnosta esim. millaiset edut oli viisi vuotta sitten.
Tiedon vanhentumiseen taas ei auta kuin tiedon järjestelmällinen päivittäminen. Ainakin SharePointissa tähän löytyy myös teknisiä apuvälineitä – tiedon voi esimerkiksi määritellä vanhentuvaksi tai siihen voi asettaa hälytyksen, jolloin käyttäjä joutuu ottamaan kantaa tiedon paikkansapitävyyteen.
Toimintamallit ja asenteet
12% vastanneista muistutti, ettei paraskaan intra toimi jollei sitä käytetä oikein tai ollenkaan. Vastauksissa viitattiin mm. dokumenttien venkslaamiseen sähköpostitse ohi intran, haluttomuuteen yhtenäistää käytäntöjä ja ylipäätään haluttomuuteen käyttää intraa. Haluttomuus voi toki olla ymmärrettävää mikäli Intrassa esiintyvät kaikki tutkimuksessa havaitut ongelmat. Tästä kuitenkin syntyy muna-kana-efekti – huonoa intraa ei käytetä ja kun sitä ei käytetä, se viimeistään on huono.
Seuraava vastaus tiivistää ongelman hyvin ja muistuttaa myös metatietojen tärkeydestä:
Kokemukseni mukaan Intrat on hyvin teknisesti toteutettuja ratkaisuja tai ainakin olisi mahdollista teknisesti taklata paljon Intran ongelmia. Useimmin ongelmat syntyvät viestinnän puutteesta. Organisaatiossa ei ymmärretä Intran tarkoitusta tai ei osata käyttää sitä oikein jolloin sen tuomat hyödyt jäävät saavuttamatta. Kuuma peruna mielestäni on myös tiedostojen tallentaminen ja arkistointi. Viimeisetkin hamstraajat alkavat pikkuhiljaa ymmärtää luopua levynkulmista. Tässä siirtymässä vaan unohtuu monesti metatietojen hyödyllisyys.
Monesti perimmäisenä ongelmana vastausten perusteella on johdon asenne. Koska intran ylläpito ja päivittäminen maksaa, sen hakua ja rakennetta ei kehitetä organisaation mukana, mistä kyselyn kolme yleisintä ongelmaa ovat seurausta ja tuloksena on miljoonalasku. Jokaisella organisaatiolla tulisi olla henkilö, jonka vastuulla on rakenteen ylläpito, haun optimointi ja intran hakustatistiikan seuraaminen. Paljon haetut tiedot tulisi nostaa intrassa paremmalle paikalle. Vastuuhenkilön tulisi myös pitää yhteyttä ruohonjuuritason käyttäjiin ja kerätä palautetta jatkuvasti, eikä kolmen vuoden sykleillä kun peli on jo menetetty.
Sosiaalinen teknologia / vuorovaikutteisuus
Sosiaalisiin toiminnallisuuksiin kantaa ottaneet vastaajat olivat kaikki yhtä mieltä siitä että nykyintroista kaikki sosiaaliset toiminnallisuudet puuttuvat tyysti. Joissain introissa ei ollut edes mahdollisuutta keskustella tai kommentoida.
Intranet on kasa sivuja ja dokumentteja – ei yhteistyötä ja vuorovaikutusta tukeva kanava/väline.
Tämän voi kuitenkin tehdä toisinkin.
Integroituvuus
Myös sovellusten välinen integroituvuus keräsi useamman maininnan.
Integroituvuudella viitattiin siihen, että intran tulisi olla ikkuna kaikkiin muihin järjestelmiin, eikä järjestelmää tarvitsisi vaihtaa esimerkiksi nähdäkseen viimeisimmät liiketoimintaraportit, keskustellakseen kollegoiden kanssa ja editoidakseen dokumentteja. Myös yhden intrahaun toivottiin ulottuvan kaikkiin yrityksen järjestelmiin.
Integroituvuus on ikuisuuskysymys, johon on kyllä olemassa tekninen ratkaisu. Ongelma tuntuu kuitenkin olevan asenne- ja resurssipuolessa. Käyttäjäkunta on monesti fragmentoitunut siten, että johto käy katsomassa vain liiketoimintaraportit eikä intran sisältö juurikaan kiinnosta, kun muu henkilökunta toimii juuri päinvastoin. Kaiken kattavat integrointiprojektit kieltämättä ovat kalliita ja hankalia, mutta liikkeelle pääsisi edullisestikin esimerkiksi tallentamalla dokumentit totutusta poikkeavaan muotoon, joka kuitenkin on yhteensopiva toisen järjestelmän kanssa. Näin esimerkiksi valikoituja raportteja voi esittää helposti myös SharePointissa.
Muut
Muihin mainittuihin ongelmiin lukeutui mm. mobiilipääsyn puuttuminen, käytettävyys, intran kaatuilu, versionhallinnan puute ja käyttäjähallinta. Intran ulkoasukin kritisoitiin:
Vaikutelma on retrohenkinen, rentoa ysärimeininkiä!
