Kehitysprojektit ovat vaativia ponnistuksia yrityksille. Usein ne ovat taloudellisesti suuria investointeja sekä muutosjohtamisen kannalta henkilöresursseja kuluttavia hankkeita. Pureudun tässä kirjoituksessani käyttöönottoprojektiin siitä näkökulmasta miten uudet palvelut otetaan onnistuneesti käyttöön vaarantamatta liiketoimintaa.
Tunnista organisaatiosi muutosagentit
Yrityksen sisäinen projektiryhmä on lopputuloksen onnistumisen kannata tärkeässä avainasemassa. Projektiryhmään kannattaa valita henkilöitä, joille uusien työkalujen ja toimintamallien käyttöönotto on itsestäänselvyys. Tällaiset henkilöt ovat usein uteliaita, ulospäin suuntautuneita, tiedonhaluisia ja heidän on helppo innostaa myös muut mukaan. Tohtori Belbinin tiimiroolituksessa heidät onkin nimetty tiedustelijoiksi (Resource investigator).
Projektiryhmän kokoonpanossa kannattaa olla mukana myös Takoja, Kokooja, Keksijä, Arvioija, Asiantuntija, Diplomaatti, Tekijä ja Viimeistelijä. Useimmat meistä omaavat usean roolihahmon ominaisuuksia ja projektipäälliköllä tulee ehdottomasti olla sekä Takojan että Kokoojan osaamista. Projektiryhmän Kick-Off tilaisuudessa olisikin hyvä teettää alkajaiseksi tiimiroolitesti. Testin avulla kaikki oppivat tuntemaan toisensa tyyppeinä ja testituloksia voi oikeasti hyödyntää kun projektitehtäviä jaetaan.
Puhu siitä mitä haluat saada aikaiseksi
Muista säännöllinen sisäinen viestintä. Mitä enemmän tietoa henkilökunnalle jaetaan, sitä helpompaa on käyttöönotto. Käytä hyväksesi kaikki yrityksesi viestintäkanavat ja tilaisuudet. Anna henkilökunnallesi aikaa sopeutua muutoksiin. Jokainen yksittäinen henkilö käsittelee tulevat muutokset yksilöllisesti ja miettii mitä hyötyä tulevista uusista työkaluista ja toimintamalleista on minulle.
Tätä kutsutaan myös: What’s In It For Me – ilmiöksi. Käyttöönotto on onnistunut vasta silloin, kun jokainen loppukäyttäjä on omaksunut ja hyväksynyt uudistukset. Mieti viestinnässäsi oikeat sanavalinnat. Puhu mieluummin kehittämisestä kuin muutoksesta. Jokaisessa kehitysprojektissa tulee olla tavoitteena liiketoiminnan kehitys ja yrityksen johtoryhmän tulee myös kaikessa viestinnässään viitata tuleviin uudistuksiin ja perustella miksi uudistuksia tarvitaan.
Älä kouluta järjestelmää vaan uutta toimintamallia
Mieti millaista koulutusta henkilöstö tarvitsee. Koulutukset kannustavat uusien asioiden oppimiseen ja tilaisuudet ovat myös mainioita sosiaalisia tapahtumia, joissa henkilöstö voi jakaa tuntemuksiaan ja kokemuksiaan. Uuden järjestelmän koulutukset kannattaa suunnitella niin, että opittavat asiat ovat mahdollisimman lähellä omaa liiketoimintaa.
Ei ole mitään mieltä lähettää henkilökuntaa erillisiin järjestelmäkoulutuksiin, vaan koulutuksen tulee sisältää oikeita käytännön aiheita, kuten tarjouksen tekeminen, tallentaminen uuteen ympäristöön, tarjouksen kommenttien kerääminen, tarjouksen toimittaminen asiakkaalle, sisäisen palaverin järjestäminen, palaverin muistiinpanojen jakaminen. Varmista, että koulutustilaisuudet ovat videoituja ja materiaalit kaikkien helposti saatavilla. Näin varmistat, että jokaisella on mahdollisuus käydä kertauskoulutus tai poissaolleetkin saavat tilaisuuden samaan koulutukseen.
Varmista käyttöönoton tuki
Kun sitten on käyttöönoton aika, huolehdi, että loppukäyttäjille on tarvittava tuki tarjolla. Projektiryhmän jäsenet ovat mitä parhaimpia tukihenkilöitä. Ensimmäiset päivät uuden järjestelmän parissa ovat kriittisimmät ja käyttäjät yleensä peloissaan omasta osaamisestaan. Tuo pelko näkyy usein voimakkaana kritiikkinä uudistuksia kohtaan ja tähän auttaa se, että apua on saatavilla.
Huolehdi myös, että käyttäjät voivat helposti antaa kirjallista palautetta, koska noiden palautteiden joukossa saattaa olla hyödyllisiä kehityskohteita. Yrityksen johdon viestintä on taas avainasemassa. Toimitusjohtajan ”Tervetuloa uuden järjestelemän käyttäjäksi.” – viesti kertoo, että myös ylin johto on sitoutunut kehitysprojektin onnistumiseen. Varmista myös jatkossa, että loppukäyttäjille on tukea saatavilla ja valitse vaikka osastokohtaiset superkäyttäjät, jotka voivat nopeasti auttaa pulassa olevia kollegoitaan.
Pyydä palautetta
Jokaisesta kehittämisprojektista tulisi myös ottaa opikseen. Analysoi projektiryhmän kanssa mikä meni hyvin ja missä olisi kehitettävää. Saavutettiinko tavoitteet ja jos ei, niin miksi niitä ei saavutettu? Loppukäyttäjille kannattaa ehdottomasti avata jatkuva ideointi- ja palautteenantokanava.
Jos palautteita ei automaattisesti anneta, kerää palautetta lyhyillä mielipidekyselyillä. Julkaise kyselyn tulokset avoimesti kaikkien nähtäville. Muiden antamat kommentit ja palautteet kannustavat ehkä niitäkin loppukäyttäjiä, jotka eivät ole heti vakuuttuneita uusista työkaluista ja toimintamalleista. Belbinin roolimalleissa heitä kutsuaan Arvioijiksi (Monitor evaluator). Vinkkaa meille miten sinä olet onnistunut projekteissa ja millaisia muita roolimalleja olet mahdollisesti joutunut kohtaaman.
Irja Dideriksen
Consulting & Training
Irjan erikoisosaamista on tietotyön digitalisointi sekä SharePoint-ympäristöjen käyttöönottoprojektit, joissa hän toimii asiantuntijana, projektipäällikkönä ja kouluttajana.