21.4.2020 • Moderni työ
Microsoft 365 Familyn hyödyntäminen perheen arjessa
Tiistaina 21.4. alkaen Office 365 Home saa kosolti lisää ominaisuuksia, sekä uuden nimen. Microsoft 365 Family tulee keskittämään perheen kesken jaetut tehtävälistat, tiedostot sekä kalenterit. Samalla se korvaa, tai korvaisi, nyt valtaosalla käytössä olevan perhe-WhatsApp -chatin Teamsin chatilla. Eikä käyttö rajoitu pelkästään perheen sisälle, vaan Teamsiin saa tarpeen vaatiessa kutsuttua myös ulkopuolisia, jolloin lasten koriskuljetusten koordinoinnista saa kertaheitolla helpompaa.
Teams korvaa kauppalaput, koostaa tehtävät ja helpottaa kalenterin säätöä
M365 Familyn keskeisin tuote tullee olemaan Microsoft Teams. Helpoimmin käyttöönotto sujuu, jos se on työelämästä tai koulusta jo tuttu. Suurempi kysymys on saada se käyttöön myös niille perheenjäsenille, jotka ovat itselleen uuden opeteltavan työkalun äärellä. Opetuksen kynnystä voidaan helposti madaltaa käymällä läpi, mitä hyötyjä yhteisestä perheen Teamsista voisi olla. Onneksi Teamsin helppokäyttöinen käyttöliittymä takaa sen nopean omaksunnan, vaikka sitä ei olisi koskaan ennen päässytkään käyttämään.
Perhe-Teamsin hermokeskuksena toimii Dashboard-näkymä, jonka alle on kerätty paljon tietoa. Näistä eniten käytettyjä tulevat olemaan sekä perheen jaettu kalenteri että jaetut valokuvat. Näiden lisäksi Dashboardilta voit nopeasti tarkistaa perheenjäsenten sijainnin, esimerkiksi kodin langattoman verkon salasanat sekä yhdessä määritetyt tehtävät. Tehtävien hyvä puoli on, että ne nousevat myös henkilökohtaiseen To Do -sovellukseen, kuten muutkin työ-/koulutehtävät.
Mikäli jaetun kalenterin käyttö onnistuu myös Teamsin ulkopuolella, jo totutussa kalenteriohjelmassa, saattaa se helpostikin saada suuren suosion M365 Family -tilausten käyttäjien keskuudessa.
Käytännössä perheelle tarjotaan siis jo työelämästä tuttu Teams-käyttöliittymä, jonka alle saataisiin kerättyä tieto niin kuva-albumeista, kuin jääkaapin oveen jätetyistä kauppalapuistakin.
Dashboardin vasemmalta puolelta löytyy chat. Perhe-Teamsin chat voisi olla työkalu, jolla korvattaisiin nyt perheen sisällä kovassa käytössä oleva WhatsAppin ryhmächat. Pelkästään tuomalla keskustelu keskustelun tilalle se tuskin onnistuu, joten lisäpontta muutokseen on haettava muista Perhe-Teamsin ominaisuuksista.
Tämän lisäksi M365 Family -tilauksen avulla voit kutsua koolle erilaisia ryhmiä, koostuivat ne sitten kavereista viikonlopun mökkireissua varten tai naapurustosta seuraavia talkoita varten. Mikäli tähän yhteyteen saadaan rekisteröitymismahdollisuus puhelinnumerolla, on käyttökokemus ensimmäisestä kirjautumisesta alkaen taattu.
Sijainnit, käyttötiedot- sekä rajoitukset samassa paketissa
Microsoft Family Safety kuuluu olennaisena osana Microsoft 365 Family -tilaukseen. Family Safety kokoaa yhteen perheen sijaintitiedot, laitteiden käyttötiedot sekä lasten laitteille asetetut käyttörajoitukset.
Sijaintitietojen avulla vanhemmat voivat asettaa itselleen notifikaation esimerkiksi lapsen lähtiessä koulusta kotiin. Sijaintitietojen perusteella saadaan myös raporttia ajokäyttäytymisestä, kuten puhelimen käytöstä ajon aikana sekä huippunopeuksista tai kovista jarrutuksista.
Käyttötiedoista nähdään keskitetysti eri perheenjäsenten niin sanottu ruutuaika eriteltynä erityyppisiin sovelluksiin. Ruutuajalle voidaan asettaa viikonpäiväkohtaisia rajoitteita, kuten esimerkiksi käytön estäminen arki-iltaisin kello kahdeksan jälkeen. Samoin rajoitteita voidaan asettaa myös päivittäiselle käytölle kokonaisuudessaan. Sisältösuodattimilla vanhemmat voivat asettaa lasten laitteille ikärajan sovelluksille ja peleille.
Android-puhelimen hallinta edellyttänee Microsoft Launcherin käyttöä matkapuhelimessa. Microsoft Launcherista on tulossa uusi versio, joka sovelluskaupasta jo Preview-nimellä löytyykin. Microsoft Launcher on kyllä vähintäänkin tutustumisen ja kokeilemisen arvoinen käyttöliittymä Android-puhelimeen.
OneDrive – edullinen pilvitallennustila
Kullekin Microsoft 365 Family -tilauksen käyttäjälle on määritetty yhden teratavun tallennustila. Tämä pilvitallennustila integroituu sekä Windows-tietokoneen että mobiililaitteen käyttöliittymään ja on näin ollen helposti käytettävissä myös vähemmän tietoteknisille perheenjäsenille.
Pilvitallennustilassa ei sinällään ole mitään uutta, mutta 6 käyttäjän 1TB pilvitallennustila tekee M365 Family -tilauksesta varsin edullisen, etenkin tarjouksesta ostettuna. Yksi OneDrive-pilven hyvistä puolista on Back In Time -ominaisuus, jolla voidaan palautua esimerksi aikaan juuri ennen kuin kiristysohjelma salasi kaikki tiedostot.
Ottamalla käyttöön kameran latauksen mobiililaitteella voi huokaista helpotuksesta valokuvien varmuuskopioinnin osalta. Se nimittäin lataa automaattisesti mobiililaitteella otetut valokuvat OneDrive-tallennustilaan.
Microsoft Editor helpottaa tekstin selkeyttämistä
Aiempaan Office 365 Home -tilaukseen verrattuna yksi mielenkiintoisimmista lisäyksistä on Microsoft Editor. Editor on tekoälyyn pohjautuva palvelu, joka huomioi oikeinkirjoituksen ja kieliopin lisäksi myös tekstin selkeyttä, ytimekkyyttä sekä kielenkäyttöä yleisesti. Sen lisäksi, että se toimii Word-tekstinkäsittelyohjelmassa, toimii se myös selainlaajennuksena esim. LinkedIn-julkaisua tehdessä!
Wordissä tekstiä luodessa Editor osaa tarkistaa tekstin myös plagioinnin osalta. Mikäli se huomaa, että kyseessä ei ole kirjoittajan oma tuotos, osaa se lisätä tarvittavat sitaatit ja lähdetiedot!
Money for Excel ja Wolfram Alpha – budjetointia ja ruokapäiväkirjoja
Paketin mukana tulee myös budjetointipohja Excelille, mutta oletettavasti sen käyttö Euroopassa ei vielä integroidu pankki- tai kauppajärjestelmiin. Mielenkiintoinen tuttavuus kuitenkin.
Enemmän käyttöä varmaan odotellaan yli sadalta Wolfram Alphan ylläpitämältä tietotyypiltä, jossa esimerkiksi ruokapäiväkirjan ylläpitäminen Excelissä tulee merkittävästi helpommaksi, kun eri ruokien ravintoarvot haetaan suoraan Wolfram Alphasta.
Perheen järjestelmänvalvojan helpotus
Mobiililaitteet ovat perheissä päässeet varsin keskeiseen asemaan. Mikäli niiden hallinta on useamman eri palveluntarjoajan alla, on Microsoft 365 Family oiva tapa keskittää hallinta ja asettaa erinäisiä käyttörajoituksia varsinkin perheen pienemmille.
Microsoft 365 Family tarjoaa kosolti palveluja aina arjen hallinnan työkaluista laitehallintaan asti. Nämä palvelut nousevat arvoon arvaamattomaan poikkeusolojen jälkeen, kun nyt tiiviisti kotona vietetty aika vähenee ja kullakin on omat merkintänsä kalentereissa. Kun näihin ominaisuuksiin tottuu, niistä tuskin haluaa luopua.
Kirjoittajat: Lauri Huikko, Antti Kontiainen