Kolme sääntöä onnistuneeseen etätyöskentelyyn

Ryhdyin yksityisyrittäjäksi kuusi vuotta sitten, alkuvuodesta 2009. Haaveenani oli toteuttaa kahta intohimoani yhtä aikaa: Microsoft-pohjaisten tuottavuusratkaisujen toteuttamista asiakkaille sadepäivinä, kalliokiipeilyä poutapäivinä. Sopivalla 3/4 mallilla: 3 päivää duunia, 4 päivää mielen ja kehon virkistystä ulkona.

Ensimmäisen vuoden jälkeen työ vei kyllä sen verran mennessään, että tuo neljän päivän tervehenkinen reippailu vaihtui kerran viikossa piipahtamiseen kiipeilyhallille. 2011 loukkasin vasemman nimettömän nivelen ja vetäydyin valloittamasta vuoria vajaaksi vuodeksi. Nyt nivelet ovat onneksi taas kunnossa, ja työn ohella olenkin löytänyt itseni taas sisä- ja ulkoseiniltä.

Miten tämä liittyy etätyöskentelyyn? Malta lukea vielä hetki, niin pääsen tähän.

Haaveeni oli myös toteuttaa kolmatta ambitiota – etätyötä ja erityisesti järkevää ajankäyttöä työtä tekemällä. Olen aiemmin kirjoittanut jonkin verran etätyöstä, ja viime kuukaudet toki etätyötä aktiivisesti yhä tehnytkin. Oma näkemykseni – juuri nyt – on, että minulla ei ole etätyötä. On aikoja ja paikkoja, jossa voin tehdä sitä missä koen olevani kohtalaisen hyvä – tietotyötä nykyaikaisilla työvälineillä, joustavasti. Itselleni kulloinkin sopivalla tavalla.

Tätä juttua kirjoitan illalla klo 21, saatuani lapset nukkumaan. Todennäköisesti julkaisen jutun aamulla junasta, tai suosikkikahvilastani sen auettua klo 8:30 – ennen aamun ensimmäistä Skype-palaveria asiakkaan kanssa.

Ajatus siitä, että työtä tehdään joko työpaikalla tai etätyöpaikalla on itselleni ja toivottavasti kollegoilleni vieraannuttava. Teen työtä arkisin ja arvioin itse onko työpanokseni riittävä tunteihin ja tuloksiin nähden. Tämän päivän käytin joka minuutin hyödyntäen, ja liikutin päivän aikana useaa eri projektia ja hanketta eteenpäin monella rintamalla.

Huomenna keskityn vain kahteen asiaan ja jaan päivän – ja työpanoksen – näiden mukaan. Päivä loppuu, kun aamulla asettamani tavoitteet on täytetty ja oma jaksaminen siinä pisteessä, että vapaa-aikana energiaa riittää perheelle, ystäville ja harrastuksille.

Tämän artikkelin otsikko voisi yhtä hyvin olla kolme sääntöä onnistuneeseen työntekoon, mutta nykyinen otsikko kerää ehkä enemmän silmäpareja ja kiinnostusta. Loppuun voisi tietysti lisätä ”Katso kuvat!”, koska sekin kuulemma toimii clickbait-artikkeleissa (jota tämä ei toivottavasti ole).

Tässä omat kolme sääntöäni, joita noudatan joka päivä – toivottavasti näistä on hyötyä myös sinulle:

 

Mieti ja listaa päivän tavoitteet (1-5 kpl)

Pen and paper toimii hyvin. Käytän itse mitä-sattuu-värisiä Post It-lappuja ja kirjoitan äärimmäisen hienostuneella käsialallani muutaman bullet pointin päivän tavoitteista. Todella old school ja samalla toimivaa. Mieli rauhoittuu, kun aamulla tavoitteet on konkretisoitu ja lista onkin vain 5 riviä. Helppo homma, hoidettu ennen lounasta!

Tämän aamun tavoitteet sain sattumalta kuitattua ennen puoltapäivää, ja iltapäivän osalta pystyin olemaan reaktiivisessa moodissa ja tukena kollegoille. En tiedä onko minusta enemmän haittaa kuin hyötyä mutta tykkään ajatella, että ns. kultainen noutaja-efektiä (”tyhmä mutta innokas”) ei tänään minusta löytynyt.

 

Pidä välineet kunnossa ja käyttövalmiina

Tätä ei voi tarpeeksi toistaa. Ajattele end-to-end ja pääministeri Sipilää lainatakseni, älä vatuloi.

Huolehdi, että repussa tai laukussa on aina mukana vähintäänkin:

• läppäri/tablet + näppäimistö
• ulkoinen hiiri
• läppärin laturi tai tehoakku (etätöissä tähtään 10 h akkukestoon)
• laadukkaat nappikuulokkeet joissa integroitu mikrofoni (Bosen mallisto on joka euron väärti)
• kynä ja paperia
• MicroUSB-kaapeli puhelimelle
• lisäakku puhelimelle

(Kuvassa RØDE-mikrofoni kätevällä telineellä kotitoimistolla)

Vastaavasti jos etätyön toteutuspaikka on koti, huolehdi, että perusasiat kuten läppärin telakka, ulkoiset näytöt, kahvinkeitin ja työtuoli ovat kunnossa ja toimivia.

En välittäisi enää osallistua yhteenkään Skype for Business-palaveriin joka alkaa sanoilla ”haloo? kuuluuko? oota, en oo varma miten tää mikki toimii..” 😉

 

Ole oman itsesi herra

Työnteko on paljon mukavampaa, kun mietit miten teet siitä itsellesi mahdollisimman mukavaa ja toimivaa. Olit sitten kotona, kahvilassa, toimistolla, puhelinkopissa tai biitsillä, ole oman itsesi herra.

Mieti mihin aika kuluu ja rakenna päivät – ja erityisesti etäilypäivät – sen mukaan. Olin ajatellut olla loppuviikosta etänä mutta muutama yllättävä tunnin palaveri ”pilasi” täyden etätyöpäivän, koska kyseiset palaverit edellyttivät omaa presenssiä jossain muualla. Ei hätää. Sen sijaan, että matskutan klo 10 palaveriin, ja klo 11 takaisin kotiin, tarkoittaisi että puoli päivää on käytännössä tuhottu yhden tunnin palaverin takia. Ei hyvä!

Teenkin usein niin, että pyrin aikatauluttamaan nopeat tunnin palaverit aikaiseen aamuun. Jos se ei syystä tai toisesta onnistu, hakeudun ennen klo 10 palaveria joko toimistolle 2-3 tunniksi, tai palaveripaikan lähelle rauhalliseen kahvilaan tekemään sälää pois pariksi tunniksi. Näin minimoin matka-aikaan kuluvan tuskan, koska aikaisin aamulla ruuhkaa ei yleensä ole. Heti palaverin jälkeen koitan rakentaa muutaman muun palaverin perään, jolloin voin käyttää klo 10-13 välisen ajan tehokkaasti ja samalla olen energisimmilläni.

Loppuiltapäivä rakentuu yleensä itsestään – toimistolla, etänä kahvilassa/ravintolassa tai kotona. Jälleen yritän minimoida turhan siirtymisen päivän aikana, koska noin 8 tunnin työpäivästä on helppo hukata yli puolet haahuiluun pääkaupunkiseudun solmupisteissä.

 

Lopuksi

Toivottavasti omat kokemukseni ja tottumukseni herättävät ajatuksia, tai jopa hyödyttävät yhtä tai useampaa lukijaa. Oman tuottavuuteni olen näillä yksinkertaisilla ja aika pienillä huomioilla saanut nostettua korkeammalle, kuin viime aikoina peräänkuulutetun ”5 % tuottavuushypyn” verran!