Intranet-projektin tärkeimmät pohjatyöt: Mitä henkilöstöltä kannattaa kysyä?
Yksi yleisimmistä ja myös tärkeimmistä intranet-uudistusta tai uuden intran hankintaa valmistelevista töistä on jokinlaisen taustakyselyn tekeminen organisaation henkilöstöllä. Selvitetään, mitä porukka haluaa.
Tyypillisesti näissä kyselytutkimuksissa kysytään seuraavia asoita:
Mikä on mielestäsi hyödyllisintä nykyisessä intrassamme? Mitä ongelmia intrassamme on? Mitä ominaisuuksia siitä puuttuu? Mitä uusia sisältöjä kaipaat? Miten muuten intra voisi auttaa sinua työssäsi?
Kysymykset vaikuttavat perustelluilta, mutta… jokin niissä on vikana. Mikä?
No se, että suurin osa henkilöstöstä ei ymmärrä intranetejä ja niiden mahdollisuuksia kovinkaan hyvin. Eivät he osaa vastata noihin kysymyksiin mitään merkityksellistä. Eikä heidän tarvitse: se on sinun ja tiimisi homma.
Sama ongelma on tuttu useille yrityksille ns. asiakarajapinnasta. Kun halutaan kehittää omia tuotteita ja palveluja, asiakkaiden kuunteleminen on useimmiten täyttä ajan haaskausta. Eikä ainoastaan ajan haaskausta: asiakkaiden toiveiden kuunteleminen voi olla haitallista.
Jos nyt tarkkaavaisesti kuuntelet asiakkaiden toiveita, tutkit markkinatrendejä ja käytät huomattavia summia rahaa sellaisten ideoiden kehittämiseen, joita asiakkaat näyttäisivät haluavan, on todennäköisesti pian pulassa. Menestyvät yritykset ovat niitä, jotka kehittävät sellaisia poikkeuksellisia tuotteita ja palveluja, joita asiakkaat eivät osaa vielä kuvitella. Usein ne oivallukset ovat sellaisia, etteivät asiakkaat halua edes nähdä niitä. Eivät vielä, mutta kohta. Sama pätee sisäisten työtapojen ja intranetin kehittämiseen.
On siis turha kuvitella asiakkaiden tai henkilöstön kertovan asioista, joita he eivät vielä ymmärrä tarvitsevansa. Huomisen menestyksen takaavat ominaisuudet tuntuvat juuri nyt järjettömiltä. Kosketusnäyttö? Äh, kokeilimme jo viisi vuotta sitten, mutta hylkäsimme ajatuksen. Sosiaalinen intranet? Ei meillä kukaan voi käyttää aikaa johonkin nettikeskusteluun? Mobiilipääsy? Ei meillä kukaan halua tehdä töitä virka-ajan ulkopuolella!
Mihin intranetin kehittämiseen tähtäävässä selvitystyössä kannattaa sitten keskittyä?
Esimerkisi tällaisiin kysymyksiin:
- Minkälaisia työtehtäviä henkilöstöllä on?
- Miten he hoitavat tehtäviään käytännössä?
- Mitä tietoa he tarvitsevat?
- Mistä he saavat tarvitsemaansa tietoa tällä hetkellä?
Kannattaa siis tutkia itse arkista työn tekemistä ja tunnistaa sieltä pullonkauloja, joihin uusi intranet voi tuoda apua. Älä utele tarpeita vaan kartoittaa mielipiteitä ja ideoi niistä eteenpäin ratkaisuja.
Työn tarkoituksena on siis tunnistaa keskeisiä työpäivän sujuvuuteen vaikuttavia ongelmia ja löytää mahdollisuuksia. Tavoitteena ei kuitenkaan ole löytää kaikkia mahdollisia asioita – analyysin voi lopettaa, kun mitään uutta merkittävää ei näytä löytyvän.
Yksi toimiva rajaus tällaiselle esiselvitykselle on se, että keskityy tunnistamaan ongelmia ja mahdollisuuksia, jotka voidaan poistaa tai toteuttaa 3-9 kk sisällä.
Tulosten analysoinnissa kannattaa hakea esim. seuraavia asioita:
- Mitkä ovat henkilöstön keskeiset tietolähteet ja –tarpeet?
- Mitkä ovat pahimmat työtä hankaloittavat pullonkaulat?
- Miten yrityskulttuuri ja vallitsevat työtavat vaikuttavat intraan?
- Mitkä ovat tärkeimmät tiedon jakamisesta riippuvaiset prosessit?
- Mitkä rutiinit ja prosessit turhauttavat henkilöstöä?
- Mitä ovat tiedon jakamista, löytämistä ja hallinnoimista parantavat uudet mahdollisuudet?
Kun tiivistät edellä olevista keskeiset löydökset ja kehitysideat, olet jo pitkällä. Muista: Henkilöstön tarpeiden ja uuden teknologian mahdollisuuksien ymmärtäminen on koko yrityksen eliniän läpi menevä juttu. Keralla ei tule ikuisesti valmista. Tämän tapaisista tukimuksista kertyy myös aina hyvää materiaalia seuraavaa intranetin kehittämisen business casea varten.
Petteri Kankkunen