Älä osta dokumenttienhallintajärjestelmää

Useita dokumenttienhallinnan tarjouspyyntöjä lukeneena olen törmännyt tapauksiin, joissa ollaan hankkimassa SharePoint-ympäristöön hyvin integroituvaa dokumenttienhallintajärjestelmää. Oletukseni on, että näissä tapauksissa organisaatiolla on jo SharePoint käytössä. Tai SharePoint on hankittu ja se odottaa konesalissa käyttöä. Miksi siis herää halu hankkia erillinen dokumenttienhallintaratkaisu, jos käyttäjillä on lisenssit SharePoint-alustalle?

Ei tietoa SharePointin mahdollisuuksista ja ominaisuuksista

• ”Onko se joku portaali?”
• ”Meillä nämä levyjaot toimii ihan hyvin, mitä etuja SharePoint tuo verrattuna niihin?”
• Miten myydä tai perustella SharePoint käyttöönoton investointi liikkeenjohdolle?

SharePoint tarjoaa hyvän lähtökohdan dokumenttien tuottamiseen ja käyttöön. SharePointin vahva yhteistyöperusteinen lähestyminen sisällönhallintaan tuo tietotyöhön uusia ulottuvuuksia, joita perinteiset dokumenttienhallintajärjestelmät eivät pysty tarjoamaan. Esimerkkinä heittäisin dokumenttien yhtäaikaisen muokkauksen. Kyllä, se on oikeasti mahdollista: Word-dokumenttia voi muokata yhtäaikaa jopa 99 samanaikaista käyttäjää. Lisäksi SharePoint tukee dokumenttien mobiili- ja offline-käyttöä. Erityisen hyvin käyttö sujuu Windows Phone 7 ja Office 2010 välinein.

Huono kokemus aiemmasta SharePoint-käyttöönotosta tai -käyttöönottoyrityksestä

• Pienestä isoksi (ja hallitsemattomaksi) paisunut yhden sivuston ratkaisu
• Muutosvastarinta käyttöönotossa, ei aiempaa dokumenttienhallintakulttuuria
• Nolla-vaikutus: levyjakojen käytöstä ei päästykään eroon
• Ei tietoa käyttöönoton vaikutuksista, mittarit ja seuranta puuttuu

Tiedotus, ohjeistus ja käytönseuranta on tärkeä osa minkä tahansa järjestelmän käyttöönottoa. Ei riitä että ympäristö nostetaan teknisesti toimintavalmiiksi ja oletetaan että ihmiset löytävät palvelun itse. Ei kannata tehdä myöskään liian valmista. Sillä tarkoitan sitä, että yritetään miettiä kaikki maailman käyttötapaukset ja ratkaisemaan ne valmiiksi pienellä porukalla neukkarissa hikoillen. SharePoint on joustava ja mukautuu käyttötarpeen mukaan, kunhan perusarkkitehtuuri ja hallintamalli on mietitty hyvin etukäteen.

Oikea tarve monoliittiseen asiakirjanhallinnan kokonaisratkaisuun

• Mahdollisuus kompleksiin metatietomallinnukseen: objektipohjainen metatietomalli ja monimutkaiset relaatiot
• ”Advanced Records management”-ominaisuudet: Tiedonhallintasuunnitelmat ja vaativat asiakirjan elinkaaren hallinnan vaatimukset. Kuten esim. asiakirjan tilan tai metatietojen mukaan muuttuvat käyttöoikeudet tai metatietojen näkyvyyden muuttuminen asiakirjan tilan mukaan.
• Arkistointi ja pitkäaikaissäilytys: tuotteeseen sisäänrakennetut PDF/A -muunnokset, säilytys halvemmalla levypinnalla aktiivitietokannan asemesta, järjestelmäallekirjoitus muuttumattomuuden varmistamiseksi

Mainitut ominaisuudet ovat osittain räätälöitävissä SharePointiin, mutta se on kallista ja vaatii aikaa. Tulevat SharePointin versiot tulevat ehkä paikkaamaan näitä puutteita ja siihen asti kannattaa joko tinkiä vaatimuksista tai investoida muihin järjestelmiin kuten Documentum, FileNet tai OpenText. Jälkimmäisessä tapauksessa kannattaa kuitenkin varautua siihen, että tekijöitä ja osaamista saattaa joutua hakemaan Suomen rajojen ulkopuolelta.

Täsmäratkaisu tietyntyyppisten dokumenttien hallintaan

• Tekninen dokumentaatio (mm. AutoCAD ja MicroStation)
• Mediakirjastokäyttö: videomateriaalin tallennus ja jakelu (sisältäen streaming ominaisuudet), automaattiset kuvakonversiot ja muunnokset eri julkaisukanavia varten

Kaikkia dokumentteja tai asiakirjaprosesseja ei tarvitse, eikä edes kannata hallita samalla järjestelmällä. Erityiset tarpeet vaativat erityiset työkalut. SharePoint kattaa suurimman osan toimistodokumenttien hallintatarpeista ja vaatimuksista, cad-kuvien työversiot kannattaa suosiolla tallentaa muualle.

Ennen kuin harkitset dokumenttienhallintajärjestelmän ostoa, mieti voisiko SharePoint vastata tarpeeseen. Jos et ole varma, niin ota yhteyttä. Mietitään asiaa yhdessä!

Petri Helin

• Microsoft SharePoint