4+1 vinkkiä hyvään hybridikokoukseen

Kun aikanaan siirryimme etätöihin, siinsi meillä kaikilla mielessä ”paluu normaaliin”. Ehkä ainoa asia, joka nyt on selvää, on se, että paluuta aikaisempiin tapoihin tehdä töitä ei ole. Työnantajat ovat huomanneet, kuinka sujuvasti työ sujuu paikkariippumattomasti ja me työntekijät olemme huomanneet kuinka kätevää on työskennellä kotoa. Kun paluu työpaikoille tapahtuu, Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiö Eurofoundin tutkimuksen mukaan suurin osa suomalaisista haluaa jatkaa osittain etätyöskentelyä. Onhan vallan vaivatonta kävellä kotona työpisteelle sateisena aamuna villasukissa, minimoida työmatka-aika ja keskittyminenkin voi olla kodin omassa rauhassa toista kuin avokonttorissa. Toisaalta emme malta odottaa, että pääsemme näkemään toisiamme, juttelemaan kahvihuoneessa ja vaihtamaan kuulumisia, ideoita ja ajatuksia. Edessä onkin hybridiaika. Tehokas hybridityöskentely ei kuitenkaan synny itsestään vaan on monia seikkoja, joihin on kiinnitettävä huomiota, jotta saadaan kaikille toimivat työjärjestelyt. Kollegani Vesku (Vesa Nopanen) kirjoittikin mainion oppaan hybridityöhön paluusta, johon kannattaa tutustua.

Hybridityöhön siirtyminen tarkoittaa myös hybridikokouksia. Etäaikana olemme siirtyneet ehkä huomaamattamme etäkokoustamaan yhä kasvavassa määrin. Microsoft kertoo, että päivittäisten kokousten määrä on jatkuvassa kasvussa. Viimeistään keväällä 2021 heräsimme siihen, että etäkokouksiakin pitää fasilitoida, jotta saamme niistä kaiken irti ja etänä on mahdollisuus myös innovoida. Kuinka pitää kokoustaminen laadukkaana ja tehokkaana vaikka osa istuu kokoushuoneessa ja osa on linjoilla? Kuinka osallistaa ihmisiä niin, että jokainen kokee kokouksen mielekkäänä osallistumistavasta riippumatta?

4+1 vinkkiä hyvään hybridikokoukseen

1. Määritä kokouksen tyyppi: mitä on tarkoitus saada aikaan?
Ehkä tunnistat Teams-kutsujen tulvan, joka on pikku hiljaa vallannut kalenterisi. Kun aika on kortilla, on aivan ensimmäisenä mietittävä tarvitaanko asian käsittelyyn ollenkaan kokousta vai voisiko asioista sopia esimerkiksi Teamsin kanavalla keskustellen. Silloin, kun kokoustaminen on oikeasti tarpeellista, kunnioita muiden aikaa ja tee siitä osallistujille ajankäytön väärti. Pahin synti lienee se, että teet Teams-kutsun, jolla on ainoastaan otsikko eikä kellään ole tarkkaa ajatusta mitä on tarkoitus tehdä. On sitten kyse kokouksesta paikan päällä, Teams-kokouksesta tai hybridikokouksesta, on ensiarvoisen tärkeää, että kokouksen tavoite on mietitty ja myös kommunikoitu osallistujille. Kun järjestäjänä olet määrittänyt tavoitteet, voit alkaa suunnittelemaan hybridikokousta. Mieti mitä valmisteluja on tehtävä etukäteen, millaisia työkaluja tarvitaan, tarvitaanko pienryhmiä ja mitä on kokouksen päätteeksi tapahtuu?

2. Tunne yleisösi
Hybridikokousta suunniteltaessa on hyödyllistä tietää, kuinka moni on tulossa mukaan linjoilta ja kuinka moni on paikan päällä. Kokouskutsussa voi pyytää osallistujia vastaamaan Hyväksy/hylkää-toiminnolla Lähetä vastaus järjestäjälle viestin kera. Näin kokouksen kutsuja tietää, kuinka varautua ja suunnitella tilaisuus. Tiesitkö, että jos hyväksyt tai hylkäät kokouksen lähettämättä tietoa siitä järjestäjälle, kokouksen kutsuja ei näe kokouksessa aiotko tulla paikalle vai et. Kun sinulla on kokouksen vetäjänä käsitys miten kukakin osallistuu, voit alkaa suunnittelemaan toteutusta ja mitä työkaluja tarvitset.

3. Varmista tasapuolinen kokouskokemus kaikille
Kokouksen vetäjän vastuulla on saada kaikille osallistujille samanarvoinen kokemus kokouksesta. Tässä kohtaa kannattaa hyödyntää Teamsin kokousominaisuuksia, omia virtuaalifasilitointitaitoja sekä käyttää erilaisia O365-työkaluja. Tärkeintä on osallistaa kaikkia, eikä unohtaa kumpaakaan ryhmää. Forms-kyselyitä käyttämällä saat jokaisen osallistujan tuntemaan osallisuuden tunnetta, yhteistä virtuaalista valkotaulua käyttämällä saatte kaikkien ideat ja ajatukset visuaalisesti talteen. Voit jakaa pienryhmät osin virtuaalisesti, osin paikan päällä työskentelynä. Fasilitoi keskustelua ja jos jompikumpi ryhmistä uhkaa jäädä taka-alalle, nosta keskusteluvuoroja tasapuolisesti. Muista hyödyntää kokoushuoneessa paikallaolijat ja kasvokkain olemisen voima vaikka käytätkin virtuaalisia työkaluja, esimerkiksi valkotaulua voi hyvin työstää porukalla neukkarista käsin tai voitte ottaa lyhyitä keskusteluhetkiä pienryhmissä.

Alla esimerkki Forms-kyselystä, joka jaetaan kokouksessa. Kaikki voivat vastata paikkariippumattomasti ja tuloksia voidaan tarkastella tarvittaessa yhdessä reaaliajassa.

4. Laitteistot ja tilat
Kokouksen vetämiseen vaikuttaa se, millaisessa tilassa paikallaolijat ovat ja millaiset laitteet heillä on. Kokoushuoneiden huonekaluja voi uudelleenjärjestää niin, että yhteisen tekemisen tuntu on läsnä vaikka kokouksen osallistujat sijaitsevat eri paikoissa. Kamera, jolla näkee kaikki paikallaolijat kerralla tai kokoushuoneen pöytien järjesteleminen tekee yhdessäolon tunnelmaa. Teamsin näkymän voi valita Yhdessä-tilaan (Together mode), jolloin kaikki ovat kasvotusten. Jos valitset galleria-näkymän, Teams poimii kaikki kameraa käyttävät osallistujat esille, myös silloin kun jaat esitystä. Kokoushuoneessa yksi ihminen voi jakaa näyttöä isommalle näytölle, jolloin osallistujat voivat seurata kokousta paremmin. Voit ohjeistaa jo etukäteen kenen koneelta jaetaan näyttöä.

Kun tiedät osallistujamäärän kokoushuoneessa, ohjeista jo etukäteen kuinka toimitaan mikrofonien kanssa. Jos kaikki osallistujat ovat omilla koneillaan, puhe puuroutuu helposti ja syntyy häiritseviä kaikuja. Jos on mahdollista käyttää yhteistä kaiutinta, käyttäkää sitä. Oman puheenvuoron alkuun voi huikata oman nimensä, jotta linjoilla olivat tietävät myös kuka on äänessä. Jos olet suunnitellut käyttäväsi esimerkiksi kyselyitä tai teettää tehtäviä osallistujilla, muista ohjeistaa etukäteen, että jokainen liittyy kokoushuoneestakin linjoille omalla koneella, vaikka kokouksen muu seuraaminen ja keskustelu tapahtuisi yhden osallistujan koneen kautta.

+ 1 Kaikkien osaaminen ajan tasalle ja yhteisten toimintatapojen määrittäminen
Jos virtuaaliset kokoukset vaativat meiltä hieman enemmän, olet jo ehkä todennut, että hybridikokoustaminen se vasta vaatiikin. Onnistuneeseen ja tehokkaaseen kokoukseen vaaditaan niin vetäjältä kuin osallistujaltakin osaamista Teamsista, kokoustoiminnoista ja työkaluista. Pilvityökalut päivittyvät jatkuvasti ja kokenutkaan käyttäjä ei aina pysy kärryillä uusista ominaisuuksista. Pidä huolta, että teillä ollaan ajan tasalla ja osaatte tehdä kokouksista yhtä aikaa tehokkaita ja mielekkäitä. Opi lisää esimerkiksi virtuaalifasilitoinnin merkeissä tai pyydä teille sopivaa koulutuskokonaisuutta.

Osaamisen lisäksi yhteisten toimintatapojen määrittäminen on erityisen tärkeää. Kuinka meillä toimitaan hybridikokouksissa? Käytämmekö kameraa, miten teemme muistiinpanot, kuinka ilmoittaudutaan ja mitä vetäjältä ja osallistujilta odotetaan? Millaiset laitteet on käytössä? Yhteisten toimintatapojen määrittäminen kannattaa, jotta kokouksiin käytetty aika saadaan käytettyä kokoustamiseen eikä teknisten asioiden taklaamiseen tai muuhun selvittelyyn. Niin kuin Vesku sanoi blogikirjoituksessaan: ”Siirtyminen hybridityöhön on yhdistelmä kulttuuria, pelisääntöjä, käytäntöjä, laitteita, sovelluksia, automatisointia ja luottamusta”. Pelikirjan avulla voitte määrittää oman näköiset toimintatavat ja pelisäännöt hybridikokouksiin.

Määrittäkää siis yhteiset tavat tehdä ja päivittäkää kaikkien osaaminen. Hybridikokouksen vetäjänä suunnittele huolellisesti, osallista ja fasilitoi mielekkäät hybriditilaisuudet!