Tuntuuko muutos muodottomalta möröltä? Viisi tehokasta keinoa luoda konkretiaa!

Isoissa muutosprojekteissa on helppo eksyä häilyvien lupausten ja kryptisten visioiden viidakkoon. Muutoksella on hyvin pieni mahdollisuus onnistua, jos työntekijöillä on epäselvä käsitys koko asiasta. Mitä monitahoisemmasta ja abstraktimmasta prosessista on kyse, sitä enemmän kaipaamme kuvittajaa: Mikä muuttuu? Miten eri palaset liittyvät toisiinsa? Missä kohtaa minä olen tätä kuviota?

Tässä blogissa esittelen muutaman keinon, jolla voit tuoda hähmäiseltä vaikuttavan muutosprosessin lähemmäs ihmistä – käsin kosketeltavaksi.

 

1. Kirkasta sanoma

”Muutosprosessissa tavoitellaan strategisen tahtotilan mukaisia johtamismalleja ja niiden jalkauttamistoteutuksia.”

Hetkinen, siis mikä nyt muuttuu? Jos et myönnä koskaan käyttäneesi tämän tyyppisiä lauseita (kyllähän me kaikki sen tiedämme, joskus sitä sortuu kiireessä näihin copy paste -lauseisiin), hyppää seuraavaan osioon. Muussa tapauksessa hidasta vähän tässä kohtaa.

Uskallan väittää, että kieli on muutosprosessin kivijalka. Jos se lätkitään ympäripyöreäksi ja hutiloidaan sinnepäin, ei hyvistäkään materiaaleista tule kunnollista taloa. Epämääräisiin lauseisiin ja ylimalkaisiin lupauksiin nojaava muutos aiheuttaa jonkinlaista horjumaa. Vaikka tavallaan olemme tottuneet kuulemaan näitä korulauseita ja sanojen tyhjäkäyttöä – ja osittain jopa tulkitsemaan sitä ­­­– jättää se jälkeensä tunteen häilyvyydestä, rauhattomuudesta ja pahimmassa tapauksessa jopa termien taakse piiloutumisesta. Mitä tässä yritetään peittää, mitä meille ei nyt kerrota?

Epämääräinen kieli ulkoistaa vastuuta, aiheuttaa väärinymmärryksiä ja etäännyttää viestin vastaanottajaa muutoksesta. Selkeä kieli sen sijaan luo luottamusta. Se on läpinäkyvää ja avointa, ja mahdollistaa sitoutumisen muutokseen. Kun viestit muutoksesta, pyri aktiivisesti kohti konkretiaa ja selkeyttä. Haasta itsesi jokaisen pääviestin ja tavoitteen kohdalla: voisinko sanoa tämän kirkkaammin?

 

2. Ole läsnä – myös kielen tasolla

Kielemme valinnat kuiskivat salaa muutakin tarinaa kuin sitä, mitä pintatasolla sanomme. Esimerkiksi mitä vaikeammasta muutoksesta on kyse, sitä helpommin otamme käyttöön ystävämme Passiivin. Ikävät asiat on hyvä heittää Passiivin harteille: ”tehostamista tehdään” ja ”supistamista suunnitellaan” (emmehän me, mutta kun se Passiivi!).

Ole siis tarkkana, kun suunnittelet muutoksen pääviestejä. Erityisesti verbit kannattaa valjastaa hyötykäyttöön. Suosi aktiivimuotoisia tekemisen sanoja, joista käy selkeästi ilmi, että tekojen takana on ihminen – ”aion pitää huolen”, ”me teemme tätä yhdessä” tai ”henkilöstöjohtaja Hanna varmistaa, että”.

Onnistunut muutos vaatii nimittäin ihmistä. Tarvitsemme kasvot muutokselle, selkeän vastuunottajan, joka vie prosessia vahvasti eteenpäin. On tutkittu*, että 72 prosenttia niistä muutosprosesseista, joissa on näkyvä ja aktiivinen keulahahmo (sponsori), saavuttaa tai jopa ylittää tavoitteensa. Jos tällaista keulakuvaa ei sen sijaan muutoksella ole, vastaava onnistumisprosentti romahtaa 29 prosenttiin. *Prosci-tutkimus Best Practices in Change Management vuodelta 2017. Tutkimukseen osallistui 1778 muutosjohtamisen ammattilaista.

 

3. Herätä muutos eloon tarinalla

Laajoihin muutosprosesseihin voi liittyä useita vaiheita, erilaisia tavoitteita ja monipolvisia syy-seuraussuhteita. Ei siis mikään ihme, että niistä voi olla vaikea puhua – siis ihan käytännössä. Mikä se oli sen uuden prosessihankkeen nimi, entä mitäs se koskikaan….?

Muutoksen alkuvaiheessa määritellään (toivottavasti) prosessille selkeät tavoitteet. Haluamme esimerkiksi tehostaa tuotantoamme muuttamalla organisaatiorakennettamme, hyödyntämällä toimitiloja entistä resurssiviisaammin ja lisäämällä koulutusta työntekijöille aiheesta X. Hienoa! Mutta miten ihmeessä tästä nyt kertoisi kiinnostavasti? Muutos tulee eläväksi, kun nimeämme sen. Hyvä nimi jää mieleen – se kertoo tarinaa jostakin, johon voimme tarttua.

Tiedämmehän heti, mistä puhutaan, kun puhutaan jäävuoren huipusta, tuhlaajapojasta tai Troijan hevosesta.  Me tunnistamme näiden ilmiöiden nimet, sillä ne kertovat tarinaa, kuvittavat merkityksiä. Nimellä en siis tarkoita päälle liimattua ”hanke VisKLM-05” -tyyppistä ratkaisua, vaan sanallista kuvittamista. Mitä tämä muutos meille tarkoittaa? Miten tätä voisi kuvittaa jollakin konkreettisella nimellä, tarinalla, vertauksella?

Klassikkoja ovat erilaiset matkavertaukset: purjeet ylös ja kohti ulappaa! Tällainen voi toimia hyvin, jos ei tyydytä latteuksiin, vaan kuva viedään tarpeeksi pitkälle. Esimerkiksi päätetään, että tässä muutoksessa olemme nyt M/S Harmonican kyydissä; jokainen saa risteilypassin, ja osallistujille jaetaan ”hytit” uuden organisaation perusteella. Seppo on kapteeni (apua saa kysymällä), ja olettehan kuulleet, että C-kannella jaetaan maistiaisia uusista tuotteistamme!

Nimi voi olla myös poiminta jostakin muutokseen konkreettisesti liittyvästä asiasta. Jos esimerkiksi muutamme toimitilamme vanhan suksitehtaan tiloihin, voisi muutos olla nimeltään Suksitehdas2.0. Aihealuetta voisi ammentaa monin tavoin muutoksen viestinnässä; Sivakoimme yhdessä näillä laduilla, mutta hankaliakin mäkiä voi olla edessä. Kun kyyti on kylmää, kaivataan jokaiselta hyvää pitoa!

Muutosprosessi kannattaa kuvittaa, mutta muista, ettei prosessikaavion tarvitse olla puiseva! Tässä salaisena aseenasi on vaikkapa PowerPoint – hyödynnä valmiita ikoneja ja voilá! Kuva on yksinkertaistettu esimerkki.

 

4. Valjasta muutos silmäiltäviksi kuviksi

Visuaalisuuden voimaa ei kannata aliarvioida. Vaikka varsinainen tiedon visualisointi on kokonaan oma aihealueensa, haluan nostaa tässä muutaman helpon keinon, jolla voit hyödyntää visuaalisuutta projektin tuoksinassa, osana arkeasi. Laajemmissa muutosviestintäprojekteissa on toki hyvin arvokasta, jos on mahdollisuus hyödyntää visualisoinnin ammattilaisen työaikaa ja materiaaleja.

Kuvittamiseen pätee sama kuin kieleen – höttösisältö ei tuo lisäarvoa.

Unohda siis kukkakuvat ja virtaavat veet, ja keskity luomaan visuaalisia merkityssuhteita. Kuvan ja sanan suhde tulisi olla toisiaan täydentävä: kuva tuo jotakin lisää tekstiin, ja päinvastoin. Lisäarvo voi olla symbolinen – voit käyttää vaikkapa organisaatiomuutoksesta kertovassa tekstissä kuvaa kirkkovenekilpailusta, jossa kaikki soutavat samaan tahtiin hikisinä, mutta hymyillen. Kuvaksi kannattaa valita mahdollisimman aito otos elävästä elämästä, jotta se herättää tunteita eikä toisaalta maistu kliseiseltä.

Kuvittamalla voi tuoda myös rakennetta tekstiin, palastella se helpommin silmäiltävään muotoon.

Miten niin silmäiltävään? Muutoksesta viestijän kannattaa lähteä siitä oletuksesta, että nykyihminen on kärsimätön. Olemme oppineet silmäilemään läpi loppumattomia nettisivuja ja jatkuvaa somevirtaa – me emme lue jokaista sanaa, vaan vilkaisemme ja teemme päätöksen silmänräpäyksessä: kiinnostaako tämä minua vai ei? Vaikka puhumme muutosviestinnästä laajemmassa mittakaavassa kuin ”mitä intranettiin kirjoitetaan”, ei viestejä ainakaan pahenna se, jos ne on suunniteltu nopeasti omaksuttaviksi. Maailmamme on muuttunut kuvallisemmaksi ja sitä odotetaan myös työelämässä.

Hyödynnä siis kuvia, ikoneita ja värejä ja rakenna niillä visuaalista hierarkiaa. Nosta tärkein asia visuaalisesti kunniapaikalle, kuvaa syy-seuraussuhteita erilaisilla nuolilla ja ikoneilla, hyödynnä lukuja ja kaavioita tai tee kuten yllä olevassa esimerkissä ja kuvita muutoksesi tarinaa. PowerPoint on nopeissa visualisoinneissa ehdottomasti oma lempityökaluni. Tehokkaita vinkkejä mielenkiintoisten ja viestintää aidosti tukevien esitysten luomiseen PowerPointilla saat tulevilta kursseiltamme.

Automaattisempaa tiedon ja lukujen visualisointia sekä interaktiivista grafiikkaa voi tehdä hyödyntämällä Power BI:tä. Jos kiinnostuit, tutustu tuleviin Power BI -kursseihimme tästä!

 

5. Paketoi muutos

Kun olette kirkastaneet kielen, hioneet pääviestit selkeiksi ja konkretisoineet muutosta käytännön esimerkeillä, visualisoinneilla ja vaikkapa johtajan minuuttivideoilla (tai millä ikinä keksitte tuoda muutosta lähemmäs ihmistä), kannattaa ideat paketoida helposti hyödynnettäväksi viestintäkokonaisuudeksi. Tee keksipaketista houkutteleva ja käteen sopiva – niin että se kulkee vaivattomasti ihmiseltä toiselle ja maistuu eri alojen edustajille.

Tehokkaimpia viestinviejiä muutosprosessissa ovat nimittäin tutkimuksen mukaan* esimiehet sekä ylin johto. Prosci-tutkimuksen vastaajista 67% oli sitä mieltä, että mikäli viesti koski työntekijää henkilökohtaisesti, kuultiin se mieluiten omalta lähiesimieheltä. Mikäli viesti koski koko liiketoimintaa, oli tehokkain viestin lähettäjä toimitusjohtaja (45%).  Vertailuksi mainittakoon, että kummassakaan viestityypissä ei muutosviestintää koettu tehokkaaksi, jos se tuli viestinnän asiantuntijalta (1%) tai henkilöstöhallinnolta (1% liiketoimintaan liittyvä / 3% henkilökohtainen viesti). *Prosci-tutkimus Best Practices in Change Management vuodelta 2017. Tutkimukseen osallistui 1778 muutosjohtamisen ammattilaista.

Muutoksessa lähiesimiehillä on siis johdon lisäksi äärimmäisen tärkeä rooli. Lähiesimiehet ovat kuitenkin puun ja kuoren välissä, jos heidän tulisi ajaa eteenpäin muutosta, josta he eivät oikein itsekään saa otetta. Ota esimiehet mukaan muutokseen mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja helpota heidän rooliaan tarjoamalla valmiit työkalut muutokseen. Varmista, että esimiehet tunnistavat ja ymmärtävät oman roolinsa tärkeyden, ja että he saavat myös tarvittaessa tukea muutoksen läpiviemiseen. Johdon, sponsorien ja esimiesten merkityksestä kerromme lisää muutosjohtamisen sarjan seuraavissa blogeissa.

 

+ Enemmän on enemmän

Muista, että muutosviestinnässä enemmän on parempi ja toisto on avain onnistumiseen – hyvä muutosviestintä sykkii läpi koko muutosprosessin. Se virtaa molempiin suuntiin, uudistuu tarpeen mukaan ja muistuttaa itsestään silloinkin, kun arjen humina meinaa peittää sen alleen.

 

Lue  muutosjohtajuus-blogisarjan muut osat:



Senior Consultant. Tuulia has a strong background as a communications specialist, and she thinks that effective internal communication is the key to shine out to customers as well. She helps clients with developing internal communications and modern information work, communicating and implementing change and how to utilize Office 365, SharePoint and Teams. Tuulia on asiakkaiden tukena modernin tietotyön konseptoinnissa ja suunnittelussa, muutoksen viestimisessä ja läpiviennissä sekä modernien työkalujen käyttöönotoissa. Hän auttaa asiakkaita kehittämään sisäistä viestintää, ryhmätyöskentelyä ja toimintaprosesseja Office 365:n, SharePointin ja Teamsin avulla.

Ompelukone tarvitsee lankaa, muutos ihmistä – esittelyssä Tuulia Halttunen

Tylsillä saksilla nirhattu langanpää ei meinaa sujahtaa neulansilmään. Kun se viimein onnistuu, polkaisen innolla vauhtia uuteen ompelukoneeseen. Langat menevät kuitenkin solmuun ja kankaalle tikkaantuu söheröä. Voiko tämä olla sökönä koko vempele, ajattelen ja alan googlata käyttöohjeita, en löydä. Korjauskin vaikuttaa maksavan mansikoita, ei mitään järkeä. Työnnän koneen kaappiin ja suunnittelen perehtyväni siihen paremmalla ajalla jossain tulevaisuudessa. Käytännössä palaan tilanteeseen, jossa pakolliset lahkeenlyhennykset teetän anopilla ja loput korjattavat heitän tuunauspinoon (jonne ne sitten jäävätkin).

Uusi työkalu on jäänyt tarpeettomaksi, aiheuttanut turhautumista ja pettynyttä jupinaa kahvipöydässä. Melko typerää puuhaa oikeastaan koko ompelu!

Miten uusien työkalujen oppimista ja arjen muutosprosesseja voisi helpottaa? Olisin tarvinnut rinnalle jonkun, joka olisi opastanut koneen käyttöön, kertonut parhaat vinkkinsä, ehkä näyttänyt kädestä pitäen.

Jos olisin saanut tukea oppimisprosessiin, olisin ehkä kuullut, että kone ei itse asiassa olekaan rikki, en vain osannut laittaa puolaa kohdalleen. Olisin kenties oppinut pujottamaan langat oikein ristiin ja oivaltanut, minkälaisia käyttömahdollisuuksia kone tarjoaa. Olisin tekaissut ehkä hameen, lyhentänyt ne housut ja kuka tietää mitä muuta! Olisin saanut onnistumisen kokemuksia, ja todennäköisesti esitellyt uusia taitojani ystävilleni – ja ehkä tullut samalla innostaneeksi heitäkin ompelukerhoon.

Muutosprojekteissa on aina kyse ihmisistä. Tulee söheröä, jos otetaan uusia työkaluja käyttöön, mutta unohdetaan ihmiset niiden käyttäjinä. Tarvitaan hallittu muutos ja selkeät tavoitteet, sekä ohjattu suunnitelma tavoitteiden saavuttamiseksi. Miten muutos viedään organisaatiossa eteenpäin? Kuka opastaa kimuranteissa kohdissa?

Aloitin maaliskuussa konsulttina Sulavalla, jossa olen asiakkaiden tukena modernin tietotyön konseptoinnissa ja suunnittelussa, muutoksen viestimisessä ja läpiviennissä sekä modernien työkalujen käyttöönotoissa. Olen taustaltani viestinnän ammattilainen ja ollut vetämässä intra-hankkeita ja muita laajoja muutosprosesseja isoissa organisaatioissa, sekä kouluttanut mm. Teams- ja SharePoint-käyttöönottoja. Sydäntä lähellä ovat myös tiedon visualisointi sekä tarinallistamisen hyödyntäminen muutosprosesseissa.



Senior Consultant. Tuulia has a strong background as a communications specialist, and she thinks that effective internal communication is the key to shine out to customers as well. She helps clients with developing internal communications and modern information work, communicating and implementing change and how to utilize Office 365, SharePoint and Teams. Tuulia on asiakkaiden tukena modernin tietotyön konseptoinnissa ja suunnittelussa, muutoksen viestimisessä ja läpiviennissä sekä modernien työkalujen käyttöönotoissa. Hän auttaa asiakkaita kehittämään sisäistä viestintää, ryhmätyöskentelyä ja toimintaprosesseja Office 365:n, SharePointin ja Teamsin avulla.

How to transfer your customer meetings online and create easy-to-buy services with Microsoft Bookings

Microsoft Bookings is an online and mobile app for small businesses who provide services to internal or external customers on an appointment basis. With Bookings, you can easily create online services for your customers to buy.

For example, let´s say you have a business that sells social media contents for customers. Before, you would have your staff phone numbers on your webpage and maybe a “contact us” form for the customers. When a customer calls or sends a message, you would spend some time to sell the product and then maybe to find time for a meeting in both of your calendars. After that, you would go to the meeting, maybe spend a lot of time in traffic etc. Not to mention the restrictions that the situation with corona creates, making it perhaps impossible to even meet customers face-to-face.

Did you know that there is a more effective way to sell, book and deliver services? That is to say, you can use Microsoft Bookings and Teams.

Microsoft Bookings

In Bookings, your customer can book a time online from your available hours. The appointment can be held online using Microsoft Teams. Photos by Microsoft.

What will be different when you have Bookings + Teams?

Let´s say your customer browses through your website, finds interesting content and is assured of your expertise. From there, it´s a low threshold for the customer to click on your “Book a 30-minute sparring session for social media marketing online” -button. The customer can now book a time there and then, as they can see your available times and choose the one best suited for them. Once they do that, a notification is send to you and you can confirm the appointment.

The appointment can be held online using Microsoft Teams (even if the customer doesn´t have Teams). So there! You have just sold and delivered your services without spending any time on the phone or in a car, and you can focus on the key things, things you love to do.

Microsoft Bookings

When a new booking is made, you and your customer both get notifications from it. You can also set up an alarm to remind your customer when the appointment is getting closer. Photo by Microsoft

See all this in practice, join our webinar! You’ll learn:

  • What is Bookings
  • How to make a ”reservation line” available online without having to have a person waiting by the phone. Customers can find free times and schedule appointments at any time of the day.
  • How you can implement Bookings quickly in your organization.
  • About the possibilities how to digitalize your business for example in finance & insurance, healthcare, consultative work, helpdesk and small business.

See the webinar

Note: Microsoft Bookings is available as part of an Office 365 Business Premium and Enterprise E3 & E5 subscriptions.

Microsoft Bookings

You can view and manage your booked hours in Bookings. Photo by Microsoft




Senior Consultant. Tuulia has a strong background as a communications specialist, and she thinks that effective internal communication is the key to shine out to customers as well. She helps clients with developing internal communications and modern information work, communicating and implementing change and how to utilize Office 365, SharePoint and Teams. Tuulia on asiakkaiden tukena modernin tietotyön konseptoinnissa ja suunnittelussa, muutoksen viestimisessä ja läpiviennissä sekä modernien työkalujen käyttöönotoissa. Hän auttaa asiakkaita kehittämään sisäistä viestintää, ryhmätyöskentelyä ja toimintaprosesseja Office 365:n, SharePointin ja Teamsin avulla.

Hyvästi kokousbingo – 5 parasta vinkkiä ja kuvalliset ohjeet sujuvaan etäkokoukseen Microsoft Teamsilla

Viime päivinä sosiaalisessa mediassa on villinnyt etäkokousbingo. Se on hauskuuttanut montaa etäpalavereihin äkkiseltään hypähtänyttä tietotyöläistä, sillä bingossa mainitut asiat ovat ikävän tuttuja monessa kokouksessa.

Siis sellaiset, kuin:

  • Sori, mulla oli mute päällä
  • Onkohan Se-ja-se jo paikalla?
  • Kuuletteko mua?
  • Mistä pitää painaa, että saan mun ruudun näkymään muille?
  • Nää olis niinku supersankareita (lasten ääniä taustalla)

Jos kuulostaa turhankin tutulta, tämä blogi auttaa pääsemään eroon etäkokousbingo-riippuvuudesta. Moneen bingossa esitettyyn tokaisuun löytyy nimittäin helppoja ratkaisuja Microsoft Teamsissa! Sulavan seniorikonsultti ja MVP Karoliina Kettukari muotoilikin bingoalustan uusiksi ja havainnollisti, miten suurin osa usein toistuvista ongelmista on ratkaistavissa. Kaikkiin asioihin ei Teams yksinään voi vastata, esimerkiksi yhteysongelmat johtuvat monesta asiasta, kuten Office 365:n tilasta, käyttäjän tietokoneesta ja käyttäjän nettiyhteydestä. Microsoftin puolelta yhteyksiä on jo kasvatettu, kun Teamsin päivittäisten käyttäjien määrä on pompannut 20 miljoonasta 44 miljoonaan per päivä.

Keskitytään nyt kuitenkin niihin asioihin, jotka bingosta voisi jo ruksata yli. Tähän blogiin on koottu ratkaisuja näihin bingosta ja some-keskusteluista esiin nousseisiin ongelmiin. Sorry guys, seuraavaksi täytyy keksiä uusi peli, sillä etäkokousbingo on kohta historiaa!

Sulavan konsultti Karoliina Kettukari jakoi oman näkemyksensä etäkokousbingosta somessa.

1. Laita ääniasetukset kuntoon ennen kuin liityt kokoukseen

Haloo! Kuuletteko mua? Näettekö mut?

Jatkossa voit lopettaa huhuilun, kun varmistat, että ääniasetuksesi ovat kunnossa ennen kuin liityt kokoukseen. Valitse, haluatko laittaa kameran päälle ja hyödynnä myös taustan sumennusta (kätevä tapa piilottaa pyykkivuoret taustalta). Jos kokouksessa on jo paljon osallistujia, kannattaa mikrofoni mykistää ennen liittymistä – ja itse asiassa Teams suositteleekin tätä sinulle automaattisesti, kun kokoukseen on jo liittynyt yli viisi henkilöä.

Ratas-ikonin takaa löydät lisää asetuksia, ja voit varmistaa etukäteen, että esimerkiksi äänilähteenä käytetään kuulokkeidesi mikrofonia. Täältä pääset myös tekemään testisoiton, joka on todella kätevä tapa tarkistaa omat laiteasetukset kuntoon: nauhoita pieni pätkä puhettasi ja botti kertoo, toimivatko ääni ja video hyvin. Testisoitto on toistaiseksi tarjolla vain Teamsin työpöytäsovelluksen englanninkielisessä versiossa. Jos haluat vaihtaa Teamsin englanninkieliseksi, klikkaa omaa profiilikuvaasi oikeassa yläreunassa ja sieltä Asetukset.

Teams bingo kuvat 800x500px6

Klikkaile ääni- ja videoasetukset kuntoon ennen kuin liityt kokoukseen.

2. Voit tarkistaa paikallaolijat ja mykistää tarvittaessa kaikki kerralla

Onkohan Matti jo liittynyt kokoukseen? Nyt on Hennalla mikki päällä ja kuuluu hälinää….

Osallistujia ei tarvitse arvailla, sillä jokainen pääsee kurkkaamaan, keitä paikalla on. Jos kokouksen järjestäjänä huomaat, että osallistujien mikrofoneista tulee häiriöääniä, voit mykistää kaikkien osallistujien mikrofonit kerralla. Osallistujat saavat tästä ilmoituksen ja voivat tarvittaessa klikata oman mikrofoninsa takaisin päälle.

Teams muuten kertoo, jos yrität puhua mykistetyllä mikrofonilla. Se kuulee, kun alat puhua ja varoittaa: Your microphone is muted. Jos näet tämän tekstin, muista klikata mikrofonisi päälle ennen kuin jatkat!

Teams bingo kuvat 800x500px3

Jokainen voi tarkistaa, keitä kokouksessa on paikalla klikkaamalla people-ikonia. Osallistujalista avautuu oikeaan laitaan. Täältä voi myös mykistää kaikkien mikrofonit kerralla.

3. Jaa näppärästi ruutua ja PowerPoint-esityksiä

Näettekö nyt mun ruudun? Voisitko vilauttaa vielä sitä edellistä slaidia?

Teamsissa on helppo jakaa näyttöä, ja voit määritellä mitä haluat jakaa: koko työpöytää, tiettyä ikkunaa tai sovellusta. Kun käytät Teamsia työpöytäsovelluksella ja jaat ruutua, sen ympärille ilmestyy punainen reuna. Kätevä tapa on käyttää kahta eri näyttöä, joista toista jaat osallistujille – ja punainen reuna muistuttaa sinua, kumpaa jaat.

Jos pidät PowerPoint-esitystä, voit jakaa sen suoraan kokoukseen niin, että osallistujat voivat lukea esitystä omaan tahtiinsa.

Jaa myös muut kokoukseen liittyvät materiaalit ja kokousmuistiinpanot Teamsissa. Silloin kaikki pääsevät lukemaan ja muokkaamaan niitä, eikä materiaaleista pyöri erilaisia versioita sähköposteissa.

Teams bingo kuvat 800x500px4

Voit jakaa PowerPointin kätevästi kokouksessa niin, että osallistujat voivat selata sitä omaan tahtiinsa. Valkoinen palkki dianumeroiden vieressä kertoo, missä kohtaa esittelijä on menossa ja voit klikata itsesi takaisin sinne.

4. Käytä kokouksen chattiä, jatka keskustelua kanavilla

Samaa mieltä, hyvä pointti! Mun pitää hypätä toiseen puheluun. Palataanko tästä myöhemmin…

Chattiä kannattaa hyödyntää etenkin, jos koolla on isompi porukka. Chatissa voi esittää kysymyksiä tai pyytää puheenvuoroa, tai vaikkapa peukuttaa hyville ideoille.

Keskustelussa on näppärä jakaa esimerkiksi hyödyllisiä linkkejä ja tiedostoja, joista on kokouksen aikana ollut puhetta – keskusteluun pääsee myös jälkikäteen, jolloin materiaaleihin voi halutessaan tutustua paremmalla ajalla.

Kokouksen jälkeen keskustelua kannattaa jatkaa aiheeseen liittyvässä tiimissä ja kanavassa. Näin keskustelu on avointa, ja myös muut voivat osallistua ja jakaa ideoitaan.

Teams bingo kuvat 800x500px2

Kokouksen keskustelu avautuu oikeaan laitaan. Hyödynnä chattiä olemalla aktiivinen ja reagoimalla toisten viesteihin vaikkapa peukuttamalla niitä.

5. Nauhoita kokous ja jaa poissaolijoille

En kuullut tuota, voisitko käydä uudestaan läpi…

Kokouksen voi nauhoittaa helposti Teamsissa. Nauhoite on kätevä tapa jakaa tietoa myös niille, jotka eivät päässeet osallistumaan. Nauhoitetta kannattaa suosia myös silloin, jos tapaaminen on koulutustyyppinen, tai siinä käydään yksityiskohtaisesti jotakin ohjeistusta läpi (esimerkiksi demotaan, miten joku ohjelma toimii). Tällöin osallistujat voivat jälkeenpäin palata nauhoitteeseen, ja katsoa sitä vaikka hidastettuna läpi vaihe vaiheelta.

Kun päätät nauhoituksen ja kokouksen, tallenne ilmestyy automaattisesti kokouksen keskusteluun ja O365-tuoteperheeseen kuuluvaan Streamiin. Jos haluat jakaa videota muille kuin kokoukseen osallistuneille, ja sisältö on sellaista, että voit niin tehdä, muista tarkistaa Streamista videon käyttöoikeudet. Streamissa voit muuttaa asetuksista videolle erilaisia katseluryhmiä ja lisätä muita omistajia, jotka voivat tehdä videoon muutoksia. Tämän jälkeen voit jakaa suoran linkin videoon vaikkapa aiheeseen liittyvällä kanavalla Teamsin tiimeissä.

Teams bingo kuvat 800x500px5

Kokouksen keskustelu avautuu oikeaan laitaan. Hyödynnä chattiä olemalla aktiivinen ja reagoimalla toisten viesteihin vaikkapa peukuttamalla niitä.

Lisää helpotusta tulossa

Näiden lisäksi Microsoftilta pukkaa onneksi uusia juttuja koko ajan. Jatkossa koiran päiväuniäänet tai puolison imurointikohtaus eivät häiritse kotitoimistollakaan, kun reaaliaikainen taustahälinän poisto saapuu Teams-kokouksiin. Tämän pitäisi häivyttää myös kovaääninen näppäimistön takominen ja muut ei-toivotut äänet taustalla.

Myös puheenvuorojen pyytäminen ja jakaminen helpottuu, kun tulossa on Raise your Hand -toiminnallisuus. Sitä odotellessa täytyy viittaamiseen keksiä luovempia ratkaisuja, kuten vaikkapa emoji-käden heilutus chatissa.

Nyt sitten ei muuta kuin uusia toimistopelejä kehittelemään, sillä kokousbingo on jo voitettu!



Senior Consultant. Tuulia has a strong background as a communications specialist, and she thinks that effective internal communication is the key to shine out to customers as well. She helps clients with developing internal communications and modern information work, communicating and implementing change and how to utilize Office 365, SharePoint and Teams. Tuulia on asiakkaiden tukena modernin tietotyön konseptoinnissa ja suunnittelussa, muutoksen viestimisessä ja läpiviennissä sekä modernien työkalujen käyttöönotoissa. Hän auttaa asiakkaita kehittämään sisäistä viestintää, ryhmätyöskentelyä ja toimintaprosesseja Office 365:n, SharePointin ja Teamsin avulla.