Paljon eri sovelluksia eri toimintoihin – helpota työskentelyäsi integroimalla sovellukset Teamsiin!

Avaat koneen aamulla ja aloitat päivän työt avaamalla muutaman eri selaimen, joissa kirjaudut erilaisiin järjestelmiin (rekry, henkilöstohallinto, palkat ja intra) joihin on tietysti eri salasanat. Neljännen kaksivaiheisen kirjautumisen jälkeen muistat, että ne uuden kampanjan tiedostot on ladattavissa yhteistyökumppanin palvelimelta. Kun vain muistaisi mihin tallensi sen salasanan. Ja nähtävästi sinua on tavoiteltu henkilökohtaisesti useiden eri työntekijöiden toimesta, joista jokainen kysymys koskee kesälomaa..

Jos tuo on enemmän satunnaista painajaista kuin arkipäivää, niin olet onnekkaassa asemassa. Tyypillisesti yritysten HR:ssä on käytössä useita toisistaan riippumattomia järjestelmiä erilaisiin tarkoituksiin, eivätkä ne oletuksena tietenkään keskustele keskenään. Lisäksi perinteisten lomakkeiden ohi tulee paljon kysymyksiä suoraan sinulle vastattavaksi..

Microsoft Teams mahdollistaa monipuoliset integraatiot eri järjestelmien välillä sekä Microsoft 365:n hyödyntämisen monipuolisesti. Osa integraatioista tapahtuu tietojen siirrolla, kun taas osaan voidaan rakentaa kevyet sovellukset helpottamaan käyttöä. Näissä kannattaa aloittaa siltä tasolta missä nopeasti saadaan runsaasti hyötyjä, vaikkapa tarjoamalla työntekijöille alusta kysymyksille & vastauksille ja toisaalta keskittämällä erilaisissa ympäristöissä olevat tehtävälistat HR:n tehtäviin (Planner).

Arjen helpottajana botti, joka vastaa yleisimpiin kysymyksiin puolestasi ja aloittaa jopa projekteja

Koska henkilökunnalta tulevista kysymyksistä iso osa toistaa itseään on hyvä aloittaa UKK-robotilla, joka vastaa HR-henkilön puolesta rutiininomaisiin / helppoihin kysymyksiin ja joka toisaalta on sen verran älykäs, että pystyy tarvittaessa aloittamaan joitain prosesseja itse tai hakemaan lisätietoja.

Esimerkkinä näissä on vaikka käytännöt sairastapauksissa, kesälomat, lomien määrät, sijaiset, työterveyden ja muiden tukitoimintojen yhteystiedot & ohjeet. Power Virtual Agentilla rakennettu ja Power Automatella tehostettu kevyt keskustelubotti pystyy vastailemaan aika moniin kysymyksiin, vaikkei suomi vielä olekaan tuettujen kielten listalla. Lisäksi prosessien aloitus, vaikkapa sairastuminen ja siitä automaattisesti käyttäjän paikkakunnan pohjalta työterveyden tietojen hakeminen & esimiehelle/HR:lle ilmoittaminen, voidaan sisällyttää mukaan bottiin tehden kokemuksesta yhtenäisen.

Vaikka tämä esimerkki ei liity suoraan HR:n työskentelyyn, on se kuitenkin hyvä osoitus siitä millä tavoin HR:ltä poistetaan ”turhaa” kuormaa joka voidaan automatisoida. Jokainen fiksu robotti rakennetaan niin, että se osaa viedä viestin Aidolle Ihmiselle™, kun sen omat kyvykkyydet loppuvat kesken. Vaikkapa niin, että se etsii sopivan ensimmäisen vapaana olevan ajan jolloin HR-henkilön kanssa voidaan järjestää tapaaminen ja sen jälkeen luo tapaamisen molempien kalentereihin. Automaattisesti. Eikä HR:n tarvitse jatkossa miettiä miksei sairauspoissaolosta ilmoitettu heille.. Ja palkkoihin.

Uuden työntekijän aloitus on aina vivahteikas prosessi. Tunnuksia pitää muistaa selvittää, kysyä/valita sopivat työvälineet, koordinoida asia esimiesten ja IT:n kanssa ja niin edespäin. Tahoja ja tehtäviä on useampia ja kapula siirtyy useasti sähköpostia sekä muistilistaa käyttäen. Tähän voi tuoda avuksi vaikkapa toisen robotin ja/tai sopivan kevyen sovelluksen, joka toimii HR:n kaverina ja pyytää tarvittavat tiedot.

Koska robotti voi mukautua tilanteeseen kysymysten vastausten pohjalta, se osaa kysyä oikeita kysymyksiä eikä tarvitse täyttää perinteistä Isoa Kaavaketta™, joista jää puolet kentistä tyhjiksi TBD (to be defined, täytetään myöhemmin) maininnalla koska ne oli merkattu Pakollisiksi Tiedoiksi™ 6 vuotta sitten. Kun botti on saanut tarvittavat alkutiedot (kysyen vain oleelliset), se käynnistää useampia prosesseja joissa tarvittavat tiedot viedään eri osastoille tehtävien yhteydessä. HR voi seurata tehtävien edistymistä sekä tarpeen mukaan kysyä tilanteesta vastuuosastolta/henkilöltä, mikäli jokin asia ei edisty.

Henkilökunnan ideoiden, aloitteiden ja kehitysehdotusten esiin nostaminen

Aloitekäytännöt ovat moderneissa yrityksissä vähintäänkin vaihtelevia. Milloin aloitteita lähetetään tekstarilla, milloin sähköpostilla taikka vain pikaviestimessä. Jotkut yritykset luovat lomakkeen, joissa esille tuodut aloitteet käydään kirjoittamassa A) sähköpostiin, B) tiimin kanavalle tai joskus C) tiimin tehtävälistalle. Näistä kolmesta vaihtoehto C olisi tietysti toivottavin, mutta A lienee on yleisin.

Miltä kuulostaisi virtuaalinen aloitelaatikko, joka on sovellus Teamsissa? Sen kautta aloitteet näkyisivät (tarvittaessa/useimmiten) anonymisoituna kaikille työntekijöille ja niitä voisi tukea (👍). Tällöin parhaat ja aidosti toimivat ideat nousisivat kannatuksen myötä esille ja keskustelu aloitteen realisoimisesta käytäntöön olisi huomattavasti helpompaa myös hallinnolle. Lisäksi toimiva aloitekäytäntö parantaa henkilöstötyytyväisyyttä.

Niin, miten henkilöstötyytyväisyyden mittaaminen on toteutettu teillä? Miten olisi sovellus Teamsiin, jossa se voidaan tehdä vaikka päivittäin-viikottain-kuukausittain perinteisen (puoli)vuosittaisen mallin sijaan? Osaan näistä asioista löytyy jo nyt valmiiksi käyttöönotettavia sovelluksia (Forms, Polly), osaan pitää käyttää hiukan aikaa ja automatisointeihin vähän teknistä tukea (botti). Joihinkin (integraatio palkkajärjestelmään kertakirjautumisella) on syytä käyttää sopivaa kumppania sulavasti. Helpoista ja nopeasti koeponnistettavista sovelluksista on hyvä aloittaa.

Niin, se Intranet, jota pitäisi päivittää. Siitä ei kannata huolehtia, koska Microsoft Viva Connectionsilla saadaan SharePoint Online Intranet näkymään suoraan Teamsin sisällä, joten yhdellä päivityksellä saadaan kaikki sisällöt ajan tasalle!

• Microsoft Teams
• Tietotyön ja viestinnän kehittäminen