Tietotyötä Atlantin takaa – mitä opin etätyöstä ulkomailla?
Meillä Sulavalla työ ei ole koskaan ollut paikka. Olemme olleet Sulavan perustamisesta saakka hybridityöskentelyn edelläkävijöitä ja meillä on aina vapaasti saanut valita missä ja milloin kukakin työskentelee. Tärkeintä on, että työt hoituvat ja työntekijällä on hyvä olla. Kuten arvommekin sanovat: ”sinulla on valta, käytä sitä viisaasti”.
Tiedämme, että näin vapaata etätyökäytäntöä ei ole jokaisessa työpaikassa. Ei edes IT-alalla. Pandemia-ajan pakotetun etätyöskentelyn jälkeen on tullut mitä erilaisempia sääntöjä sille, kuinka paljon työntekijät saavat tehdä etätöitä ja monta päivää viikosta pitää olla toimistolla. Meillä näitä sääntöjä ei ole, eikä tule.
Haluamme antaa puheenvuoron niille työntekijöillemme, jotka tekevät pääosin etänä töitä vuodesta toiseen. Miksi he ovat päätyneet tähän ratkaisuun? Miltä työpäivät tuntuvat, kun työkaverit ja asiakkaat ovat Teamsin päässä eivätkä istu viereisessä penkissä toimistolla? Ja tärkeimpänä: miltä vapaus tuntuu, kun työntekijöihin luotetaan 100 %:sti ja annetaan heidän itse päättää missä ja milloin he haluavat työnsä tehdä?
Blogisarjassamme on ollut useampia erilaisia tarinoita ja aiemmat kirjotukset voit lukea täältä. Nyt hyppäämme tietoturva-arkkitehtimme Tatu Seppälän matkaan Atlantin taakse, marraskuun 2023 kestävälle etätyöreissulle!
”Vielä pari pientä tehtävää pakettiin ja sitten rannalle..”, tuumasin mielissäni ja vilkaisin kelloa. Tuntiviisari oli juuri hiipinyt puolen päivän yli ja ulkona aurinko paistoi jo kuumasti. Pian olisikin aika laittaa kannettava kiinni ja nauttia ulkoilmasta – aurinkorasvaa toki unohtamatta.
Kuulostaa ehkä kesälomakuukausien lyhennetyltä työpäivältä, mutta tässä elettiin marraskuuta 2023. Talven hiipiessä pohjolaan ja kylpyhuoneremontin tehtyä kodistani muovitetun työmaan, suuntasin poikkeuksellisen mahdollisuuden siivittämänä kuukaudeksi etätöihin Yhdysvaltojen Floridan eteläosiin.
Kokemus, sekä siihen valmistautuminen, opettivat molemmat kaikenlaista pidempi kestoisesta tietotyöstä ”tien päällä”. Oma kokemukseni saattaa kiinnostaa niitä, joita ajatus tälläisestä normista poikkeavasta työskentelytavasta on kutkuttanut.
Valmistautuminen matkaan
Ensimmäinen ja tärkein askel lienee aina oman työnantajan kanssa keskustelu hyvissä ajoin sen varmistamiseksi, ettei ulkomailta tilapäisesti työskentelylle ole kovaa estettä. Mahdollisuus työskennellä rajoituksetta on onneksi Sulavan DNA:ssa, eikä minun tarvinnut kuin varmistaa, että kykenin täyttämään normaalisti sitoumukseni työn tekemiseen matkan aikana.
Toisekseen opin, että on hyvä tarkistaa kohdemaan aikavyöhykkeen päällekkäisyys Suomen kanssa hyvissä ajoin ja ottaa tämä huomioon omassa työkalenterissa. Yhdysvaltojen itärannikon tapauksessa oma paikallinen aikani oli Suomea seitsemän tuntia edellä. Mietin etukäteen, kuinka aikaisin aamulla olin valmis heräämään. Päädyin itse aamuviiteen eli Suomen aikaa klo 12. Asetin kalenteriini ”estovaraukset” klo 7–12 väliselle ajalle, jotta en epähuomiossa tule sopineeksi tilaisuuksia tai kokouksia, joita varten joutuisin heräämään aamun pikkutunneilla. Samalla kävin läpi ennen matkaa tulevan kuukauden varaukset ja parhaani mukaan siirtelin niitä uudelleen kannaltani otollisiin hetkiin.
Päivän tai parin työskentely tien päällä onnistuu pelkän kannettavan tietokoneen varassa, mutta pidempiaikaista työskentelyä varten päätin itse tarvitsevani hieman paremmat varusteet.
Kasasin reppuun mahtuvan paketin, johon kuului mm.
- Kevyt lisänäyttö
- Langaton näppäimistö ja hiiri
- Erillinen webcam-videokamera ja sille pieni kolmijalka
- Microsoft Audio Dock -kaiutinpuhelin/telakka/laturi -yhdistelmä
- Universaali matka-adapteri sähköpistokkeita varten
- Virtapankki mobiililaitteiden lataukseen
Testasin tämän mobiilitoimiston toimivuuden jo kotimaassa ottamalla koko paketin mukaan mökille ja tekemällä töitä muutaman päivän sieltä. Kun kokoonpano läpäisi tämän testin mukavasti, saatoin olla levollisin mielin tietäen sen riittävän myös ulkomailla.
Varmistin myös kohdeasunnon verkkoyhteyden riittävyyden ja sen, liittyykö yhteyden käyttöön esim. Suomessa verrattain harvinaisia kireitä datakattoja – työhöni, kun liittyy aika ajoin suurienkin tietomäärien siirtelyä toistuvasti päivien aikana.
Reissussa
Kiireettömien matkustuspäivien varaamisen lisäksi avainasiaksi muodostui oikeaan unirytmiin pääsy nopeasti. Käänsin jetlagin voitokseni heräämällä heti ensimmäisenä aamuna matkapäivän jälkeen aamuneljältä ja hivutin siitä seuraavina öinä unirytmin tavoiteaikaan. Näin ollen ei päässyt muodostumaan tilannetta, jossa rytmiä olisi pitänyt korjata ”takaisin päin” pitkien yöunien jälkeen kohdemaassa. Kuria unirytmistä huolehtimiseksi toki myös tarvitaan, sillä nukkumaan on komennettava itsensä ainakin pääosin ajallaan, joka voi olla osalle matkoilla haastavaa.
On hyvä miettiä myös varhain, miltä työpäivän rakenne näyttää eri maasta työskennellessä. Jos Suomessa työpäivä sijoittuu klo 8–17 välille, on luontevaa osallistua yhteistyötä kollegojen tai asiakkaiden kanssa vaativiin aktiviteetteihin lähes missä vaiheessa päivää tahansa. Mitä leveämmäksi koti- ja reissumaan välinen aikaero hiipii, sitä pienemmän osan päivästä kokoukset ja vastaavat tulevat viemään.
Omalta osaltani työpäivä Yhdysvalloissa alkoi yleensä kahden–kolmen tunnin kokous- ja työpajaputkella, jonka jälkeen loppupäivä rauhoittui itsenäiseen työskentelyyn kotimaan kollegoiden lähdettyä kotosalle. Työt oli tärkeää suunnitella tämän rytmin ympärille, ja koinkin sen oikeastaan tuttua rytmiä rentouttavammaksi. Toisaalta havaitsin osaltani myös tärkeäksi jättää aamulla riittävästi aikaa heräämiseen ja aivojen aktivoimiseen ennen töiden aloitusta, jotta en ilmaantunut unisena tekemään keskittymistä ja skarppia päätä vaativaa yhteistyötä.
Työpiste on hyvä järjestellä parhaansa mukaan ergonomiseksi ja etenkin näyttöjen korkeus on hyvä järjestää tavalla tai toisella sopivaksi. Jos katselee monitoria yli viisi tuntia päivässä pää kumarassa edes viikon verran, alkaa sen huomaamaan useimmiten lihaskipuina. Joskun yksinkertaisetkin konstit riittävät. Itse päädyin keräämään asunnon hyllystä pinon kirjoja lisänäyttöni alle, joka toi sen pään asennon kannalta sopivalle korkeudelle.
Muutoin työnteko tien päällä oli kuten kotimaassakin, tuttua ja turvallista.
Paluun jälkeen
Matkakuukauden jälkeen mobiilitoimiston tarvikkeita kotona hyllyyn asetellessani pysähdyin hetkeksi miettimään, miten kokemukseni oikeastaan sujui. Mikä toimi? Mikä ei? Mitä tekisin eri tavalla? Mikäli olet kokeillut etätyöskentelyä ulkomailla ja päätät tehdä sen uudelleen, niin suosittelen tekemään vastaavan mentaaliharjoituksen. Suosittelen, että heti reissun jälkeen kirjoitat ylös mahdolliset työkalut ja tarvikkeet, joita olisit toivonut sinulla olleen mukana työsi helpottamiseksi ja rutiinit, joita olisit toivonut noudattavasi heti matkasi alusta.
Jos kokemuksesi etätyöskentelystä oli onnistunut, saatat löytää itsesi maalailemasta mielessäsi jo seuraavaa seikkailua. Huolellisen suunnittelun ja käytännön valmistautumisen kautta tietotyöläisen maailma onkin nyt ehkä avoimempi kuin koskaan ennen.