Sopiiko Office 365 meille, mitä siitä hyödymme ja mitä se maksaa?
Office 365 –palvelut ovat nyt virallisesti olleet saatavilla vajaan kolmen kuukauden ajan. Kiinnostus palveluita kohtaan on vain kasvanut julkistuksen jälkeen, ja monissa organisaatioissa pohditaankin parhaillaan siirtymisen kannattavuutta. Ajattelin ottaa tähän yhden näkökulman.
Office 365:n E3-palvelupaketti, 22,75€ kuukaudessa käyttäjää kohden, pitää sisällään Office työasemaohjelmistot. Kerrotaan tuo käyttäjämäärällä ja saadaan kustannukset. Siinä se?
Kun pilvipalvelu, esimerkiksi Office 365, otetaan käyttöön se yleensä korvaa jonkin olemassa olevan palvelukokonaisuuden joko kokonaan tai osittain. Näiden korvattavien palveluiden kustannukset tulee laskea auki tai arvioida. Onko sähköposti hankittu aiemmin joltain palvelutarjoajalta? Mikä on sen kustannus? Mikä on paikallisesti toteutetun SharePoint ympäristön kustannukset laitteistojen, tietokantojen ja varmistusten osalta? Paljonko omaa työtä kuluu palveluiden ylläpitoon ja paljonko sitä varten hankitaan kumppanilta palveluita? Entä jos pikaviestipalveluita ei vielä ole lainkaan käytössä, mitkä olisivat Lyncin käyttöönottokustannukset paikallisesti toteutettuna vai tarvitaanko palvelua lainkaan? Kaikki nämä asiat täytyy arvioida ja arvottaa.
Sopimukset palvelutoimittajien kanssa tarkasteluun
Yllättävää laajamittaisessa pilvipalveluiden hyödyntämisessä on se, kuinka monia asioita joudutaan hienosäätämään ja yhteistyösopimuksia olemassa olevien kumppaneiden kanssa tarkastelemaan uudelleen pilveen siirryttäessä. Vanhoilta toimittajilta ostettava palvelukokonaisuus muuttuu yleensä aina usean kumppanin kanssa.
Aikaisemmin yhtenä könttänä hankittuja palvelukokonaisuuksia joudutaan pilkkomaan jo kustannuksia arvioitaessa, sillä osa palveluista tarvitaan edelleen pilvipalveluita hyödynnettäessä: SharePoint-ypäristöön palveluihin halutaan hankkia kehitystyötä, eivätkä sähköpostin hallinnastakaan kaikki asiat poistu vaikka palvelut otetaankin pilvipalveluna: resurssikalentereita täytyy luoda ja keinolla tai toisella hallita käyttäjien ja jakelulistojen ajantasaisuus.
Microsoft vastaa kyllä Office 365:n ”palvelinpään” ylläpidosta ja varmistuksista, mutta koko työasema ja perusinfrastruktuuri sovellustukineen sekä hakemistot sekä niiden liitokset Office 365:een ovat asiakkaan vastuulla. Usein kustannusanalyysissä tässä kohdin tuleekin yllätys, kun alkaa selviämään mistä kaikesta on vuosia maksettu ja verrataan sitä Office 365:n palvelupaketteihin. Onneksi yllätykset ovat olleet positiivisia.
Pehmeitä hyötyjä vaikeampi arvottaa
Entä mitä arvoa lasketaan aina käytössä oleville uusimmille ohjelmistoversioille? Jos aikaisemmin käytössä on ollut Office 2003 ja Exchange 2003, SharePointista ehkä 2007 versio, niin mikä arvo 2010-versioilla on? Tämä on koko kannattavuusanalyysin kaikkein vaikein arvioitava alue. Olen nähnyt yrityksiä laskea säästynyttä työaikaa sekunteina eri prosesseissa tai kuinka uusien versioiden kautta saadaan ominaisuuksia, joiden ansiosta jotain erikseen hankittua ohjelmistoa ei enää tarvita.
Forrester on tehnyt Microsoftin tilaamana Total Economic Impact of Office 365 -tutkimuksen. Tutkimuksesta saa vähintäänkin osviittaa siitä, kuinka hankalasti arvioitava hyötypuoli on. Käytännön kannattavuuslaskelmissa tämä rivi jätetään kuitenkin selkeästi eri kokonaisuudeksi, koska pehmeisiin hyötyihin liittyvät euromääräiset arvot voidaan varsin helposti kyseenalaistaa useastakin suunnasta, vaikka kaikki tunnustavat hyötyjä tulevan. Analyysin lukijalle on siis hyvä jättää mahdollisuus tulkita tuota riviä suuntaan tai toiseen.
Pilvipalveluiden kautta osasta versiopäivitysrumbaa on mahdollista päästä eroon. Esimerkiksi SharePoint-ympäristöjen versiopäivitykset ovat olleet varsin kalliita, mutta Office 365 palveluissa Microsoft ottaa vastuun päivityksistä osana palvelukokonaisuutta. Office 365 ohjaa palveluiden rakentamista automaattisesti suuntaan jossa vaikeat versiopäivitykset ovat estett,y pakottamalla esimerkiksi SharePointin rakenne ylläpidettävään muotoon. Eikä päivityksiä enää tarvitse odottaa kolmea vuotta, vaan pienempiä päivityksiä tulee neljän kuukauden välein.
Siirtymäprojektin kustannukset tulee toki myös arvioida käsi kädessä teknisen evaluoinnin kanssa. Vaikka palveluita poistuu omalta vastuulta, niitä tulee myös lisää. Näitä ovat mm. hakemistosynkronoinnin kustannukset ja mahdollisesti tarvittava lisäkapasiteetti tietoliikenteessä, vain muutamia mainitakseni. Olemassa olevat Microsoft käyttöoikeudet voivat olla päivitettävissä suoraan pilvipalveluihin. Tai sitten ei. Jos käyttöoikeudet pystyy päivittämään, saadaan tästä mukavaa joustavuutta tulevan jatkokehityksen suhteen.
Listaa tarkistettavista asioista voisi jatkaa paljon yhtä blogikirjoitusta pidemmäksi, vaikkapa roskapostisuodatukseen tai mobiilisähköpostiin.
Taloudellisen evaluoinnin rinnalla, nimenomaan rinnalle eikä erikseen, on tehtävä tekninen evaluointi. Pystymmekö siirtymään ja millä reunaehdoilla. On tullut eteen tapauksia, jossa jokin pieni tekninen yksityiskohta näyttää ensi kuulemalta estävän siirtymän. Tarkemmassa tarkastelussa usein siirtymän mahdollistavat tekniset keinot löytyvät jos tahtoa riittää. Lähes aina esille nousevat viranomaismääräykset ja sisäiset ohjeistukset tiedon säilyttämisestä ja niiden peilaus pilvipalveluita vasten. Onneksi esteitä näistä on tullut lopulta vain harvoin.
Lopputulokset tehdyistä arvioinneista ovat olleet pääsääntöisesti hyvin rohkaisevia Office 365 siirtymisen suuntaan, tosin yllätyksiäkin on tullut. Office 365:n siirtymämahdollisuudet ja kustannukset sekä hyödyt omalle organisaatiolle kannattaa joka tapauksessa selvittää. Tämän jälkeen käytettävissä on ainakin tukevaa tietoa päätöksenteon tueksi.
Antti Kirmanen
Antti on Sulavan perustajaosakas sekä hallituksen jäsen. Antilla on kokemusta IT-alalta yli 20 vuoden ajalta ja Sulavalla hän keskittyy IT-strategioiden, tiekarttojen ja soveltuvuusanalyysien laadintaan sekä tietohallinnon sparraukseen. Antilla on myös laaja kokemus erilaisten pilvisiirtymien suunnittelusta ja toteutuksista, erityisesti Office 365-ympäristöistä. Ennen Sulavalle siirtymistä Antti työskenteli 15 vuotta Microsoftilla.