Onko kiire vai tehdäänkö tietokoneella?
Näin oli aikanaan tapana kysyä assistentilla eräässä kohtuullisen tunnetussa suunnittelutoimistossa suunnittelijan tuodessa mapillisen luonnoksia saatettavaksi sellaiseen muotoon lopputuotoksiksi, että työn tulokset saattoi toimittaa asiakkaalle.
Otsikon mukainen lausahdus kuvastaa hyvin tietotyötä tekevän henkilön näkökulmasta tietotekniikan suorituskykyä vajaan parin vuosikymmenen takaa. Tunnetusti koneiden laskentateho nykymittapuun mukaisesti tarkasteluna oli vaatimaton. Samoin sovellusten tarjoamat toiminnallisuudet olivat suhteellisen niukkoja verrattuna tänä päivänä saatavilla olevaan toimintojen kirjoon. Haasteellista tietotyötä tekevän henkilön odotusarvo koneen ja ohjelmistojen tarjoamasta työn tuottavuudesta ei ollut kovin kaksinen.
Kiireen painaessa päälle oli luultavasti varmin valinta toimia perinteisten ja toimiviksi havaittujen menetelmien mukaisesti – osin hyvin manuaalisesti.
Tietokoneiden suorituskyvyn jatkuva kasvu ja ohjelmistojen toimintojen monipuolistuminen sekä käytön helpottuminen ovat tarjonneet meille paljon helpomman tavan toimia. Paljon paremman kuin mihin suunnittelutoimiston assistentin hurjimmatkaan kuvitelmat olisivat aikoinaan yltäneet. Kumma kyllä, mutta kaikesta kehityksestä huolimatta toimintatapojamme monessa asiassa leimaa edelleen menneitten aikakausien lyömät mustelmat.
”Tehdäänkö niinkuin ennekin vai tehdäänkö kerralla oikein?”
Ennen Sulavaan tuloa toimiessani kouluttajana kuulin aina silloin tällöin asiakkaan huokailevasti toteavan, että ”Käytetäänköhän meillä tämän ohjelman ominaisuuksista edes kymmenesosaakaan?”. Huokaukset olivat sitä syvempiä mitä pitempään markkinoilla olleesta ohjelmistosta tai järjestelmästä oli kyse. Itsesyyllistäminen on mustannut monien mielen. Etenkin kun on nähnyt miten pienillä toimintatapojen muutoksella ja uusien sovellustoiminnallisuuksien opettelemisella onkin päässyt parempaan lopputulokseen vähemmässä ajassa. Osaamattomuus ja tiedostamattomuus järjestelmien ominaisuuksista johtaa usein ihmisen käyttämään vanhoja työtapoja ja vanhoja menetelmiä. Tehdään yksinkertaisesti ja vajavaisesti, jonka jälkeen sitten korjataan ja vielä kerran tehdään uusiksi ja ehkä kerran vielä vähän säädetään. Tällaisen työtavan tuottavuuslaskelmien tekemisessä ei taskulaskinta tarvita.
Yritykset huolehtivat toimitilojensa kunnosta sekä laitteistojen ja koneiden ylläpidosta ja huollosta liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi. Valitettavan usein samaisissa taloissa tietotyötä tekevien työntekijöiden – ihmisten – osaamisen ylläpidosta ja huollosta vähät välitetään. ”Aina ennenkin on uusia järjestelmiä ja softia opittu käyttämään! Mikä tällä kertaa olisi muka erilaista?”
Osaamisen kehittämiseen investoimattomuuden lisäksi toinen digitaalisen työkulttuurin kehityksen jarru on käyttäjien sitouttaminen tai sitouttamattomuus kehitys- ja käyttöönottoprojekteissa. Kuinka usein on projektin Launch-Upista poistuneelle työntekijälle jäänyt mielikuva sitouttamisesta yhtenä uutena rautapallona nilkassa muitten sinne jo aiemmin kytkettyjen ohella painona ja hidasteena eteenpäin menemisen esteenä. Väärin viestittynä sitouttaminen saadaan kuulostamaan vastenmieliseltä ja luotaantyöntävältä. Muutosvastarinta uusia ratkaisuja kohtaan on saatu varmistettua. Mitäpä jos sitouttaminen tehtäisiinkin viestimällä asiat toisin? Kepin ja porkkanan asemesta enemmän porkkanoita, joihin on sulavasti kätketty terveellisiä aromivahventeita joilla käyttäjät saadaan haluamaan lisää uusia ratkaisuja selviytyä tietotyössä…
Minä ja työkaverini Sulavassa haluamme auttaa organisaatioita digitaalisen aikakauden tuottavien työtapojen rakentamisessa.