Ketterää ja timmiä tietotyötä

Taneli Tikka on pitkän linjan yrittäjä ja Vuoden Tietotekniikkavaikuttaja 2010. Taneli lähti aikoinaan näennäisen turvallisen Nokian palveluksesta 90-luvun lopulla yrittäjänuralle joka on pitänyt sisällään muutaman näyttävän epäonnistumisen ja joukon erittäin onnistuneita yrityksiä. Taneli on toiminut mm. IRC-Gallerian, Dopplr’n, Soprano Oyj:n, Wunderkrautin, sekä Magenta:n johdossa, sekä yhteensä yli 30:nen kasvuyrityksen hallituksessa tai neuvonantajana. 

Suurimman osan 2013 vuotta olen viettänyt hyvin konservatiivisen ICT –alasektorin parissa; nimittäin Internetin top-level verkkotunnusten parissa. Olen perustaja ja päätoiminen hallituksen puheenjohtaja firmassa nimeltä TLD Registry. Yhtiömme omistaa maailmanlaajuisen monopolioikeuden kahteen kiinankieliseen top-level verkkotunnukseen; Dot Chinese Online (.在线) & Dot Chinese Website (.中文网). Samanlaisia top-level verkkotunnuksia siis kuten vaikkapa .com, .fi, tai .net, kuitenkin kiinankielisiä.

Firmamme missio on tuoda yli 600 miljoonalle kiinankieliselle netin käyttäjälle vihdoin Internet-osoitteet heidän omalla kielellään. Firman tarina alkoi jo vuonna 2008 ja matka on ollut pitkä sekä työläs. Parin viikon päästä, 17.1.2014, domainit aukeavat yleiseen myyntiin, alkuun siten että tavaramerkkien omistajat saavat ensin ostaa pois päältä omat tavaramerkkinsä, vapautuen siitä sitten kohti vapaata yleistä myyntiä vappuun mennessä. Tämä alasektori jos mikä on konservatiivinen ja hidasliikkeinen: verkkotunnuksia hallinnoi kansainvälinen ICANN järjestö, joka myös nämä monopolioikeudet myöntää.

Koko alue on täynnä kansainvälistä byrokratiaa, regulaatiota, politiikkaa ja hitaasti liikkuvia ristiriitaisia intressejä. Kiina ja Kiinan oma sääntely tuo sekin soppaan mukaan extra kerroksen byrokratiaa. Verkkotunnuksiin vaikuttaa lisäksi isosti esim. amerikkalainen tekijäoikeusjärjestöjen lobbaus ja eri poliittisten ryhmien pyrkimys vapaan kilpailun estämiseen joka kädessä. Yhtä pahasti säänneltyä & ankeutettua alasektoria saa hakea; ehkä lääketeollisuus ja eläkeyhtiöt pääsevät lähelle samaa konservatismin ja pykäläviidakon tasoa.

Tästä huolimatta yhtiömme on kokonaan rakennettu ns. Lean-käytäntöjen päälle ja pyörittää koko toimintaansa ketterästi ja timmisti. Kun pihvi tarjoillaan ilman läskiä niin Amerikkalaiset sanovat “the steak was served lean”. Kun puhutaan atleettisessa fyysisessä kunnossa olevasta ihmisestä jolla ei paljoa ylimääräistä missään näy, sanotaan että “she’s got a lean body”. Lean on siis timmeyttä ja läskin puutetta.

Näen jatkuvasti ympärilläni Suomalaisessa tietotyössä turhaa läskiä ja outoja, usein jopa ilmeisen haitallisia, valintoja siitä miten tietotyötä tehdään. Jatkuvasti myös törmään siihen, että tätä turhan läskin olemassaoloa ja outoja valintoja perustellaan sillä että toimintaympäristö mukamas on niin hankala, monimutkainen ja tarkkaan säännelty. Höpö höpö. Jos kiinalaisia domainnimiä pystyy tekemään ketterästi ja timmisti niin…

Tunnemme kaikki vanhan kunnon waterfall / vesiputous -metodologian. Vesiputouksessa tapa lähestyä tietotyötä on suunnitella kaikki hankkeet tarkasti ja hyvin. Määrittää ne kunnolla. Kuvata eri käyttötilanteet, tarpeet, liitännäiset, teknologiavalinnat, jne jne yksityiskohtaisesti. Sitten kun meillä on kunnon suunnitelma, niin vesiputoukseen kuuluu myös yhtä olennaisesti suunnitelman toteuttaminen hyvin ja tarkasti.

Vesiputousmallissa olemme aina voineet luottaa siihen että hyvin suunniteltu ja hyvin toteutettu takaa onnistumisen. Jos emme ole onnistuneet niin syy on yleensä voitu löytää suoraviivaisesti joko puutteellisesta suunnittelusta tai suunnitelmien puutteellisesta toteutuksesta.

Vesiputous on mennyttä maailmaa. Se sopii vain ja ainoastaan tilanteisiin missä toimintaympäristö on niin staattinen että voimme ennustaa täydellisesti 7-10 vuoden horisontilla. Lisäksi tunnemme tarpeesta mitä yritämme ratkaista kaiken – samaan aikaan kuin myös tunnemme ratkaisusta kaiken.

Vesiputous ei siis sovellu mihinkään muuhun tilanteeseen tietotyössä kuin ehkäpä hankkeeseen missä vaikka 1980-luvun vanhaan suljettuun hardware-järjestelmään tehdään ohjelmistopäivitys. Silti kovin moni valitsee sen malliksi toteuttaa tietotyötä, jopa näin vuonna 2013. Tämä valinta tuottaa valtavasti jätettä: hukkaan mennyttä työtä ja ylimääräistä läskiä.

Toimintaympäristömme tänä päivänä niin alalla kuin alalla on nopeasti muuttuva. Eikä tule tästä hidastumaan merkittävästi. Emme voi juuri koskaan väittää, että tuntisimme ratkaistavan ongelman ja kaikki sen aspektit täydellisesti, samalla kun tunnemme myös toimitettavan ratkaisun kaikkine nyansseineen täydellisesti.

Aika usein kuitenkin tunnemme ja tiedämme ratkaistavasta ongelmasta paljon. Itse ratkaisu on useimmiten tuntematon, tai sisältää vähintäänkin monia epävarmuuksia ja riskejä. Tähän tilanteeseen sopivat hyvin ketterät menetelmät. Sellaiset kuten Scrum, Software Kanban jne. Näissä ketterissä tietotyön menetelmissä on varsin keskeinen rooli Product Owner -nimisellä henkilöllä jonka kuuluisi toimia ongelman parhaana tietäjänä.

Product Owner tietää ratkaistavasta ongelmasta ja sen eri vivahteista niin paljon, että osaa priorisoida iteratiivisesti ja ketterästi ratkaisua kehittävän tiimin työtä. Osaa kertoa mikä ominaisuus on esim. tärkeämpi kuin jokin toinen ominaisuus ja miten tarkalleen ratkaistavissa oleva ongelma käyttäytyy. Tämän viisaan ja kokeneen Product Ownerin ohjauksessa pätevä ketterä tiimi voi rakentaa huikean hyviä ratkaisuita visaisiin tiedossa oleviin ongelmiin. Tämä tilanne vastaa melkein joka ikistä nykypäivän tietotyön tilannetta; melkein joka ikisen hankkeen pitäisi mielestäni olla lähtökohtaisesti ketterä hanke. Syitä käyttää vesiputousmallia ei yksinkertaisesti ole enää vuonna 2013 juurikaan olemassa.

Entä sitten jos emme tunne ongelmaa? Ei ainoastaan ratkaisu ole tuntematon, vaan myös emme tiedä ongelmasta tarpeeksi kovaa validoitua faktaa? Tämä on tilanne ja realiteetti käytännössä joka ikisellä startup-yhtilöllä. Kuten myös merkittävällä osalla kovaa kasvua hakevia kasvuyhtiöitä. Sellaista tilannetta ei muuten ole olemassakaan missä ratkaisu olisi täysin tunnettu mutta ongelma tuntematon – silloin joku on ymmärtänyt jotain väärin ja ollaan jo lähtökohtaisesti metsässä.

Kun sekä ratkaisu että ongelma ovat tuntemattomia niin emme voikaan tietotyössämme toimia ketterien menetelmien mukaisesti: meiltä nimittäin puuttuu Product Owner kokonaan kun kenellekään henkilöllä ei ole sitä vaadittavaa ongelman tuntemusta ja tietoa. Tämä ns. “kolmas tilanne” on siis Lean-tilanne. Tähän sopivat mallit kuten Lean Startup, tai Lean Innovation Model (enempi suuryhtiöille suunnattu).

Lean-mallien päätarkoitus on toimia nopean oppimisen prosessina. Saada lisää tietoa ja validoida ratkaistava ongelma mahdollisimman nopeasti ja aukottomasti. Tilanne muistuttaa paljon tilannetta missä kokonainen tiimi vetää valkoiset labratakit päälle ja lähtee tiedemiehinä suorittamaan sarjan nopeita kokeita saadakseen selville äkkiä mikä se ongelma oikein tarkalleen on ja miten sen eri vivahteet käyttäytyvät tarkalleen.

Timmi, Lean, tapa toimia sopii erinomaisesti kaikille yhtiölle jotka haluavat tehdä sekä liiketoiminnassaan että tietotyössään jotain selvästi uutta, erilaista ja kehittää ratkaisuita joita aiemmin ei ole markkinoilla nähty. Vielä paremmin se sopii yhtiöille, jotka haluavat löytää kokonaan uusia ongelmia ja ongelmien määrityksiä mitä kukaan toimija markkinoilla, tai kilpailija, ei ole aikaisemmin hoksannut. Juuri tästä syystä TLD Registry pyörittää verkkotunnusten maailmassa Lean-prosesseja.

Olemme tällä hetkellä muun muassa valmistelemassa domainnimitoimialan historian ensimmäistä suurta live-huutokauppaa. Myymässä domainnimiä bitcoineilla. Sekä rakentamassa premium-nimien ohjelmaa pohjautuen kekseliääseen metodologiaan mitä kukaan toimija markkinoilla ei ole aiemmin hoksannut. Lean-metodologia on hypoteesien muodostamista, niiden validointia ja nopeassa syklissä kokeiden tuloksista oppimista. Oikein tehtynä se johtaa helposti sellaisiin havaintoihin mitä vesiputousmetodologialla, tai edes ketterillä menetelmillä, ei voi saavuttaa.

Timmin, Leanin, ajattelun perusprosessi on se että kaikki lähtee oppimisesta ja kaikki palaa takaisin oppimiseen. Tiivistettynä prosessi kulkee seuraavalla tavalla:

• (1) määritellään ensin oppimistavoite. Mitä meidän oikein tulisi oppia? Mikä hypoteesi vahvistaa? Mistä emme tiedä tarpeeksi?
• (2) Miten tämän oppimistavoitteen voimme itsellemme opettaa? Mitä tarkalleen meidän täytyy havainnoida ja mitata? Millä mittareilla saamme definitiivisen, tai tarpeeksi vahvan, todistuksen suuntaan tai toiseen?
• (3) kun mittarit ovat tiedossa; niin mitä me tarkalleen rakennamme? Millaisen kokeen teemme? Tämän jälkeen kun kolmivaiheinen suunnittelu on nopeasti tehty (yleensä tähän voi mennä 30 minuuttia). Niin on aika lähteä laboratoriosta ulos ja toteuttaa suunniteltu koe:
• (4) Ensin rakennetaan koe. Ja rakennetaan vain sellaista mikä tuottaa määritellyt mittarit ja datan.
• (5) Data mittaroidaan ja kootaan yhteen paikkaan. Niin määrällinen kuin laadullinenkin data. Se tehdään avoimeksi koko hankkeen ryhmän kesken, siten että kuka tahansa voi auditoida datan keräämisen tulokset ja oikeellisuuden koska haluaa.
• (6) Kun koe on pyörinyt loppuun ja data kerätty niin kokoonnumme lopuksi jälleen kerran oppimisen äärelle: tarkastelemme yhdessä onko testaamamme koe niin sanotusti “busted, plausible vai confirmed” (Mythbusters). Päätämme saimmeko tarpeeksi vahvan tuloksen jotta oppimistavoitteemme täyttyi vai jäikö oppimistavoite vielä sen verran mysteeriksi että pyöräytetään jatkokoe samasta aiheesta.

Nopeimmat firmat tekevät tuon 2 kertaa päivässä: kerran ennen lounasta ja kerran lounaan jälkeen. Nopeimmat softafirmat julkaisevat asiakkailleen asti 300 muutosta tuotteeseensa per päivä.

Vuonna 2013 olet tietotyössä elävä kuollut ellei muuttumisen, mukautumisen ja oppimisen syklisi ole merkittävän nopea. Kiitos timmien Lean-menetelmien pian kilpailijasi oppivat monta kertaa viikossa todistetulla ja vahvistetulla tavalla koko ajan lisää asiakkaidensa tarpeista. Oppivat sinut suohon koska olet hitaampi. Jos sinä pyörität samaan aikaan 6kk tai 12kk suunnittelusykliä ja pitkiä vesiputousmallisia tietotyön projekteja niin onnea matkaan.

Kannattaa kenties alkaa täyttämään kohta CV:tä ja miettimään mistä saat jatkossa työpaikan, koska nykyinen työantajasi tuskin tuolla rytmillä pysyy kilpailukykyisenä erityisen pitkään. Pian elämme vuotta 2014. On korkea aika päivittää käsityksesi tietotyön terävimmästä etulinjasta ajan tasalle ja alkaa vakavasti tutustumaan sekä ketteriin että Leaneihin menetelmiin. Oman duunisi kilpailukyky on siitä kiinni.

Taneli Tikka