Tositarina SharePoint-käyttöönotosta

Hanna-Mari Bennick on Ammattiosaamisen kehittämisyhdistys AMKE ry:n viestintäkoordinaattori, joka sotkeutuu työssään mukavien jäsenviestintätehtävien lisäksi myös tietotekniikan maailmaan pilvipalveluiden rajamaille.

Meillä oli viime keväänä koko päivän kestänyt SharePoint –koulutuspäivä, jossa systeemi käytiin perin pohjin läpi. Mitä kummallisimpia kysymyksiä ratkottiin ja Sulavan kaksi kouluttajaa saivat toden teolla tehdä kaikkensa, että asiat saatiin taottua mieliimme.

Päivän lopuksi toimistomme väki nyökytteli sen näköisinä, että eiköhän tämä nyt ole ymmärretty. Eräällä kehittämispäälliköllämme oli kuitenkin lopuksi vielä yksi pieni kysymys kouluttajille. Se kuului: ”Mikäs tämä SharePoint niin kun sitten on?”. Olemme varmaan juuri sellainen perusdorka asiakasyritys, joka tuottaa pienehkön tulovirran lisäksi harmaita hiuksia sekä hupia.

Aikaisemmin Confluence-pohjalla toiminut alustamme ei ottanut milloinkaan oikein tuulta siipiensä alle verkostojen työtilana puhumattakaan sen käytöstä toimiston väen sisäisenä sosiaalisena intranettina. Otimme keväällä 2014 käyttöömme SharePointin pilvipalveluna tarkoituksena korvata aikaisempi jaettuun verkkolevyyn pohjautuva dokumenttien hallinta ja samalla siirsimme sinne myös intra- ja extranetpalvelumme.

Tein Excelillä vertailun erilaisista alustaratkaisuista toimistomme johdolle. Vertailussa olin melko vahvasti sitä mieltä, että SharePoint on ajatuksena pelottava, vaikeasti ylläpidettävä ja kalliiksi koituva ratkaisu, joka syöksee meidät vielä suohon. Vertailuni kuitenkin sivuutettiin ja nyt tulevina aikoina nähdään, pääsenkö sanomaan ”mitäs minä sanoin” vai kätkenkö vaivihkaa epäkelvon, skeptisen Excelini johonkin Onedriven syövereihin.

Se, että saa henkilön käyttämään aktiivisesti ja oikein uutta järjestelmää, vaatii aivan mahtavaa lanseerausta, mahdottoman kovaa pohjatyötä ja perehdyttämistä tai sitä, että sieltä löytyy käyttäjälleen jotain elintärkeää.

Dokumenttien tallennus SharePointiin entisen ”y-aseman” sijaan oli määrä siis ottaa keväällä käyttöön koko toimistomme voimin. Nyt ehkä 45% henkilöstöstä toimii näin, loput tallentavat yhä vanhaan paikkaan vedoten turvallisuuteen, kiireeseen tai kansiorakenteiden sekavuuteen.

Sulavalta olemme saaneet apua aina tarvittaessa. Kysyessämme jotain meille todennäköisesti jo aikaisemminkin opetettua, saamme pikaisen, ystävällisen ja kattavan vastauksen kuvakaappausohjeiden saattelemana.

Pari viikkoa sitten yksi lukuisista jäsenverkostoistamme oli päivittänyt itsenäisesti oman työtilansa etusivun heille pitämäni reilun tunnin kestäneen opastuksen jälkeen. Olivat vieneet sinne jopa kuvan hedelmistä sekä verkoston puheenjohtajasta. Toivoa siis on.