Office 365 Business Case – näin arvioit hankinnan hyödyt

Office 365 -palvelut tarjoavat viestintä- ja yhteistyöpalvelut pilvipalveluna sekä tavan hankkia ja ylläpitää ajantasainen Office-ohjelmisto pilvipalvelujen käyttöä varten. Nykyisten viestintä- ja yhteistyöpalvelujen elinkaaren ollessa lopussa, hankintasopimuksen uusimisen ajankohdan häämöttäessä tai kehitystarpeen kasvaessa pilvipalvelut ovat merkittävä vaihtoehto. Office 365 -palvelu on kyettävä analysoimaan verrattuna muihin vaihtoehtoihin – kuten omat palvelut tai ulkoistuskumppanilta hankitut, tilaus- tai omistuspohjaiset palvelut. Tarvitaan siis Business Case.

Business Case perustelee projektin ja investoinnin liiketoimintatavoitteiden tukemiseksi. Omistamisen kustannus (TCO) on vain yksi osa perusteluja. IT-johtajan haaste on kuinka talouspäällikkö ja liiketoimintajohto saadaan näkemään TCO-numeroiden taakse ja sivuille – millä tavalla ratkaisu osana IT-strategiaa tukee konkreettisesti yrityksen toimintaa.

Office 365 Business case -elementtejä

Office 365 Business Casen keskeisiä elementtejä ovat:

• Palvelun soveltuvuus asiakkaan liiketoimintaan. Tämä niin sanottu Solution Alignment -prosessi käy läpi järjestelmän keskeiset kyvykkyydet ja ominaisuudet ja peilaa niitä asiakkaan vaatimuksiin. Hyvänä esimerkkinä on detaljitason läpikäynti Office 365-järjestelmän tietoturvaan liittyvistä seikoista. Toisin kuin myyntimateriaaleissa, tässä prosessissa palvelu käydään läpi myös ”mitä ei voi tehdä/mitä ei tueta” -näkökulmasta.
• Nykytilanteen ja käyttöönoton vaatimien toimenpiteiden kartoitus. Hyvin hoidetuissa ja ajantasaisissa infrastruktuureissa muutoksia ei juurikaan tarvita, mutta toisaalta edessä voi olla esimerkiksi Office työasemaohjelmistojen päivitys tai pieniä muutoksia hakemistopalveluun.
• TCO-laskelmat. Laskelmia varten on valmiita malleja eri toimijoilla mutta olemme myös käyttäneet omaa mallia. Sen hyvä puoli on se että esim. lähtötilanteessa voidaan käyttää mahdollisia promootiohintoja ja käytettävät parametrit arvoineen voidaan helpommin perustella. Office 365:n tapauksessa kertaluonteiset investoinnit kuten projekti sekä jatkuvat kustannukset ovat selkeästi määriteltävissä. Omistamisen kustannus ei voi olla Office 365-tapauksessa ”snapshot” tämänhetkisestä tilanteesta, vaan sen on sisällettävä näkökulma tulevaisuuteen. Hyvänä esimerkkinä on tuleva levytilan tarve ja sen odotettu kustannus nykyratkaisulla vs. Office 365-pilvipalvelulla ja tulevat on-premise/ulkoistetun järjestelmän päivitys ja kehityskustannukset.
  • • Hankintamallit vaihtelevat asiakkaan tilanteen mukaan. Enterprise-sopimusasiakkailla on erilaiset tavat hankkia pilvipalvelu kuin Open Value -asiakkailla ja vaikkapa OEM tai Select versioina ohjelmistot hankkineilla asiakkailla. Tärkeintä on että hankintamallin valitseminen ei voi olla taktinen, tähän hetkeen ja pienimpään kustannukseen perustuva ratkaisu vaan ennen sitä on piirrettävä auki kehitystavoitteet. On hyvä ymmärtää koko infrastruktuuri-  ja tuottavuuspalveluja koskeva kehitys koska hankintamallit sisältävät myös On-premise –palvelujen käyttöoikeuksia. Kysymys ei ole siis pelkästään pilvestä hankitusta palvelusta vaan myös vaan tavasta hankkia ohjelmistojen käyttöoikeuksia.
• Strateginen merkitys. Tässä ollaan hieman talouspäällikön mukavuusalueen ulkopuolella. Kun aikanaan Office 2007 päivittyi Office 2010 versioon, sen strategisempi perustelu ei ollut kovin helppoa. Office 365:n osalta tilanne on toinen:
  • Hankintamalli ja palvelukustannusmalli. Perinteiset sopimusmallit korvautuvat ja pääomakustannuksista siirrytään operatiivisiin kustannuksiin.
  • Palvelumalli. Omasta tai ulkoistuskumppanin konesalista siirrytään Microsoft-palveluun jossa yksi kumppani toimii ohjelmistotoimittajana ja palveluntuottajana.
  • Työskentely ja toimintatapojen muuttuminen ja sitä kautta tehostuminen. Pilvipalvelu muuttaa etäkäytön saumattomaksi ja yhteistyön (kollaboraatio) luontevaksi. Niin nousukaudella kuin tasaantuvassakin taloustilanteessa liiketoiminnoilla on kaksi imperatiivia: Liikevaihdon kasvattaminen ja toiminnan tehostuminen. Office 365 -palvelujen käyttöönotto liittyy suoraan jälkimmäiseen.
  • Roadmap. Kun toimittajaa valitaan, kysymys on  luottamuksesta siihen kuinka sitoutunut toimittaja on jatkuvasti kehittämään ratkaisujaan. Ennustettavuus on tärkeää yritystoiminnassa. Microsoftin historia yritysmaailmasta ja kulttuuri systemaattisesti tiedottaa kehityksestä ja muutoksista eroaa monesta, erityisesti kuluttajapuolelta kannuksensa hankkineesta alan toimijasta.

Oheisen luettelon lisäksi siirtymäprojektin riskianalyysi auttaa projektin laajuuden ymmärtämisessä sekä perinteinen SWOT-analyysi ottaa esiin myös heikkoudet. Strategisten asioiden listaan on myös syytä nostaa kuluttajaistumisen merkitys ja sen ja sen hyödyntäminen – tämä trendi tulee koskettamaan jokaista yritystä. Pilvestä tarjotut viestintä ja yhteistyösovellukset muodostavat arkkitehtuurillisen kokonaisuuden joka on helposti tarjottavissa erilaisille päätelaitteille sijainnista riippumatta.

Pilvellä ja pilvellä on eroja

Office 365 –keskustelussa on myös syytä erotella geneeriset pilvipalveluihin liittyvät kyvykkyydet ja hyödyt (kuten redundantit datakeskukset) Office 365 -spesifisistä. Esimerkiksi tukiprosessi, datakeskusten sertifioinnit ja päätelaitteiden tuki ja integraatio sisäisiin järjestelmiin ovat uniikkeja tekijöitä. Nämä seikat on syytä tuoda esille myös liiketoimintapäättäjille: Pilvellä ja pilvellä on eroja – yllättävän paljon.

Joskus nousee esille se, että kustannustehokkuuden nimissä ei haluta ottaa käyttöön uutta järjestelmää vaan käytetään jo hankittua ja maksettua ratkaisua mahdollisimman pitkään. Tämä on yksi kehityksen sudenkuopista. Eräs asiakkaani totesikin hyvin että investoinnin mahdollisimman pitkä hyödyntäminen on paras tekosyy estää jokaisen järjestelmän kehittäminen. On myös syytä muistaa että mitä pidemmälle järjestelmäuudistusta viedään, sitä kalliimmaksi se myöhemmin tulee.

Mitattavia tuloksia

Office 365 siirtymän ei kannata olla pelkkä ”as is” –päivitys jossa tutut toiminnallisuudet vain siirtyvät pilveen. Toimintatapojen muutosten kehittäminen – onko se sitten pieniä askeleita vaikkapa mobiliteetin kehittämiseen tai suuria askeleita keskeisten työprosessien tehostamiseen – mahdollistaa paremman liiketoiminnan tukemisen. Liiketoiminnan tukeminen on lause jota viljellään alalla paljon, ja haasteena voi heittää sen todistamisen. Menestyksen mittareina voi olla esimerkiksi tavoiteltu järjestelmien käytön muutos (suoritetaan tekninen käytön mittaaminen), tehtäviin käytettyjen työtuntien väheneminen, parempi tiedon oikeellisuus ja laatu sekä sisäinen asiakastyytyväisyys. Jos numeerisia tuloksia halutaan, on ennen projektia kuitenkin mitattava nykyisen järjestelmien käyttö ja tunnettava keskeiset työprosessit sekä niihin käytetyt resurssit ja aika.

Asiakkaat tarvitsevat siis kumppania jolla on näkemystä ja osaamista hankintamalleista, ratkaisuista, tietotyöstä ja ICT-kehityksestä. Tiedän yhden!