Millä välineillä sähköposti korvataan?

Kirjoitin tiistaina 7.8.2012 mielipidekirjoituksen Hesariin. Otto Peura ihmetteli vastauksessaan, että eihän työkäytössä voi käyttää julkisia pilvipalveluita. Tässä Otto on täysin oikeassa, julkiset pilvipalvelut eivät todellakaan sovi työkäyttöön – eivät ainakaan luottamuksellisen tiedon käsittelyyn tai siirtoon. Mutta julkisista palveluista voi oppia toimintamallit myös sisäiseen tietotyöhön.

Otto oli myös sitä mieltä, että sähköpostia tarvitaan. Myös minä olen samaa mieltä, kuten vaikkapa vanhassa blogikirjoituksessani kirjoitin vuoden 2011 joulukuussa. Otto epäili minun lähettäneen kirjoitukseni sähköpostitse Hesariin. En lähettänyt. Kirjoitin sen Windows 8-tabletillani & Word 2013:sta. Tallensin kirjoituksen pilveen (Office 365 / SharePoint Online) ja lähetin sen matkaan Hesarin nettilomakkeella.

Jaana Kettunen taas pohti vastineessaan koulutuksen merkitystä. Olen samaa mieltä, koulutuksen ja vanhojen tottumusten muuttaminen on keskeisessä roolissa sähköpostin selättämisessä. Valitettavasti tämä ei yksin riitä, sähköpostia kun ei ole alunperinkään tarkoitettu vaikkapa työryhmätyöskentelyn tai interaktiivisen viestinnän välineeksi.

Esittelen alla esimerkkejä siitä, millaisia välineitä työkäytössä jatkossa käytetään kun sähköposti pyhitetään kahden / muutaman henkilön väliseen asynkroniseen luottamukselliseen viestintään. Kerron myös listauksen lopussa miten uudet välineet saadaan tehokkaasti käyttöön. Olemme vieneet kuluneen vuoden aikana noin 50 asiakasyritystä Microsoftin Office 365-pilveen, markkinaosuutemme Suomessa on 33%. Näissä hankkeissa asiakkaamme ovat saaneet nykyaikaisen sähkköpostin – sekä välineet, jotka tekevät sisäisessä tietotyössä sähköpostista turhan.

Sosiaalinen teknologia

Office 365 ja erityisesti SharePoint 2013 sisältävät valtavan määrän sosiaaliseen käyttöön tarkoitettuja ominaisuuksia. Kannattaa kuitenkin muistaa, että SharPointi tarjoamat työkalut ja ominaisuudet toimivat parhaiten osana kokonaisuutta – työpaikan uusia sosiaalisia työvälineitä ja toimintamalleja ei voi rakentaa yksinomaan SharePointin varaan.

SharePointiin on luonnollisesti tullut Facebookista ja muualta tutut uutisfeedit. Näiden kautta näet helposti mitä organisaatiossasi tapahtuu ja mitä vaikkapa oman tiimisi ihmisille kuuluu. Uutisfiidi sisältää twitterimäisen tuen tageille, eli voit rajata feedin koskemaan vain esimerkiksi tiettyä aihepiiriä.

Uudessa SharePointissa voit seurata ihmisten lisäksi esimerkiksi dokumentteja, työtiloja tai muita sivustosja, hakutuloksia tai tietyllä tagilla merkittyä sisältöä. Näet aina mitä uutta seuraamissasi kohteissa on tapahtunut.

Voit ottaa dokumentin tai työtilan seurantaan klikkaamalla follow-painiketta miltä tahansa sivustolta tai vaikkapa suoraan hakutuloksesta

Sosiaalisuus on tullut kaikkialle SharePointiin ja uuteen Officeen. Ohessa vain muutamia esimerkkejä sadoista uusista toimintamalleista ja –mahdollisuuksista joita Office 365 ja SharePoint 2013 antavat.

Windows 8 ja Windows Phone 8

Windows 8:n työpöydällä Live Tilet näyttävät heti uusimmat tehtävät ja tapahtumat. Erillisiä sähköpostimuistutuksia ei siis tarvita, koska tieto välittyy suoraan työpöydälle. Jokainen käyttäjä voi itse personoida työpöytänsä ja työpöydälle olevat Live Tilet vastaamaan omia tarpeitaan. Live Tilet sisältävät deep linking-nimisen ominaisuuden, jonka avulla Live Tileä klikkaamalla päästään automaattisesti oikeaan kohtaan sovelluksessa. Jos Live Tile esimerkiksi näyttää muistutuksen hyväksymättömästä matkalaskusta, Live Tilen klikkaus vie suoraan tarkastelemaan ko. laskua.

Windows 8 tabletit ja Windows Phone 8 sisältää tietysti vastaavat Live Tilet, joten muistutukset kulkevat mukana. Esimerkiksi lomalla tai koulutuksessa ollessasi Live Tilet voi helposti piilottaa häiritsemästä. Työpaikan sisäiset sovellukset jaellaan ja asennetaan sisäisen sovelluskaupan kautta.

Windows Phone 8 sisältää myös erillisen työkäyttöön tarkoitetun osion. Tämän kautta voit tarkastella keskitetysti oman organisaatiosi kuulumia, uutisia ja muistutuksia – ja luonnollisesti Live Tile näyttää koska jotain uutta on tapahtunut.

Vastaavasti tiedot voidaan nostaa myös esimerkiksi Windows Phonen ja Windows 8:n lukitusnäytölle, jolloin uudet asiat ovat välittömästi nähtävillä.

Unified communications

Unifided communications-ratkaisut (UC), eli siis esimerkiksi pikaviestintä, videoneuvottelut ja nettipuhelut, ovat yksi keskeinen korvaaja turhille sähköposteille. Microsoftin Lync tuo UC-ominaisuudet kaikkialle käyttöön. Jatkossa myös Microsoftin ostamat Skype ja Yammer laajentavat pakettia entisestään.

Uusien tuoteversioiden myötä Lync tuo ihmiset ja pikaviestinnän kaikkiin näkymiin. Esimerkiksi sähköpostista näkee suoraan lähettäjän ja muiden osallistujien läsnäolotiedot. Vastaavat ominaisuudet ovat käytettävissä kaikkialla muuallakin missä työskennellään ihmisten parissa.

Lync on keskeinen osa sähköpostin ottaman ylivallan palauttamisessa käyttäjille. Lync integroituu käytännössä kaikkialle, esimerkiksi Officeen, SharePointiin ja Windowsiin. Lisäksi Lync mahdollistaa kommunikoinnin myös organisaatiorajojen yli. Ja tietysti Lync on myös läsnätyön kannalta aivan keskeinen väline.

Sähköposti ja liitetiedostot

Sisäisissä sähköposteissa ei kuulu lähettää liitetiedostoja, ei varsinkaan dokumenttien työversioita kommentoitavaksi / muokattavaksi. Microsoft Office 2013 tallentaa dokumentit oletuksena pilveen. Näin dokumentit voidaan helposti jakaa sisäisesti. Usea henkilö voi muokata dokumentteja samanaikaisesti.  SkyDrive Pro, joka on nimestään huolimatta SharePoint Online-pohjainen pilvipalvelu, mahdollistaa dokumenttien helpon jakamisen myös oman organisaation ulkopuolisille.

Kommentit näkyvät uudessa Wordissa selkeinä viestiketjuina, eli kommenteihin voi nyt vastata. Kommentoijan nimeä klikkaamalla voi aloittaa esimerkiksi pikaviestikeskustelun tai video/puhelinkeskustelun. Kun muistetaan mahdollisuus dokumenttien samanaikaiseen muokkaukseen, niin jatkossa työryhmätyö tapahtuu entistä useammin Wordin sisällä.

Kommentin voi myös merkitä hoidetuksi jolloin se muuttuu harmaaksi. Näin hoidetut kommentit eivät häiritse, mutta niitä ei tarvitse heti tuhota.

Työpaikan omat sovellukset ja tietojärjestelmät

Tulemme näkemään jatkossa suuren määrän sisäisiä Windows 8-sovelluksia, joiden päätehtävänä on välittää tietoja taustajärjestelmiä sekä mahdollistaa nopea tiedon selailu ja tarvittaessa muokkaus. Sovelluksia on helppo tehdä ja ne saadaan kevyesti jaeltua / päivitettyä työpöydille. Työpöytä on myös alusta asti tehty personoitavaksi – työpaikan asettamissa rajoissa. Sähköinen työpöytä rakentuukin näiden ja erilaisten valmistuotteiden päälle. Tulemme kertomaan tästä aiheesta paljon lisää tulevissa blogikirjoituksissamme.

Toteutimme oman Windows 8-sovelluksemme. Taustajärjestelmät säilyivät ennallaan, uusi sovellus vain toimii modernina käyttöliittymänä tiedon seuraamiseen, lukemiseen ja jakamiseen. Kauas ollaan tultu ajasta jolloin esimerkiksi suosikkiblogin päivityksistä tai kommenteista piti tilata erikseen sähköpostimuistutuksia.

Bring your own device

Kuluttajistumisen myötä entistä useampi työntekijä (haluaa) käyttää omia välineitään tietotyön tekemiseen. Tällöin käyttäjä tuo myös mukanaan palan omaa työkulttuuriaan ja toimintamalliaan. Ja voin vakuuttaa, että esimerkiksi laajat jakelulistat, turhat sähköpostit tai liitetiedostojen siirtely sähköpostilla eivät ole osa tätä kulttuuria. Viimeistään nyt on aika alkaa miettiä, millaisia palveluita työpaikkasi tarjoaa tulevaisuudessa erilaisille päätelaitteille.

Aliarvostettu OneNote

Lähes jokaisella on asennettuna OneNote – tai siihen on ainakin hankittu käyttöoikeus. Todella harvalla OneNote on kuitenkaan aktiivikäytössä. Toisaalta en tunne ketään, joka olisi tosissaan aloittaut OneNoten käytön ja sen jälkeen päättänyt luopua sen käytöstä.

OneNote mahdollistaa aivan uudenlaisen toimintamallin muistioiden ja muistiinpanojen osalta. Usea käyttäjä voi muokata muistioita samanaikaisesti. Pilveen / SharePointiin tallennettua muistiota pääsee muokkaamaan kaikkialta ja kaikilla päätelaitteilla. Muistiot voi liittää esimerkiksi Outlookin tehtäviin, kalenterimerkintöihin ja Lyncin kautta pidettäviin etäkokouksiin ja videoneuvotteluihin. Muistiot myös integroituvat uuden SharePoitin työtiloihin ja OneOne on muutenkin alusta alkaen suunniteltu sekä henkilökohtaiseen että työryhmien käyttöön. OneNote on myös ensimmäinen Office-sovellus, jostain julkaistiin natiivi Windows 8-versio.

Ja niin paljon muuta..

Aivan liian moni tuote ja mahdollisuus jäi käsittelemättä, esimerkiksi CRM, Yammer, Skype, Outlookin sosiaaliset ominaisuudet jne. Omia työkavereita voi ja kannattaa seurata myös julkisissa sosiaalisen median palveluissa, keskusteluissa ja blogeissa – kaikkea ei tarvitse erikseen jakaa työpaikan sisällä.

Asiakkaiden kanssa työskentelyyn voi luoda erilaisia extranetejä, esimerkki Office 365:ssa tämä onnistuu erittäin helposti. Sosiaalinen media, innovaatioalustat, pelillistäminen ja joukkoistaminen tuovat uudenlaiset mahdollisuudet ja mallit sosiaaliseen tietotyöhön – ja tätä kautta myös loppuasiakkaat ja muut sidosryhmät saadaan mukaan tietotyöhön.

Paikkatietopohjaiset palvelut ovat olleet valtava hitti kuluttajapuolella ja yleistyvät jatkuvasti myös työkäytössä. Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa, samoin videot ovat korvaamaton lisä viestintään ja kommunikointiin. Mahdollisuuksien lista on käytännössä loputon.

Mites se sähköposti?

Sähköpostia ei todellakaan pidä unohtaa eikä siitä pidä luopua. Ensimmäinen askel kohti tuottavampaa tietotyötä on rakentaa tiekartta uudistuksille ja luoda henkilöstölle ohjeistus sähköpostin käyttöön. Samalla käyttäjille kannattaa jakat vinkit Outlookin tehokäyttöön – esimerkiksi sääntöjen, quick steppien, lippujen, keskustelunäkymän ja Ignore-painikkeen avulla  sähköposti muuttuu äkkiä paremmaksi kaveriksi.

Tämä saattaa kuulostaa ristiriitaiselta, mutta käyttäjille tulee myös tarjota riittävän kokoiset postilaatikot. Nykyaikana ei todellakaan ole tuottavaa, jos jokainen organisaation jokainen työntekijä tuhlaa viikottain aikaa sähköpostilaatikkonsa putsaamiseen. Ja sähköposteja putsatessa tärkeää tietoa katoaa päivittäin pysyvästi bittiavaruuteen.

Sähköpostia ei pidä arkistoida työntekijöiden koneille tai verkkolevyille – itse asiassa Microsoft ei suosittele .PST-tiedostojen tallentamista kumpaankaan paikkaan. Käytännössä ainoa järkevä vaihtoehto arkistointiin on Exchange Onlinen arkisto. Tällöin arkistoidut viestit ovat aina saatavilla päätelaitteesta riippumatta.

Miten edetä?

Aiemmin tietotyön ratkaisuita on mietitty pistemäisesti, esimerkiksi yksittäisen tuotteen käyttöönottoina tai SharePointin versiopäivityksenä. Meidän näkemyksemme mukaan tietotyön kehittämisen pitäisi olla koko organisaation yhteinen tavoite. Voit lukea aiemmista blogikirjoituksistamme esimerkiksi strategiatyön uusista tuulista sekä tarjoamastamme uudenlaisesta konsultointipalvelusta tietotyön kehittämiseksi. Me tarjoamme myös käyttöösi välineet onnistumisen mittaamiseksi. Katso myös miten pilveen siirrytään systemaattisesti, huomioiden riskit, kustannukset ja säästöt sekä oman työpaikkasi tarpeet.

Eli suomeksi sanottuna: me luomme viikoissa organisaatiollesi tiekartan vaiheittaiseen siirtymiseen sosiaalisen teknologian käyttäjäksi. Ja mietimme samalla päivityspolut pilveen ja uusimpaan teknologiaan. Tyytyväisyystakuulla.

Nyt on joka tapauksessa aika alkaa suunnitella ja kartoittaa oman organisaatiosi tarpeita ja uuden teknologian tarjoamia mahdollisuuksia. Tietojärjestelmien hankinnassa painopiste on pilven ja kuluttajistumisen myötä siirytnyt projekteista käyttöönottoihin. Näin säästyvä aika, raha ja muut resurssit tulee nyt ohjata työtapojen ja työmenetelmien kehittämiseen.

Ja loppuun pikavinkit sähköpostitulvan selättämiseen:

1.  Jos organisaatiossasi ei ole vielä Lynciä käytössä, saat sen erittäin nopeasti ja kustannustehokkaasti käyttöösi Office 365-pilvestä. Lyncin käyttöönotto on oivallinen tapa aloittaa tuottava ja kannustava matka kohti sosiaalista tietotyötä!
2. Ota käyttöön sähköpostien arkistointi Office 365-pilvestä Exchange Online Archiven muodossa. Tai no, oikeastaan lähes poikkeuksetta samalla kannattaa siirtää sähköpostisi Office 365-pilveen.
3. OneNote kannattaa ottaa heti käyttöön ja opastaa käyttö kaikille tietotyötä tekeville.
4. Tunnista tapaukset, joissa yleisimmiten lähetetään liitetiedostostoja sisäisissä viesteissä. Luo näihin tilanteisiin vaihtoehtoiset toimintamallit.
5. Sähköistä työpöytää ei toteuta SharePointiin tai yleensäkään selaimeen, se tulee nykyaikaisten päätelaitteiden, erityisesti Windows (Phone) 8:n, mukana.
6. Windows Phone 8 ja Windows 8 tabletit tulevat saatavilla parin kuukauden kuluessa. Näihin varautuminen pitää aloittaa viimeistään nyt.
7. Kuuntele työntekijöitäsi ja anna heille paikka keskustella aiheesta. Heidän tuottavuutensa ja työmotivaationsa ovat koetuksella nykytilanteessa.