Kotikadun digiagentti Teams-projektin etulinjassa

Kiinteistöpalveluyritys Kotikatu haluaa olla alansa digitaalinen edelläkävijä ja hyödyntää modernin työn työkaluja yhteensä yli 3200 ammattilaisen organisaatiossaan. Yhtiö otti Sulavan avustuksella Teamsin laajaan käyttöönsä digiagentteja vahvasti hyödyntäen.

Kotikatu Oy on vuonna 1989 perustettu paikallinen ja ketterä kiinteistöpalveluyritys, joka tarjoaa kaikki ison toimijan palvelut, resurssit ja toimitusvarmuuden vaivattomasti ja luotettavasti. Syyskuussa 2020 Kotikatu ja PHM Group (Porvoon Huoltomiehet) yhdistyivät samaan konserniin ja nyt yhtiön toiminta-alue kattaa koko Suomen ja toimintaa on myös Ruotsissa ja Norjassa. 

Kotikadulla digitaalisuus on toiminnan keskiössä – yhtiöllä on selkeä digistrategia, jonka mukaan se haluaa olla yksi alan johtavista toimijoista digiratkaisuiden saralla. Digistrategialla halutaan varmistaa, että työntekijöiden työ on mielekästä ja tehokasta.

”Perinteisesti kiinteistöalaa ovat vaivanneet valtavat järjestelmäviidakot, joista olemme halunneet päästä eroon alustastrategiallamme ja modernin työn työkaluilla”, kommentoi Kotikadun projektipäällikkö Minna Honkanen. ”Käytännössä tavoitteenamme on, että työntekijöillämme on vain muutama järjestelmä, jonne kirjautua”.  

Teams tarjoaa mahdollisuuden uuteen

Kotikadun organisaatio koostuu hyvin monenlaisista rooleista. Suuri osa työntekijöistä on kentällä traktoreiden ja muiden työkalujen kanssa ja noin kolmasosa työskentelee tiiviisti tietokoneella. Teams toimii nyt organisaation tietokonekäyttäjien yhteistyöalustana ja laajentaminen kentälle on myös suunnitelmissa.

Käytännössä Kotikadun Teamsiin on keskitetty dokumenttien ja projektien hallinta, yhteistyön tekeminen ja kokoukset. Teams soveltuu hyvin yhtiön paikalliseen ketterään toimintamalliin, jossa kokeillaan ja opitaan paljon ja nopeasti.

Kotikadun arvoja ja yrityskulttuuria leimaavat vahvasti paikallisuus. Teamsin käyttöönotto on lisännyt huomattavasti ihmisten välistä vuorovaikutusta ja välimatkat ovat kadonneet. Se on tarjonnut suoran kanavan vaikkapa Oulusta Helsingin Vuosaareen.

”Yhteistyön helpottuminen ja tiedonsaannin ja -jakamisen avoimuus mahdollistavat meillä monenlaisia uusia asioita ja se on vaikuttanut myös yrityskulttuuriimme. Teams on tuonut meille paikan missä laajalle levittynyt organisaatiomme voi kohdata”, Honkanen sanoo.

Vuodessa valtava muutos

Kotikadun Teams-projekti sai vauhdikkaan lähdön, sillä aloituskokous pidettiin huhtikuun 2020 alussa, jolloin ihmiset olivat jo siirtyneet vahvasti kotikonttoreihinsa. Yhteistyössä Sulavan kanssa toteutetun projektin alussa mentiinkin heti ”syvään päähän”, kun tehokkaan etätyön mahdollistaminen oli heti välttämätöntä. Teamsin ja OneDriven jalkauttamisen lisäksi projektissa luotiin Teams-pelikirja ohjeistamaan käyttöönotossa ja suunniteltiin kattava johdon ja muun henkilöstön koulutusohjelma.

”Vajaassa vuodessa olemme saaneet ihan valtavasti muutoksia aikaiseksi. Avoimuus ja yhteistyö eri yksiköiden välillä on ottanut suuren loikan ja esimerkiksi IT-funktiomme rooli on muuttunut koko firman laajuisesti. Nyt meillä on keskitetyt hallintapalvelut, joista tarjotaan laadukkaita IT-palveluja yhdestä osoitteesta”, Honkanen kommentoi.  

Teamsin käyttöönotto myös edesauttoi yhtiön yhdistymistä PHM Groupin kanssa syksyllä 2020. Maaliskuussa 2021 Kotikadun Microsoft-järjestelmiä ollaan tuomassa myös PHM:n työntekijöiden käyttöön. 

Digiagentit digiapureina

Kotikadun Teams-projektin jalkauttamiseen rakennettiin digiagenttien ryhmä, jonka tarkoituksena oli tukea työntekijöitä lähinnä Teams-käyttöönotossa – tällä hetkellä yhtiön 25 digiagenttia toimivat laajemminkin digiasioiden neuvonantajina työntekijöille ja teknisten ideoiden sparraustiiminä johdon suuntaan.  

Digiagenttien rekrytoimiseen toteutettiin sisäinen markkinointikampanja, jossa käytettiin hienoja digiagenttikuvituksia ja tämä innosti monia mukaan. Yhtiön tietohallintojohtaja Juha Allonen olihankkeenpäätukija ja kiinnostuneita lähti runsain mitoin mukaan.  

Digiagenttien ryhmässä on mukana monenlaisia työrooleja aluejohtajasta asiakaspalvelijaan ja tiimi kokoontuu joka viikko.

”Lähdimme avoimin mielin kokeilemaan digiagenttimallia, vaikka meillä ei ollut tällaista ikinä ennen tehty kohtaamispaikkojen puuttuessa”, Honkanen sanoo.

Kentän ääni kuuluviin digiagenttien kautta

Yksi ryhmän aktiiveista on Vuosaaren yksikön työnjohtaja Joonas Mansikka, joka liittyi ryhmään ennen kaikkea kiinnostuksesta tietotekniikkaan ja kaikenlaisiin uusiin asioihin.

”Meidän Kotikadun digiagenttien tehtävänä on ennen kaikkea edistää digitaalisten järjestelmien, kuten Teamsin, käyttöä ja jalkautusta entistä laajemmalle organisaatioon. Toimimme myös kentän edustajina ja sitä kautta IT-tiimimme saa tukea ja ideoita eri hankkeiden toteutukseen, ja me saamme myös kentän äänen kuuluviin sinne suuntaan”, Mansikka kommentoi.  

”Halusin olla mukana projektissa, jossa pääsen etulinjasta näkemään, miten tällainen järjestelmä otetaan käyttöön isossa organisaatiossa. Toki halusin myös päästä itse vaikuttamaan siihen, miten järjestelmää käytetään omassa yksikössäni ja laajemmin firmassa. Uteliaisuus teknologiaan vei mukaan, sillä kyllä minussa hieman nörtin vikaa on.”

Sulava ymmärsi kulttuurin

Yksi Kotikadun yrityskulttuurin kehittämisen osa-alueista on luotettujen kumppanien syväosaamisen hyödyntäminen. Sulava oli tiiviisti mukana projektissa ja toi muun muassa kulttuurimuutosasiaa vahvasti agendalle.

”Yhteistyömme toimi loistavasti ja mukana ollut Sulavan konsultti oli paras mitä olen koskaan tavannut. Myös Sulavan erittäin laaja-alainen osaamispooli on hieno juttu. Sieltä saa aina apua nopeasti ja ketterästi”, Honkanen sanoo ja jatkaa: ”Yrityksemme ei ole mikään ultramoderni startup vaan olemme loppujen lopuksi aika perinteinen kiinteistöhuoltofirma. Sulavan konsultti sai nopeasti kiinni yrityskulttuuristamme.”

Kirjoittaja: Juhani Lassila
Julkaistu maaliskuussa 2021

Nopeat faktat
  • Kotikatu otti Sulavan avustuksella Teamsin laajaan käyttöönsä digiagentteja vahvasti hyödyntäen.
  • Dokumenttien ja projektien hallinta, yhteistyön tekeminen ja kokoukset ovat tällä hetkellä keskitetty Teamsiin.
  • Teamsin käyttöönotto on lisännyt huomattavasti ihmisten välistä vuorovaikutusta ja välimatkat ovat kadonneet.
  • Kotikadulle luotiin myös Teams-pelikirja ohjeistamaan käyttöönotossa ja suunniteltiin kattava johdon ja muun henkilöstön koulutusohjelma.
  • Teams-projektin jalkauttamiseen rakennettu yhtiön 25 digiagentin ryhmä toimii nykyisin laajemminkin digiasioiden neuvonantajina työntekijöille ja teknisten ideoiden sparraustiiminä johdon suuntaan.