IT-projekti onnistuu vain, jos se ei ole vain IT-projekti

Kulttuuri syö strategian aamupalaksi – ja IT-projektin lounaaksi.

Näin se käytännössä usein on – uusi uljas IT-projekti voi alkaa ja jopa loppua, mutta saavutetaanko haluttuja tuloksia koskaan, jos kulttuuri ja käyttäytyminen eivät muutu? Tämä huomattiin myös lukuisissa maissa ja eri kielillä operoivassa energiayhtiö Fortumissa, kun Office 365 -käyttöönottoa lähdettiin ensin ajamaan organisaatiossa läpi työvälineet eikä ihmiset edellä.

Lopulta oikea tapa löytyi – ja tulokset ovat sen mukaiset. Yhdessä Sulavan kanssa laadittiin strategia ja toimintatavat, joilla muutos saatiin jalkautettua ja osaamista nostettua.

Matka väline- ja paikkariippumattomaksi organisaatioksi alkaa

Fortum on eurooppalainen energiayhtiö, jolla on noin 20 000 työntekijää yli 40 maassa ja Uniperin kanssa 60 miljardin euron tase. Nämä yhdessä takaavat, että Fortumilla on kokoa, asiantuntemusta ja voimavaroja kasvaa ja viedä energiamurrosta eteenpäin.

Koko selittää myös sitä, että yhtenä Office 365:n lanseerauksen tavoitteena oli mahdollistaa paikka- ja välineriippumaton työskentely sekä samankaltaiset työskentelymallit.

Organisaation koko tarkoittaa käytännössä lukuisia eri kieliä ja maita sekä ennen kaikkea erilaisia johtamis- ja työkulttuureita. Näitä ei aluksi huomioitu järjestelmävetoisessa muutoksessa, vaan esimerkiksi SharePointin, OneDriven ja uuden intranetin osalta keskiössä olivat tekninen migraatio ja datan siirto pilveen. Varsinainen uuden omaksuminen jäi vähemmälle. Ihmisten oletettiin muuttavan työtapojaan uuden työvälinepaketin myötä melkeinpä automaattisesti englanninkielisten opetussessioiden voimin niin Ruotsissa, Suomessa kuin Venäjälläkin.

Vuonna 2020 havahduttiin siihen, ettei pelkkä IT-järjestelmä tai työväline, saatikka IT-projekti, muuta ihmisten käyttäytymistä halutulla tavalla. Tätä tuki statistiikka, joka paljasti uusien työkalujen käytön olevan vähäistä, mikä vaikutti luonnollisesti investoinnin kannattavuuteen. Kaivattiin muutoksen ja ihmisten johtamista.

”Kun aloitimme projektin, kukaan ei ajatellut kulttuuria.”

Vadim Dich, IT-asiantuntija, loppukäyttäjäpalvelut

Korjausliikkeenä uusi ajatusmalli: Pelikirjan avulla muutos käytännön tasolle

Miksi haluamme muutosta? Miten haluamme muuttua? Mitä haluamme muuttaa?

Nämä olivat uudet kysymykset, joiden pohjalta muutosta alettiin ajaa ja johtaa. Käytännön työväline muutoksen johtamiseen oli pelikirja, joka on käytännössä sisäinen ohjeistus ja dokumentaatio moderniin työskentelyyn ja jonka avulla varmistettiin tärkein: jalkautus.

Projektissa lanseerattiin Office Training Portal, tehokas ja hyvin hyödynnetty keskittymä Office 365:een liittyvälle tiedolle kuten pelikirjoille ja nauhoitetuille opetussessioille. Rinnalle pystytettiin hengeltään epävirallisempi Yammer-ryhmä Smart Work 365. Aktiivinen viestintä varmisti, että käyttäjät löysivät relevantit sisällöt: Pelikirja oli O365 Training Portal -sivuston suosituimpia sisältöjä, ja Smart Work 365 on edelleen TOP 10 – suosituimmissa ryhmissä Yammerissa.

Suunnanmuutos työvälinekeskeisyydestä viestintäkeskeisyyteen oli suuri, mutta tarpeellinen. Viestintään valjastettiin paitsi asiantuntijoita, myös Fortumin omia vapaaehtoisia työntekijöitä eri tehtävistä ja maista. Heistä muodostettiin Champions-ryhmä tukemaan loppukäyttäjiä, ja he saivat tähän myös itse räätälöityä tukea.

Kulttuurinmuutos vaatii koulutusta, mutta tuo tuloksia

Sulava valittiin kumppaniksi projektiin, koska Sulavan asiantuntijoiden osaaminen ei rajoittunut työkalujen tekniseen käyttöönottoon, vaan myös strategia ja jalkautus ovat hanskassa.

Sulava valikoitui yhteistyökumppaniksemme, koska pidimme heidän asenteestaan. Pidämme siitä edelleen kahden vuoden yhteistyön jälkeenkin!

Vadim Dich, IT-asiantuntija, loppukäyttäjäpalvelut

Erityisesti keskittyminen kouluttamiseen ja koulutusten uudelleenajattelu olivat tärkeitä tekijöitä, jotta tekeminen muuttuu myös käytännössä.

Koulutusten rakenne:

Koulutukset olivat valtavan suosittuja ja pidettyjä. Yli 3 100 työntekijää rekisteröityi koulutuksiin, ja nauhoitteitakin katsottiin yli 900 kertaa. Keskiarvo koulutusten Net Promoter Scoressa oli yli 80. Net Promoter Score eli NPS on suositteluindeksi, joka kertoo, kuinka todennäköisesti osallistuja suosittelisi koulutuksia muille.

Projektin tavoitteet saavutettiin erinomaisesti:

• Teams DAU (Daily Active Users) + 78 %
• OneDrive DAU + yli 100 %
• Yammer DAU + yli 300 %
• Kokonaisuudessaan kommunikaation määrä ja laatu on parantunut

Muutos on jatkuvaa eli mitä seuraavaksi?

Kehitystä täytyy tapahtua koko ajan. Projekteista siirrytään prosesseihin. Seuraavana kehityskohteena Fortumilla onkin laajentaa O365-mahdollisuuksien käyttöä entisestään ja rohkaista hyödyntämään niitä. Esimerkiksi Teamsin koko potentiaalia ei ole vielä päästetty valloilleen ja määrällisisten mittareiden (esimerkiksi työvälineiden käyttöaste) sijasta halutaan keskittyä laadullisiin seikkoihin: miten välineitä käytetään parhaalla mahdollisella tavalla.

Jotta myös tulevaisuudessa päästään vähintään yhtä erinomaisiin tuloksiin, kulttuuriin ja muutoksen johtamiseen aiotaan kiinnittää huomiota myös jatkossa.

Tärkeintä on pitää matkassa parhaat opit:

• Teknologia on tärkeää, mutta se on väline. Se ei itsessään muuta asioita. Ihmisten ja kulttuurin on muututtava myös.
• Muutosta on johdettava, ja siihen tarvitaan kommunikaatiota ja sitoutumista. Ei ole helppoa saada ihmisten huomiota! Kommunikaatioon tulee käyttää aikaa ja resursseja, jotta muutoksen jalkauttaminen on ylipäätänsä mahdollista.
• Kouluttaminen on tärkeä osa osaamista ja oppimista, ja sitä täytyy ylläpitää jatkuvasti.
• Johdon on sitouduttava – ja osallistuttava. Esimerkiksi Fortumilla oli C-tason sponsori hankkeelle, ja hän osallistui myös Championsien kick-off -tapahtumaan.

Johtamista ei voi ulkoistaa. Organisaatiot voivat hankkia tukipalveluita kuten koulutusta ja viestintää, mutta muutoksen ajurin täytyy olla sisäinen. Asiantuntijana voin tarjota osaamistani ja tukeani koulutusten suunnittelussa ja toteutuksessa sekä muutostoimenpiteissä, mutta organisaation johdon tulee toimia muutoksen johtotähtenä.

Otso Kasanen, kouluttaja & konsultti

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä: