Näin teet tietotyöstä mukavaa ja tuottavaa

Windows 8 ja Windows Server 2012 ovat nyt valmiit. Uudet laitteet tulevat kauppoihin lokakuussa, mutta uudet Windowsit ovat saatavilla sovellusylläpitoon (SA) oikeutetuille asiakkaille, kumppaneille ja IT-ammattilaisille kahden viikon kuluttua. Tämän lisäksi mm. Office, Office 365, SharePoint, Azure, Dynamics-tuotteet ja Windows Phone uudistuvat lähikuukausina täysin. Microsoftin Steve Ballmer totesi kesäkuussa, että uudet tuotteet ovat yksittäin loistavia – yhdessä ne ovat kuitenkin maagisia. Nyt onkin sitten aika tehdä perusteellinen ICT- ja tuottavuusuudistus – ilman suuria ennakkoinvestointeja tai riskejä.

Älä tee kuten ennen tehtiin

Kotimaiset organisaatiot ovat investoineet merkittäviä, joku voisi sanoa jopa käsittämättömiä, summia tietojärjestelmien kehittämiseen ja raudan hankintaan joko omiin tiloihin tai käyttöpalveluna. Useiden eri tutkimusten mukaan samanaikaisesti työn tuottavuus on kuitenkin jopa pudonnut näistä investoinneista huolimatta – tai kenties juuri niiden vuoksi. Tietotyöstä on valitettavasti tullut tehotonta ja stressaavaa työväen teatteria.

Aalto-yliopistossa professorina toimiva Matti Pohjola totesi jo vuonna 2007 seuraavasti:

”Toivoa ei ole kuitenkaan vielä menetetty, sillä tuottavuuden kasvun kolmas vaihe – kasvu toimintatapojen muutoksen kautta – on vielä kokematta sekä meillä Euroopassa että Yhdysvalloissa.” (Pohjola, 2007)

Lisätietoa aiheesta voi lukea vaikkapa EVAn raportista Suuri kuoppa tai ETLAn julkaisusta Työ ja tuotanto muuttuvassa digitaalitaloudessa. Luonnollisesti myös Sulavan viime keväänä tekemä EVAn raportti Suora yhteys on edelleen ajankohtainen, kuten myös tuore kirjamme Tykkäämistalous. Olemme myös kirjoittaneet aiheesta kymmeniä blogikirjoituksia.

Älä maksa liikaa projekteista, ylläpidosta tai raudasta

Me olemme Sulavan perustamisesta lähtien sanoneet, että valmistuotteita ei kannata räätälöidä pilalle. Nyt myös Microsoft sanoo tämän suoraan:

”Use SharePoint as an out-of-box application whenever possible – We designed the new SharePoint UI to be clean, simple and fast and work great out-of-box. We encourage you not to modify it which could add complexity, performance and upgradeability and to focus your energy on working with users and groups to understand how to use SharePoint to improve productivity and collaboration and identifying and promoting best practices in your organization.”

SharePointin sovelluskehitysmalli on muuttunut merkittävästi. Office 365:een kuuluvassa pilviversiossa alkaa olla lähes kaikki perinteisen SharePointin ominaisuudet. SharePoint 2013 on kovin yksinäinen ilman uutta Officea. Office 2013 tehostaa tietotyötä todella merkittävästi. Uusi Windows Azure mahdollistaa uusien palveluiden ja kapasiteetin hankinnan pilvestä ilman turhia kommervenkkejä. Windows 8 ja Windows Phone 8 mullistavat tietotyön. Ja tässä ihan vaan pari esimerkkiä nyt tarjolla olevista mahdollisuuksista.

IT-projektien kustannukset ovat aiemmin muodostuneet jättimäisistä – ja riskialtiista – projekteista sekä käsittämättömän korkeista sovellusten ylläpitomaksuista. Lisäksi palvelinkapasiteetti maksaa edelleenkin, pelkästään yksittäisen palvelimen sähkölaskuun saattaa kulua nelinumeroinen summa euroja vuosittain. Ja useimmilla organisaatioilla on aivan liikaa palvelimia, joko omissa tiloissa tai käyttöpalvelutarjoajalla.

Epäonnistuvat ICT-projektit ovat syöneet organisaatioiden voimavarat ja rahat. Tämän ja teknisten ongelmien summana hankittuja tietojärjestelmiä ei ole koskaan saatu kunnolla käyttöön.

Siirryttäessä vaiheittain uuden aikakauden teknologioihin ja pilvipalveluiden maailmaan kaikista näistä ongelmista ja turhista kuluista on mahdollista päästä eroon. Sosiaalinen teknologia, joukkoistaminen ja pelillistäminen muuttavan tietyön tehokkaaksi ja mielekkääksi.

Uusi aika, uusi malli

Microsoftin teema alkaneelle tilikaudelle on “A New Era. Together.”. Tämä on täyttä totta. Microsoft on uudistunut lähes täydellisesti muutaman viime vuoden aikana. Kumppaneilla on ollut useita vuosia aikaa valmistautua muutokseen. Ja nyt uusien teknologioiden julkaisun myötä asiakkaamme pääsevät vihdoin hyötymään ja nauttimaan modernista tietotekniikasta.

Lähes jokaiseen tarpeeseen on jo olemassa ratkaisu ja sitä tukeva teknologia. Räätälöinnit esimerkiksi SharePointiin ja Officeen voidaan tehdä tehokkaasti. Samat sovellukset toimivat sekä Windows 8-tietokoneissa, tableteissa ja puhelimissa. Työntekijöiden omia laitteita voidaan hallita tehokkaasti. Uudet järjestelmät saa pilvestä käyttöön heti. Taustajärjestelmät päivittyvät jatkuvasti, eivät kolmen vuoden sykleissä. Sosiaalinen teknologia on kiinteä osa kaikissa Microsoftin tuotteissa.

Ilman muutosta organisaatiosi tuhlaa edelleen käsittämättömiä määriä rahaa, aikaa ja energiaa turhiin ICT-hankkeisiin ja –investointeihin. Samanaikaisesti työntekijöiden työtyytyväisyys ja tuottavuus jatkaa laskuaan. Varjo-IT korvaa pala palalta työpaikan viralliset järjestelmät – ja valitettavasti usein samalla tietoturva ja tietosuoja romuttuvat täysin ja työkulttuuri sirpaloituu. Kilpailijat menevät tehokkuudessa ohi oikealta ja vasemmalta. Kuulostaa kovalta tekstiltä, mutta valitettavasti tämä on täyttä faktaa.

Uudet toimintamallit mahdollistavat tehokkaamman tietotyön lisäksi mm. läsnätyön ja omien työvälineiden hyödyntämisen tietotyössä. Tällaiset asiat ovat tärkeitä, tai oikeastaan jopa välttämättömiä. Suurin muutos tapahtuu kuitenkin työkulttuurissa ja toimintatavoissa. Kun tietojärjestelmät oikeasti tukevat tietotyötä, ei työntekijöiden aika kulu sähköpostien kanssa painiessa, tietokoneen kanssa tapellessa ja epäselvyyksien selvittämisessä. Sen sijaan ihmiset voivat keskittyä omaan työhönsä ja käyttävät modernia teknologiaa uusien toimintatapojen luomiseen ja organisaatiosi toiminnan jatkuvaan kehittämiseen.

Organisaatioiden johdon pitää nyt tehdä kiinteää yhteistyötä oman tietohallinnon ja kaikkien liiketoimintayksiköiden kanssa. Huonoiksi ja tehottomiksi havaitut työtavat ja työvälineet on aika siirtää vaiheittain romukoppaan. Kuulostaa hurjalta ja kalliilta, mutta tätä se ei todellakaan nykypäivänä ole.

Mitä siis käytännössä kannattaa tehdä?

Turhien ICT-investointien lisäksi kalliiden konsulttiraporttien ja määrittelyprojektien aika on myös ohi. Näin pääset eteenpäin:

1. Kartoita oman organisaatiosi nykytila ja tarpeet – erityisesti tunnista keskeiset ongelmat tietotyössä
2. Laske nykyisen ICT-ympäristösi kustannukset – sekä budjetoidut projektit, että jatkuvat ylläpito- ja palvelinkustannukset
3. Selvitä uusien tuotteiden mahdollisuudet – ja laske niistä aiheutuvat kustannukset (lähes poikkeuksetta kustannukset jäävät jo 0-2 vuoden säteellä alle nykyisten kustannusten!)
4. Tee suunnitelma uusien toimintamallien ja tuotteiden vaiheittaisesta käyttöönotosta – ja aloita käyttöönotot heti. Pilvi on ensisijainen käyttöönottomalli.
5. Unohda ICT-ongelmien kanssa painiminen keskity innovointiin, oman liiketoiminnan kehittämiseen ja uusien työmenetelmien viemiseen työntekijöillesi
6. Nauti tietotyöstä ja menestyksestä

Sulava on perustamisestaan lähtien valmistautunut tähän hetkeen. Luonnollisesti meiltä löytyy valmiit ja tehokkaat toimintamallit ja menetelmät edellä mainittujen asioiden läpiviemiseen. Ja meiltä löytyvät myös välineet tulosten ja onnistumisen mittaamiseen.

Jos kiinnostuit, ota yhteyttä. Tulen ilomielen kertomaan, miten sinun organisaatiosi pääsee hetkessä mukaan uudelle aikakaudelle.

• Järjestelmähallinta
• Laitehallinta
• Microsoft 365 ja Office 365
• Pilvipalvelun käyttöönotto
• Windows