Mikä muuttuu IT-osastolla Office 365:n myötä?

Office 365:n käyttöönotto muuttaa IT-ihmisten maailmaa. Alla Office 365 -siirtymästä havaintoja, jotka toivottavasti auttavat siirtymään valmistautumisessa tai toimivat vertaistukena teille, jotka sen jo ovat kokeneet.

Tekninen siirtymän yllätykset

Tekninen siirtymä on helppo käyttäjienhallinnan ollessa kunnossa. Aina näin ei kuitenkaan ole vaan karu totuus paljastuu, kun yrityksen hakemistosta otetaan listaukset käyttäjistä. Käykin ilmi, että käyttäjälistalla on kolme kertaa enemmän käyttäjiä kuin yrityksessä on työntekijöitä. Salapoliisityötä todellisista käyttäjistä tehdään useamman listauksen perusteella.

Samalla yritetään löytää yhteinen näkemys siitä, keille tunnukset uuteen järjestelmään avataan. Selvitystyötä ei helpota se, että henkilökunta voi osittain koostua vuokratyövoimasta tai se on muulla tavoin henkilöstöhallinnolta näkymättömissä. Selvitystyölle on kuitenkin syytä varata projektissa paljon aikaa, sillä hyvin tehty pohjatyö takaa sujuvan käyttöönoton.

Yhteiset toimintatavat

Käyttöönoton jälkeiseen aikaan kannattaa luoda yhteiset toimintatavat, jotta tieto alkavista ja päättyvistä työsuhteista kulkee osastojen välillä. Pilvipalvelu lisensoidaan käyttäjäkohtaisesti. Toimivalla hallinnalla pystytään säästämään kustannuksia sekä varmistetaan, että työsuhteen päättyessä myös käyttöoikeus päättyy.

Identiteetinhallintaratkaisua automaattisine käyttäjäluonteineen ei välttämättä tarvita, koska jo yhteisellä sopimuksella henkilöstöhallinnon ja tietohallinnon välillä päästään pitkälle. Yhteisen toimintatavan tukena voidaan hyödyntää esim. Sharepoint-lomakkeita ja työnkulkuja. Aina koko toimintaa ei tarvitse automatisoida vaan riittää, että seurataan prosessin läpimenoa.

Hakemistopalvelun merkitys kasvaa.

Jos yrityksessä ei ole aikaisemmin hyödynnetty Active Directorya muuhun kuin koneille kirjautumiseen, joudutaan käyttäjätietoja yleensä muokkaamaan ja rikastamaan. Mikäli käyttöön otetaan kertakirjautumisen mahdollistava ADFS-palvelu, tulee hakemiston toiminnasta Office 365 -palveluiden kannalta kriittinen komponentti.

Kriittinen palvelu vaatii erilaista ylläpitoa ja päivystystä, jos Office 365:sen toiminta halutaan taata. Vaihtoehtona on myös salasanojen vieminen pilveen, jolloin hakemiston ei tarvitse olla jatkuvasti käytettävissä.

Mobiililaitteet

Mobiililaitteiden puolella muutos on pääsääntöisesti positiivinen. Office 365 -tuki rakennetaan puhelimen käyttöjärjestelmään mukaan ja vastuu ohjelmistopäivityksistä siirtyy puhelimen valmistajalle. Puhelimen tietoturva-asetuksia voidaan hallita palvelun avulla. Käyttöönotto puhelimessa on niin yksinkertaista, että se onnistuu loppukäyttäjältäkin.

IT:n rooli

Muutos IT:n roolissa on myös iso asia. Perinteiset rutiinit eli päivitykset, varmistukset ja palvelinten huoltaminen vähenevät. Tilalle tulee palvelun päivityksistä tiedottamista ja ongelmatilanteiden raportoimista tiketeillä. Lisäksi IT ideoi liiketoiminnan kanssa kuinka palvelua voitaisiin vielä paremmin hyödyntää.

Häiriöiden sattuessa korjaustoimet tehdään muualla kuin IT-osastolla. Tämän ymmärtämiseen kuluu organisaatiossa oma aikansa. Osa muutokseen liittyvistä haasteista on yrityskohtaisia, suurin osa toistuu projektista toiseen.

• Pilvipalvelun käyttöönotto