Uusi intranet toiveena, mistä lähteä liikkeelle?

Vanha intranet on tympinyt jo vuosia. Siitä on tullut työyhteisön sisäinen vitsi, josta kukaan ei viitsi puhua tuhahdusta kauempaa. ”Ai se kaatopaikka? Eihän sieltä löydä mitään!”

Kun intranet on aika uudistaa, lähdetään usein kiipeämään tietynlaisia askelmia pitkin tavoitteeseen. Ensin päätös uudistamisesta täytyy saada läpi johtoryhmässä. Kun se saadaan nuijittua, todetaan aikataulu tiukaksi. Johtoryhmä määrittelee intran uudistuksesta vastaavaan ydinryhmään usein viestinnän, IT-osaston, HR:n ja liiketoimintalinjojen edustajat.

Ydintiimi kokoontuu projektiryhmän tapaamisiin ja pohtii kiivaasti, mitä uuteen intranetiin halutaan. Iina IT:stä tykkää insinöörimäisistä luettelonäkymistä, Ville viestinnästä puhuu visuaalisemman lähestymistavan puolesta. Henkilöstöosaston Henri haluaa säilyttää nykyisestä intranetistä ainakin rakenteen, joka noudattaa hyvin organisaatiouudistuksessa määriteltyjä osastojakoja. Tuomaksen mielestä koko intranet on turha nykypäivänä.

Mielipiteiden kakofoniasta kovaäänisimmät voittavat, ja ne kirjataan määrittelydokumenttiin. Kommenttikierrosten jälkeen dokumentti lähetetään potentiaalisille kumppaneille ja jäädään odottamaan vastauksia. Sitten vertaillaan saapuneita tarjouksia ja valitaan sopivin kumppani toteuttamaan intraa.

Kumppanin kanssa pidetään tapaamisia, piirrellään rautalankoja ja tehdään päätöksiä. Deadline kolkuttelee jo ponnekkaasti, konsepti lyödään kansiin. Uusi intra rakentuu ja sen edistymistä on mukava seurata. Villeä harmittaa tosin se, että vanhan intran monet ongelmat tuntuvat siirtyvän uuteen ympäristöön. Tulimmeko pukeneeksi entisen keisarin vain uusin intravaatteisiin?

Kun uusi intra on valmis, projektiryhmä huoahtaa – onpahan tehty. Toisaalta vasta tässä vaiheessa projektiryhmä huomaa asioita, jotka olisi pitänyt huomioida heti alussa. Kiireen keskellä ei ehditty pysähtyä miettimään, eikä osaamista uudesta alustastakaan ollut riittävästi. Kunpa projektiryhmä olisi ehtinyt valaa perustukset kuntoon ennen rakentamisvaiheeseen ryhtymistä!

Mitä nyt oikeastaan ollaan rakentamassa?

Yksi intra-projektien kraatterimaisista sudenkuopista on se, että hommaan lähdetään liian innokkaasti. Innokkuus on hyvä, kun se tarkoittaa sitä, että projektiryhmä on motivoitunut ja aktiivinen ja työskentelee hyvässä yhteishengessä.

Mutta innokas voi olla myös hätäinen. Kun mainitsen sanan ”lenkille”, koirani Hektor ryntää eteisen poikki ja puskee tieltään kengät, ovet ja polvilumpiot. Hektorilta jäi huomaamatta, että en ollut vielä laittanut edes lenkkareita jalkaan. Se joutuu jäämään odottelemaan kirsu kiinni ulko-oveen, kun lähden etsimään avaimia. Ja sammuttamaan kahvinkeittimen. Ja vastaamaan vielä yhteen puheluun. Ja…

Projektiryhmän kohdalla hätäisyys voi johtaa siihen, ettei muisteta miettiä, mitä nyt oikeastaan ollaan rakentamassa ja kenelle. Kuka intraa käyttää ja miten? Mitä erilaiset käyttäjät intrasta etsivät? Minkälaisia sisältöjä intrassa on ja mikä toisaalta ei kuulu intraan? Miten moderni SharePoint taipuu toiveisiimme – ja toisaalta, kannattaako sitä niihin taivuttaa? Löytyisikö uudesta ympäristöstä ratkaisuja, joita emme edes tienneet haluavamme?

Jos yllä olevia asioita ei mietitä alussa, lopputulos on tällöin vain varjo siitä potentiaalista, johon toimivan intran voisi valjastaa. Tämä heijastuu ajan myötä työntekijöiden päivittäiseen arkeen ja syö aikaa ja resursseja. Ja taas tuhahdellaan.

Jokainen intranet-projekti on omanlaisensa, mutta niissä on myös paljon yhtäläisyyksiä. Pyörää ei kannata keksiä uudestaan joka kerta kun matkanteko hidastuu, vaan hyödyntää olemassa olevia fillareita ja sähköpotkulautoja. Niillä saa etumatkaa kilpailijoihin – ja sitä paitsi matkasta tulee paljon hauskempi.

Meillä on tähän intra-tuskaan ratkaisu jota suosittelemme kaikille intran uudistamista harkitseville! Takaamme, että säästätte paljon aikaa, rahaa ja hermoja tämä avulla, kun tiedätte mitä olette tekemässä, miksi ja miten.

Tutustu tarkemmin Sulavan intranet- ja ekstranetpalveluihin täältä.