Unelmana tuottava tietotyö

Olemme Sulavan perustamisesta lähtien kertoneet, että kaikki tarvittavat tietotyön tuottavuuteen tarvittavat välineet saa nyt ja tulevaisuudessa pilvestä. Ja vain pilvestä, joko kokonaan tai hybridi-mallin avulla. Microsoftin pilvipalvelut ovat Sulavan historian aikana kehittyneet uskomattomalla vauhdilla. Pelkästään Office 365:n tiekartta on uskomatonta luettavaa sekä jo tulleiden että tulevien ominaisuuksien osalta. Azureen taas tulee uusia ominaisuuksia sellaista vauhtia, että niiden kanssa jopa meillä riittää päivittäin uutta opittavaa. Tuottava tietotyö ei siis todellakaan ole enää teknologiasta kiinni, mutta mistä sitten kiikastaa?

ICT ei ole Suomessa lunastunut odotutuksia

Tivia ry:n vuosittaisen IT-barometrin mukaan tietotekniikan kehittäminen on Suomessa alamaissa. Vuonna 2009 IT:tä kehitettiin strategisena voimavarana 77% vastaajaorganisaatioista. Vuonna 2013 tämä prosenttiosuus oli vain 59%. Kehityssuunta on uskomaton ja surullinen – varsinkin kun verrataan ICT:n kustannuksia. Samaisen barometrin mukaan IT-kustannusten osuus vastaajaorganisaatioiden liikevaihdosta oli vuonna 2009 4,46% ja vuonna 2013 5,61%. Vuonna 2009 76% oli sitä mieltä, että ICT-hankinnoille on asetettu mitattavat tavoitteet. Vuonna 2013 vastaajista enää 56% oli tätä mieltä.

Yllä oleva kuva kertoo pelottavan yksinkertaisesti, miksi ICT ei ole muodostunut monessakaan organisaatiossa todellista lisäarvoa tuottavaksi strategiseksi voimavaraksi. Joka ainoalla vastaajaorganisaatiolla tulee olla näille asioille selkeä strategia.

Kaikki muutkin tuoreet kotimaiset tutkimukset kertovat samaa karua kieltään. ICT-alaa ei enää pidetä nuorten keskuudessa kovinkaan houkuttelevana. Työpaikoilla tietohallinto nähdään vanhanaikaisena ja hitaana dinosauruksena. ICT-projektit epäonnistuvat suurella todennäköisyydellä. Tuottavuus ei parane ja työpaikan tietojärjestelmät eivät palvele käyttäjiään. Toisaalta saamme samanaikaisesti jatkuvasti lukea miten maailma on muuttunut ja muuttuu jatkuvasti – ja nimenomaan teknologia on sekä muutoksen syy, seuraus, sydän ja veturi.

 

Miksi tuottavuutta ei sitten synny?

Me Sulavassa teemme esimerkiksi Office 365- ja Azure-esikartoituksia muutamien päivien työllä. Jo tällä työllä syntyy perusstrategia pilvipalveluiden hyödyntämiselle sekä nippu vastauksia muihin tietotyön tehostamiseen liittyviin kysymyksiin. Näitä esikartoituksia meillä alkaa olla takana satakunta ja lähes jokainen on myös johtanut siirtymään Microsoftin pilvipalveluiden hyödyntämiseen.

Pilvisiirtymä onkin lähes pakollinen ensimmäinen askel. Jos tietohallintoa ja palveluita tuotetaan ja hankitaan vanhalla mallilla, ei ICT pysty vastaamaan liiketoiminnan tarpeisiin – eikä varsinkaan tuottamaan proaktiivisesti uusia palveluita koko organisaation käyttöön. Puhumattakaan siitä, että ICT olisi keskeisessä roolissa innovoimassa, kehittämässä ja myllertämässä toimintaa aivan uudenlaiseksi.

Kun pilveen on siirrytty, aletaan työtä tehdä entistä useammin ajasta ja paikasta riippumatta. Työvälineeksi ovat perinteisten pöytäkoneiden sijaan tulleet kannettavat, tabletit, matkapuhelimet ja erilaiset juuri tiettyyn (kenttä)työhön tarkoitetut laitteet. Pikkuhiljaa IoT liittää kaikki mahdolliset laitteet verkkoon ja osaksi työprosesseja. Liikkuva henkilöstö pystyy nyt kannettavien laitteiden avulla ensimmäistä kertaa kommunikoimaan yrityksen muun henkilöstön kanssa sähköisesti. Tapamme tehdä työtä on siis muuttunut radikaalisti – ja toisaalta muistuttaa entistä enemmän tapaamme hyödyntää tietotekniikkaa vapaa-ajalla.

Todellinen muutos edellyttää kuitenkin sitä, että esimerkiksi johtamis- ja viestintämallien, työtapojen, tottumusten ja toimitilojen tulee johtaa muutosta. Ja luonnollisesti erityisesti ICT:n pitää jatkuvasti tukea liiketoimintaa sekä sen lisäksi toimia katalyyttinä liiketoiminnan kehittymiselle ja uudistumille.

Jos organisaatio vain yrittää sinnitellä muutoksen perässä tai pahimmillaan pyrkiä viivyttämään sitä on olemassa kaksi vaihtoehtoa – erittäin nopea muutos itse hallitusti tehtynä tai hieman hitaampi, mutta sitäkin fataalimpi, muutos ulkopuolisten voimien pakottamana. Kun taas työntekijät ottavat työpaikan tavasta toimia mallia vapaa-ajalle, ollaan takuuvarmasti onnistuttu.

 

Meidän toimintatapa

Me Sulavassa olemme pyrkineet perustamisestamme lähtien löytämään konkreettisia ratkaisuita konkreettisiin ongelmiin. Yksi uusista keskeisistä välineistämme on ”Meidän toimintatapamme”-konseptimme, jossa organisaatiokulttuuria kehitetään pala palalta vastaamaan nykyajan tarpeita. Meidän toimintatavassa teknologia, sen organisaatiokohtainen hyödyntäminen ja jatkuva kehitys muodostavat saumattoman kokonaisuuden.

Tuloksia voidaan mitata erilaisin mittareiden ja mittaustulosten perusteella taas jatkuvasti kehitetään toimintaa organisaation siilojen ylitse ja niitä jatkuvasti poistaen. Ensin laitetaan perusteet kuntoon, alla muutamia esimerkkejä tietotyön perinteisistä pullonkauloista– jokaisessa organisaatiossa löytyy tehostamisen varaa näiden osalta. Sitten kun perustat ovat kunnossa, voidaan alkaa siirtyä vieläkin suurempaa lisäarvoa tuottavien uudistusten äärelle.

Jokaisen organisaation toimintapa ja kulttuuri on takuuvarmasti ainutlaatuinen. Yhtä takuuvarmasti useat perusasiat ovat tietotyön osalta käytännössä kaikkialla samanlaisia tai vähintään samankaltaisia. Meidän työtapamme tuo asiat esiin ja ne mukautetaan henkilökohtaisesti vastaamaan jokaisen asiakkaidemme tarpeita.

Kehitämme Sulavassa myös sisäistä työtapaamme jatkuvasti. Yksi osa jatkuvaa muutosta on oman toimistomme avaaminen Sulavan asiakkaille. Aloitamme tämän järjestämällä säännöllisesti ”avointen ovien” –hetkiä toimistolla. Tällöin kuka tahansa asiakkaistamme voi tulla kylään juttelemaan, nauttimaan pientä purtavaa, tekemään läsnätyötä toimistollamme tai pitämään sisäisen palaverin Sulavan tiloissa. Näin pyrimme entistä avoimempaan jatkuvaan vuoropuheluun sekä asiakkaidemme kanssa että asiakkaidemme kesken. Monet asiat voidaan tai pitää hoitaa sähköisesti. Kuitenkin me ihmiset tarvitsemme myös kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta, ideointia ja ajatustenvaihtoa.

 

Miten edetä?

Tällä kertaa eteneminen on harvinaisen helppoa,  ota meihin yhteyttä. Tämä on todistetusti erittäin helppo tapa ottaa merkittävän suuri askel kohti tuottavampaa tietotyötä ja kaikille miellyttävää työkulttuuria.