Työntekijäsi ovat onnellisempia pilvessä

Olemme vuosien varrella kirjoittaneet lukuisia kirjoituksia pilvipalveluiden hyödyistä, ml. niiden tuomista kustannussäästöistä, työn tehostumisesta sekä niiden roolista uudenlaisten toimintamallien synnyttämisessä.

Nämä edut ovat kiistattomia ja ne on todistettu kerta toisensa jälkeen lähes kahdessasadassa Sulavan tekemässä käyttöönotossa. Näiden lisäksi pilvipalvelut parantavat todistetusti ja mitatusti työntekijöin viihtymistä ja jaksamista töissä. Edut ja hyödyt eivät jää vain työpaikalle, vaan entistä useammin ne seuraavat työntekijää myös vapaa-ajalle.

 

Työntekijät eivät ole kuormajuhtia!

Matkalaukun ja läppärilaukun kanssa reissaava myyntimies, projektityöntekijä tai johtaja on edelleen valitettavan tuttu näky esimerkiksi lentokentillä. Yleensä laukuista löytyy karmean kokoinen ja näköinen korporaatiokannettava. Sen lisäksi mukana on valitettavan usein nippu papereita, esitteitä, sopimuksia, piirroksia ja ties mitä muuta. Tämän lisäksi matkustajaraukalla on lähes poikkeuksetta mukana oma henkilökohtainen kannettava tai tabletti.

Firman kannettava kun tarvitaan sekopäisten VPN-viritelmien vuoksi, ilman sitä ei pääse työpaikan järjestelmiin. Lisäksi firmakone on kultaakin kalliimpi, koska kaikki tärkeät dokumentit on varastoitu sen syövereihin – ja yleensä vielä kopioitu Windowsin työpöydälle. Tämä on tietysti tappavaa sekä tietoturvan, työryhmätyöskentelyn että työn tehokkuuden kannalta.

Ja suurin kärsijä on juuri itse kuormajuhta. Pilven myötä samat dokumentit taas ovat saatavilla kaikkialta ja matkalle riittää lähes poikkeuksetta välineeksi se oma lempilaite, oli se sitten Surface Pro 3, Macbook Air, iPad, ultrabook-PC tai jotain ihan muuta.

Entistä useammin perusesitykset ja muistiinpanot hoituvat pelkällä älypuhelimellakin. Ja kun siirrytään pilveen, voidaan dinosaurusmaisista, kalliista ja vihatuista korporaatiokannettavista vihdoin luopua – ja hankkia tilalle mukavat, halvemmat ja tehokkaammat työvälineet.

Samalla myös päästään puhelimien osalta malliin, jossa lähes jokainen voi käyttää samaa puhelinta sekä työ- että vapaa-ajalla. Aivan liian monelta löytyy edelleen tänä päivänä kaksi älypuhelinta. Nykyään tähänkään ei olisi useimmiten mitään tarvetta tai järkiperustetta.

 

Asiat tulee voida hoitaa koska tahansa ja mistä tahansa

Työn luonne on muuttunut ja tulee muuttumaan jatkuvasti. Erityisesti toimistotyötä tekevät ovat siirtyneet ja siirtymässä malliin, jossa työtä ei automaattisesti ja aina tehdä vain toimistolta virka-aikana. Meillä kaikilla on käytössä useita eri päätelaitteita, itse esimerkiksi käytän tietotyöhön älypuhelinta, Surface Pro 3:a, Surface 2:sta sekä muutamaa eri-ikäistä ja erilaista läppäriä. Välillä töitä tulee myös tehtyä esimerkiksi lainakoneella.

Pilvi tuo perustietotyöhön valmiudet päätelaitteesta riippumatta, esimerkiksi Office-paketti toimii PC:ssä, Macissa, kaikissa yleisissä älypuhelimissa ja tableteissa sekä selaimella käytettynä käytännössä missä tahansa laitteet. Pilveen tallennetut dokumentit ovat käytettävissä kaikkialta. Työntekijät eivät enää koskaan joudu jättämään töitä tekemättä sen takia, että työpaikan tarjoama kannettava on työpaikalla ja työntekijä jossain aivan muualla.

Katsokaa muuten huviksenne ihmisiä vaikkapa busseissa, junissa tai ihan vaan katukuvassa. Huomattavasti entistä harvemmalla on nykyään läppärilaukku mukana. Kukaan ei yksinkertaisesti jaksa raahata sitä korporaatiokannettavaa mukaan. Jos ihmiset eivät pääse tiedostoihin ja tietoon käsiksi kaikkialta, työt jäävät tekemättä ja puheet vaikkapa uudesta työkulttuurista, sosiaalisesta tietotyöstä tai etätöistä jäävät todellakin pelkiksi puheiksi.

 

Tiedot talteen, pysyvästi

Tietojen tuhoaminen pakon edessä on meille kaikille pelottavan tuttua.

Sähköpostilaatikko on täynnä ja sähköpostiarkistot ovat pysyvästi korporaatio-PC:n syövereissä (ehkä, kukaan ei tiedä kun niitä on niin vaikea katsoa). Levytila on loppu kaikkialta muualta paitsi oman koneen (salaamattomalta ja varmistamattomalta) kiintolevyltä. USB-tikut ovat hukassa, näitä muuten unohtuu uskomaton määrä kaikkialle. Asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa tietoja voidaan jakaa vain sähköpostitse – tai salaa julkisten pilvipalveluiden kautta.

Oman työkannettavan katoaminen tai hajoaminen on se pahin painajainen, joka romuttaa työtehokkuuden päiviksi. Dokumentit pitää tulostaa, jotta ne ovat varmasti luettavissa vaikkapa työmatkalla tai viikonloppuna kotona. Tiedot ovat verkkolevyillä ja muissa omituisissa paikoissa, mistä niitä ei löydy ja niihin ei pääse (helposti) työpaikan ulkopuolelta käsiksi. Kollegoiden kanssa kommunikointiin sähköposti on edelleen se paras sähköinen väline.

Tämä kaikki on katastrofaalista työntekijän jaksamisen, työmotivaation ja tehokkuuden kannalta. Samoin tämä on esimerkiksi tietoturvan ja erilaisten complience-vaatimusten kannalta sietämätön tilanne. Fiksusti pilveen siirryttäessä nämä ongelmat ratkeavat lähes itsestään.

 

Palveluita sekä töihin että vapaa-ajalle

Työntekijän jaksamisen kannalta tärkeimmät Microsoftin palvelut ovat saatavilla vain pilvestä – ja nämä palvelut eivät ole koskaan edes tulossa paikallisiin versioihin. Esimerkkeinä vaikkapa Yammer sosiaaliseen viestintään, OneDrive for Business henkilökohtaisten tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen, Office-työkalut käyttöön kaikille päätelaitteille, jättimäiset postilaatikot ja rajoittamaton arkisto sekä Delve tiedon löytämiseen.

Lisäksi työpaikan siirryttyä pilveen työntekijät saavat useita palveluita ja tuotteita käyttöön myös vapaa-ajalle. Esimerkkinä vaikkapa käyttöoikeuden Officeen viidelle laitteelle, mukaan lukien kotitietokone, tabletit ja puhelimet sekä jatkossa rajattoman henkilökohtaisen tallennustilan Onedriveen. Näitäkään etuja pilvetön työpaikka ei pysty tarjoamaan.

Jos työpaikkasi ei mene pilveen, työntekijäsi menevät joka tapauksessa. Tai sitten he vaihtavat työpaikkaa. Entistä useampi osaa jo kysyä työhaastattelussa, että millaiset välineet tietotyöhön on tarjolla.