Tietotyötä voi aidosti kehittää vain mitattujen tulosten perusteella

Viimeistään nyt vuonna 2014 kaikille lienee selvää, että tietotyön tulevaisuus on pilvessä. Perinteinen intranet ei riitä mihinkään, vaan (tieto)työtä tehdään ajasta ja paikasta riippumatta erilaisilla päätelaitteilla ja moni asia hoituukin parhaiten mobiililaitteilla. Pilvipalvelut tuovat kiistattomia kustannussäästöjä ja ne kehittyvät ja päivittyvät jatkuvasti.

Suomessa investoidaan vuosittain satoja ja satoja miljoonia tietotyön välineiden kehittämiseen. Tähän asti investointien tulosten mittaaminen on ollut mahdotonta. Perinteinen sanonta ”Sitä saat, mitä mittaat” pätee edelleen – joten ei ole suurikaan yllätys, etteivät investoinnit ole oikeastaan koskaan tuottaneet todellista kilpailuetuja. Tämän ongelman ratkaisemiseksi olemme kehittäneet Sulava Action Engine (SAE) –nimistä tuotettamme jo parin vuoden ajan. Tuote on ollut pilottikäytössä tuhansilla käyttäjillä ja tulokset ovat erittäin positiivisia – ja konkreettisia. Mutta mistä tässä oikein on kysymys?

 

Näkyvyys omaan työskentelyyn

Jokaisella työpaikalla on loputon määrä erilaisia ohjeita, prosesseja, toimintamalleja sekä muita kirjoitettuja ja kirjoittamattomia sääntöjä. Jokainen meistä tekee kuitenkin työtään omalla tavallaan. Jo yksistään tästä syystä on erittäin olennaista, että jokainen näkee, miten tehokasta oma tietotyö aidosti on.

Jokainen meistä voi aina tehdä asioita paremmin. Alla näkyy esimerkkejä omista kehityskohteistani – olen mm. edelleen lähettänyt jonkin verran sisäisiä sähköposteja joissa on liitetiedostoja sekä lähettänyt maileja laajalla sisäisellä vastaanottajajoukolla. Saan kuitenkin myös kiitosta esimerkiksi ajanhallinnasta, Lyncin hyödyntämisestä ja tiedostojen tallentamisesta sekä jakamisesta SharePointin kautta.

Oman työn suhteuttaminen muihin kannustaa useimpia meistä toimimaan paremmin. Arttu varmasti haluaa pitää kärkipaikkansa, itse haluan ensimmäiseksi kavuta top-5:een, Jussi haluaa ohi minusta jne. Jos taas kilpailu henkilöitä vastaan tuntuu organisaation kulttuuriin sopimattomalta, voidaan tuloksia verrata vaikkapa koko organisaation tai oman tiimin/toimipisteen keskiarvoihin.

Mittaus ja tietotyön kehittäminen

Uusien välineiden käyttöönotto on pilviaikakaudella helppoa. Toimintakulttuurin muuttaminen sen sijaan on jopa nykyisellä kuluttajistumisen aikakaudellakin hankalaa ja hidasta. Kun asioita mitataan, nähdään selkeästi missä organisaatio toimii ja missä tarvitaan koulutusta, uusia toimintamalleja ja valistusta. Dokumenttien osalta SAEn avulla SharePointin käyttöä voidaan seurata lukuisilla erilaisilla mittareilla ja tietysti verrata sen käytön kehittymistä vaikkapa siihen, paljonko organisaatiossa kulkee sisäisiä sähköposteja joissa on mukana liitetiedostoja.

Meillä Sulavassa sisäiset tapaamiset hoidetaan pääosin Lyncin välityksellä. Tämän lisäksi palaverit kumppaneidemme kanssa sekä viime aikoina myös asiakaspalaverit ovat alkaneet entistä enemmän siirtyä Lynciin. Luonnollisesti tapaamisia tarvitaan myös kasvokkain, mutta erityisesti sisäisissä palavereissa Lync-kokousten yleistyminen lähes poikkeuksetta parantaa selkeästi tuottavuutta ja viihtyvyyttä sekä laskee kustannuksia. On aivan uskomatonta, että edelleen vuonna 2014 ihmiset kiirehtivät asiakaspalavereista sisäisiin palavereihin tai ajavat 30 – 90 minuuttia autolla sisäisen palaverin vuoksi.

Sisäisten palavereiden lisäksi sähköpostia pidetään yleisesti yhtenä suurimpana kustannustekjiänä ja ”epämotivaattorina” työpaikoilla. Luonnollisesti esimerkiksi Lyncin ja Yammerin käyttöönoton pitäisi laskea selvästi lähetettyjen sähköpostien määrää.

Kustannussäästöt

Kun tietotyötä mitataan, nähdään konkreettisesti miten eri palveluita käytetään. Seuraamalla asioita esimerkiksi tiimi-, toimipiste- ja/tai maatasolla voidaan nähdä, mihin koulutuspanostukset tulee kohdentaa – ja mistä voidaan ottaa mallia. Ylimääräisiin tietojärjestelmähankkeisiin ei tarvitse lähteä, kun tiedetään aidosti miten nykyisiä palveluita käytetään. Toimittajat voidaan laittaa lunastamaan lupauksensa tehokkaammista tietotyön välineistä, sillä uusien välineiden ja toimintatapojen vaikutukset nähdään mittaustuloksissa reaaliajassa.

 

Konkreettiset taloudelliset mittarit

Tietotyön tuottavuudesta on toki hauska puhua ja kirjoittaa. Mutta lopulta tuottavuutta mitataan aina tuloksen ja panoksen suhteella. Investoinnit tietojärjestelmiin ja tietotyön kehittämiseen pitää pystyä muuttamaan konkreettisiksi euroiksi, parantuneeksi henkilöstö- ja asiakastyytyväisyydeksi, uusiksi kaupoiksi ja/tai uudenlaisten toimintamallien ja tuotteiden syntymiseksi. Mittauksen näkökulmasta tämä onnistuu mittaamalla samalla aikajanalla tietotyön käytäntöjen muutosta ja erilaisia muualta saatavia suureita. Alla olevassa esimerkissä on verrattu sisäisiä puhelin- ja matkakuluja sekä Lyncin käytön kehittymistä.

Miten edetä?

Yllä on esitelty vain muutamia sadoista SAE:n mittaus- ja käyttötavoista. Palvelu on pilottivaiheen aikana todistanut kerta toisensa jälkeen olevansa todellinen kultakaivos käyttäjilleen ja heidän työnantajilleen.

Sulavan SAE:n pilottivaihe alkaa lähestyä loppuaan ja siirrymme vielä tämän vuoden aikana laajempaan kaupalliseen jakeluun. Jos kuitenkin haluat vielä etunenässä mukaan uudenajan tapaan kehittää tietotyötä, ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella ja tulemme kertomaan lisää.

• Modernin viestinnän välineet
• Tietotyön ja viestinnän kehittäminen
• Tuottavuus