Tietotyön muutoksen matikkaa: Ihmiset > prosessit > välineet

Monille organisaatioille liiketoimintaprosessien optimointi on luontevinta aloittaa sisäisestä tietotyön optimoinnista. Tämä päivän tietotyö ei kuitenkaan ole enää valkokaulusväen etuoikeus eikä siistiä sisätyötä.

Uuden tietotyön ydintä on organisaatiossa olevan tiedon jakaminen ja saman, yhteisen tiedon hyödyntäminen kaikessa päätöksenteossa ja toiminnassa. Tietoa ei tuoteta keskitetysti, vaan se syntyy ja jalostuu siellä, missä sitä aidosti ja arjessa käsitellään. Tieto liikkuu ihmisten mukana – tai oikeammin sanottuna ja tietoturvallisesti toimittuna – pääsy tietoon liikkuu ihmisten mukana.

”Tässä tietotyön muutoksen yhtälössä ihminen on suurempi kuin prosessi, joka on suurempi kuin välineet.”

Uutta tietotyötä tekevät myös asiakkaiden luona työskentelevät huoltomiehet ja korjaamoiden sinipukuiset osaajat jakamalla ja hyödyntämällä osaamistaan, parhaita käytäntöjä ja mallisuorituksia. Niinpä organisaatiolle arvokasta tietoa eivät ole pelkästään formaalit dokumentit tai numeeriset raportit, vaan myös videot ja osaajien väliset keskustelut keskustelu- ja työskentelyryhmissä, jotka ovat viimeisimpiä tulokkaita viestintäkanavien ja sähköisten tiimityöskentelyvälineiden joukossa.

Välineiden tarjonta on suuri ja uudessa tietotyössä hyödynnetään niistä useita rinnakkain. Tietotyön tekemisen optimoinnista saatavan hyödyn kotiuttaminen ei tapahdu vain välineitä vaihtamalla. Yhteisistä välineistä on toki tehtävä valinnat. Välinevalintoja enemmän tarvitaan kuitenkin päätöksiä tavoista käyttää välineitä ja toimimisesta eri tilanteissa. Tärkeintä muutoksessa ovat ihmiset. On muutettava ihmisten tavat toimia. Vain sitä kautta muutetaan myös prosessit.

Koko organisaation toiminnan leikkaava uusi tietotyö optimoi toimintaa vain silloin, kun yhdessä toimitaan yhteisen ja saman tiedon varassa. Johdetusti ja yhteisen kulttuurin mukaisesti. Tässä tietotyön muutoksen yhtälössä ihminen on suurempi kuin prosessi, joka on suurempi kuin välineet.