Tehokkuutta, yhteenkuuluvuutta ja sitoutumista työhön – paikkariippumattomasti

Koronakevät ei ole malliesimerkki siitä, kuinka työtä voidaan tehdä tehokkaasti paikasta riippumatta. Miksi? Siihen pureuduimme aiemmassa kirjoituksessamme. Tässä kirjoituksessa käsittelemme muutamalla esimerkillä mitä asiantuntijoiden tutkimukset kertovat etätyöstä ja miten käytännössä tekemistä voi ohjata siten, että laadukas etätyö toteutuisi.

Palaverissa – etänä vai kasvokkain?

“In case one wants clear meetings and decisions, online meeting works better than face to face meetings – especially when content is all that matters” (Professor Tom Postmes, 2020)

Oma kokemukseni on aivan samanlainen. Silloin kun palaverissa pitää keskittyä itse asiaan, mikään ei voita Teamsissa käytyä palaveria, jossa puhujalla on puheenvuoro ja puheenvuorot muiden kanssa jaetaan käden noston perusteella.

Harvoin, mutta aina välillä, toki kuuluu kommentti ”Hei, sulla taitaa olla mikrofoni auki, laitatko sen kiinni, kiitos”. Ja tätä Postmes tarkoittaakin: verkossa tapahtuvassa palaverissa on vähemmän taustahälyä, vähemmän häiriötekijöitä ja osallistujat pääsevät keskittymään enemmän itse asiaan, kuin ympäröiviin muihin tekijöihin.

Kasvokkain tapahtuvat tapaamiset ovat hyviä silloin, kun tavoitteena ei ole keskittyä vain käsillä olevan aiheen sisältöön. Ja jos koska, niin työn täyteisenä päivänä Teams-palaverin voittanutta ei ole: koronakeväänä huomasin istuvani päivässä useammassa palaverissa kuin normaalisti päivässä ehtisi läpikäymään kasvokkain tapahtuvia palavereja.

Kannattaakin muistaa aina ennen etäpalavereita muutama simppeli asia:
• Etsi rauhallinen paikka, missä olet palaverin ajan.
• Rauhoita itsesi ennen palaveria.
• Valmistele mahdolliset esitykset ja laitteet kuntoon hyvissä ajoin ennen palaveria.
• Jos et ole rauhallinen, niin ei se palaverikaan ole.

Työpaikan sisäinen sosiaalinen media sitouttaa

” Social media use increases work engagement” (Doctoral researcher, Reetta Oksa)

Sosiaalisella medialla tässä yhteydessä on laaja käsite. Se sisältää kaikki ne alustat, joiden välityksellä työntekijät voivat käydä informaalia keskustelua toistensa kanssa. Täten Teams voidaan luokitella some-työkaluksi.

Oksa tarkoittaa sitä, että pelkän tiedon jakaminen somessa, yksipuolinen keskustelu, ei ole riittävää, vaan tarvitaan vapaita vuoropuheluja kollegojen kanssa. Tämä edistää ihmisten sitoutumista työhön. Vapaat vuoropuhelut voivat olla arkisia asioita, mutta myös työhön liittyvää tiedon ja osaamisen jakamista sekä toisten auttamista, jotka ruokkivat emotionaalista sitoutumista muihin ja identifioitumista työpaikkaan.

Itse asiassa, työnantajien kannattaa jopa rohkaista ihmisiä toimimaan näin, koska Postmesin mukaan identifioituminen yritykseen on omiaan vähentämään työperäistä stressiä.

Vinkkejä:

• Kun olet etänä töissä, käy 1:1 keskusteluja projektissa olevien kanssa, tästä seuraa sosialisoitumista.
• Kun projektipalaverissa on järjestelty asiat kuntoon, kysy onko työtovereilla aikaa jäädä rupattelemaan.
• Palaverien alussa on myös hyvä vaihtaa kuulumisia, jos ei ole aikataulu ihan täysin kellotettu.
• Näistä pienistä asioista seuraa sosialisoitumista, jos sitä muuten ei ole mahdollista saada töiden puolesta.

Molempi parempi

“No man is an Iland, intire of itselfe; every man is a peece of the Continent, a part of the maine;—” (John Donne, Devotions upon Emergent Occasions, 1624)

Paluu konttoreille, pois kotoa, ei ole perusteltavissa sillä, että verkossa tapahtuvat palaverit olisivat tehottomia. Paluu konttorille ei ole perusteltavissa sillä, että verkossa ei voitaisi käydä keskusteluja, jotka lisäävät työn imua, yhteenkuuluvuutta tai sitoutumista työhön.

Toisaalta, koska olemme sosiaalisia olentoja, tarvitsemme myös fyysisempiä kontakteja muihin ihmisiin. Pelkkä kotona yksinään tehtävä työkään ei voi olla hyvästä. Siksi on hyvä ilmestyä sinne työpaikalla, vaikka vain tapaamaan muita.

Jos Sulavilta kysyttäisiin, moni varmasti yhdistäisi työssä molemmat puolet: konttorin ja muun paikan tehdä työtä. Joku meistä preferoisi konttoria, joku laiturin nokkaa, mutta kaikki preferoisivat valinnan vapautta, mahdollisuutta tehdä oma päätös asiasta tulevan työpäivän sisällön pohjalta.

Meitä on moneksi: Toiset haluaa istua konttorilla kaiket päivät ja rupatella kahvipöydissä pitkän tovin. Toiset tahtovat taas päästä työnsyrjään heti kiinni, kun työpaikalle saapuvat. Kahvitunnit vietetään toki, mutta ei jäädä liikaa rupattelemaan. Sitten on myös meitä, jotka haluavat keskittyä täysin työhönsä paikasta tai vallitsevasta olosuhteesta riippumatta. Näiden kaikkien kanssa meidän pitää tulla toimeen ja kannustaa toisiamme meidän valitsemillamme työtavoilla.

Työ tulee kyllä tehdyksi, koska on niin monta tekijää kuin on tapaakin. Jos et luota työntekijään ja päästä häntä tekemään kotiin töitä, miten sitten luottaisit häneen normaalisti toimistolla? Opi luottamaan alaisiisi! Anna vapaat kädet työntekijälle itse työn suhteen, kunhan työ tulee tehdyksi. Olkoon se sitten laiturin nokassa, veneessä, kotona, mummolassa tai naapurissa. Näin siitä työntekijästä tulee firman paras.

Mikään ei ruoki motivaatiotamme yhtä paljon kuin mahdollisuus kohentaa kompetenssia, toimia autonomisesti ja tuntea kuuluvuutta työyhteisöön. Dikotomisuus: konttorille tai kotiin ei ole oikea ratkaisu. Oikea ratkaisu on luottaa siihen, että ihminen osaa tehdä oikean päätöksen siitä, missä tänään työ kannattaa tehdä.

Jos minulta kysytään, polttaisin tuhkaksi koko etätyön käsitteen ja siihen liittyvät mallit. Loisin joustavat tavat tehdä työtä siten, että työnantajalla on yhä keinonsa valvoa, että työ tulee tehtyä ja puuttua väärinkäytöksiin ja työntekijöillä mahdollisuus joustavasti tehdä valintoja työn tekemisen lokaation suhteen.

Kirjoittajat:

Petri Jämsen

Petri toimii asiantuntijana mm. Microsoft Office 365 -opetuksessa ja oppimisessa, kaikissa etäopetukseen liittyvissä haasteissa ja Microsoftin tuotteiden parissa opettajille ja opetushenkilökunnalle. Hänellä on yli 15 vuoden kokemus ”helpdesk”-hommista it-tuen roolissa.

Marko Mikkola

Senior Consultant, ICT & Cyber Security. Marko on toiminut yli 20 vuoden ajan erilaisissa asiantuntija- ja konsultointitehtävissä, vastannut palveluliiketoiminnasta sekä toiminut kouluttajana.