Kuinka monta kertaa työviikkosi aikana turhaudut siihen, että joku tietotyön välineesi ei toimi toivomallasi tavalla tai et yksinkertaisesti pysty tekemään sinulle annettuja tehtäviä sulavasti. Jos kirjaat kuukauden ajan kaikki nuo turhautumishetkesi ylös, saat jonkinlaisen käsityksen siitä, paljonko aikaasi menee hukkaan ja työmotivaatiosi on kenties ottanut takapakkia.
Olemme kirjoittaneet blogeissamme paljon tietotyön tuottavuudesta ja tarjoamme yhtenä palvelunamme tietotyön tuottavuuden mittaamista. Nyt voit kuitenkin suorittaa tässä pikatestin ja selvittää miten asiat sinun kohdallasi ovat.
Vastaa rehellisesti näihin kuuteen kysymykseen ja laske saamasi pisteet. Tulokset näet kyselyn lopussa. Vastausvaihtoehto1 = 1 piste, 2 = 2 pistettä ja 3 = 3 pistettä.
Olet joutunut työpaikkasi sisäisen sähköpostiketjukirjeen jakelulistalle ja postisi täyttyy noista sinulle täysin turhista viesteistä. Mitä teet?
- Vastaat suutuspäissäsi kaikille sähköpostilla, että poistavat sinut jakelulistalta.
- Ahdistut ja poistat turhat postit sähköpostistasi niin kauan kun ketjukirje pyörii.
- Käytät Outlookin Ignore Conversation työkalua, jonka jälkeen kyseisellä otsikolla tulevat sähköpostit siirtyvät automaattisesti sähköpostisi roskakoriin.
Olet tekemässä tärkeää huomista PowerPoint-esitystäsi ja haluaisit että muutama kollega kommentoisi sitä. Mitä teet?
- Lähetät esityksesi sähköpostin liitetiedostona tarpeeksi isolle joukolla ja toivot, että joku ennättää kommentoida kuluvan päivän aikana.
- Lähetät esityksesi sähköpostin linkkinä, jolloin kaikki pääsevät kommentoimaan samaa esitystä ja jäät odotteleman kommenttien tallentumista.
- Katsot pikaviestimesi läsnäolotiedoista paikalla olevat kollegasi. Otat sopivat henkilöt online tapaamiseen, jaat heille esityksen pikaviestimen kautta ja saat palautteen välittömästi.
Olet saanut tehtäväksi järjestää firman pikkujoulut ja haluat kerätä joukon vapaaehtoisia suunnittelemaan illan ohjelmaa. Mitä teet?
- Lähetät kokouskutsun valitsemallesi joukolle ja toivot, että mahdollisimman moni osallistuu. Kokoonnutte kokoustilassa ja alatte miettiä ohjelmaa.
- Lähetät sähköpostilla kyselyn valitsemallesi joukolle ja odottelet illan ohjelman ehdotuksia sähköpostilla.
- Avaat OneNote sivun otsikolla Pikkujoulujen suunnittelu. Julkaiset sen paikassa, johon kaikilla juhlaan kutsuttavilla on pääsy ja lähetät linkin kollegoille OneNoteen pikaviestimen välityksellä. Annat kollegoille viikon aikaa kommentoida ja antaa ehdotuksiaan illanviettopaikasta ja ohjelmasta.
Olet saanut tehtäväksi toimittaa kehitysprojektien statusraportin johtoryhmän kokoukseen. Mitä teet?
- Lähetät sähköpostilla kyselyn kaikille projektipäälliköille ja kokoat heidän vastauksistaan statusraportin.
- Kokoat itse statusraportin projektihallintajärjestelmästänne ja toimitat sen johtoryhmälle.
- Johtoryhmä näkee projektien statuksen reaaliaikaisena julkaisuna, joten en saa koskaan tuollaista toimeksiantoa.
Olet junassa kotimatkalla ja esimiehesi soittaa. Hän tarvitsee välittömästi apuasi tarjouksen valmisteluissa. Mitä teet?
- Hyppäät pois junasta seuraavalla asemalla ja palaat toimistolle auttaaksesi tarjouksen valmistumisessa.
- Kerrot esimiehellesi, että olet 45 minuutin kuluttua kotona, jolloin saat etäyhteyden työpaikkasi verkkoon ja pystyt päivittämään tarjousta.
- Avaat tarjousdokumentin mobiililaitteellasi, teet esimiehesi pyytämät päivitykset, tallennat päivitykset ja jatkat kotimatkaasi mielimusiikkiasi kuunnellen.
Ryhdyt tekemään uutta asiakastarjousta. Miten toimit?
- Kaivat työasemasi kiintolevyltä tai sähköpostista jonkin vanhan tekemäsi tarjouksen, kopioit sen ja tallennat uudella nimellä omalle koneellesi. Sen jälkeen muokkaat sisältöä huolestuneena että siihen ei jää mitään väärää tietoa vanhasta dokumentista.
- Otat käyttöösi yrityksesi valmiin tyhjän logollisen asiakirjamallin ja alat työstämään mahdollisimman houkuttelevaa ja myyvää tarjoustekstiä. Tallennat tarjouksen työpaikkasi verkkoasemalle asiakaskansioon.
- Yritykselläsi on jokaista myytävää tuotetta varten omat tarjousmallipohjat, joita tuotevastaavat ylläpitävät myynnillisten sisältöjen osalta. Mallipohja ohjaa sinua tarjoukseen tarvittavien tietojen tallennuksessa ja kun valitset tarjoukselle asiakkaan nimen asiakasluettelosta, se tallentuu automaattisesti dokumentinhallintajärjestelmäänne oikeaan kohteeseen. Tallennusvaiheessa dokumentti nousee näkyville myös tiiminne yhteiseen työtilaan muille tiedoksi, luettavaksi, tai kommentoitavaksi.
Laske saamasi pisteet yhteen ja tunnistat tietotyösi nykytilan:
6-8 pistettä: Turhaudut todennäköisesti hyvin usein työtehtäviäsi suorittaessa. Olet ehdottomasti avun tarpeessa ja suosittelemme, että järjestämme pikimmiten tapaamisen yrityksenne tietotyömallin kehittämiseksi.
9-17 pistettä: Tietotyön mallia on joiltakin osin jo kehitetty, mutta paljon parannettavaa vielä on. Sparraamme mielellämme yrityksesi tietotyön kehittämisestä vastaavia päivittäisten rutiinien hiomiseksi vielä parempaan suuntaan.
18 pistettä: Nautit suunnattomasti siitä, että työvälineesi ja yrityksesi tietotyömalli on loistavasti suunniteltu. Pääset hoitamaan työtehtäväsi turhautumatta missä vain, milloin vain ja itse valitsemallasi työvälineellä.