Mitä on tietotyöläisen teho?
Fysiikassa teho on tehdyn työn tai käytetyn energian määrä aikayksikössä. Tietotyöläisen teho on yhtälailla tehdyn työn määrä tietyssä ajassa, mutta sillä erolla, että tietotyöläinen pystyy usein itse vaikuttamaan miten paljon energiaa työn tekemiseen kuluu. Tietotyöläisellä tarkoitetaan tässä yleistäen kaikkia, joilla on töiden tekemistä varten osoitettu henkilökohtainen tietokone. Olettaen, että lopputulos on sama, vähemmän energiaa kuluttaneen katsotaan usein hoitaneen työtehtävänsä tehokkaammin, tuottavammin, tai ainakin fiksummin. Helppoa, eikö vain?
Vinkkejä tietotyön tehostamiseen
Seuraavassa vaihteleva lista asioita, joilla taatusti tehostat omaa ja työyhteisösi työtehoa.
Yleisiä vinkkejä
- Keskity yhteen asiaan kerralla.
- Sulje turhat sovellukset työpöydältäsi.
- Asenna verkkoselaimeen lisäosa, joka rajoittaa epämääräistä selailua kohtuullisuuden rajoissa, esim. lisäosia on FocalFilter tai StayFocused. Kymmenen minuuttia Facebookiin klo 8-16 välillä arkipäivinä voi olla aika hyvä lähtökohtainen rajoitus, ja vähentää spontaania Facebookiin ”päätymistä”.
- Opettele uusi näppäinpikakomento silloin tällöin: tehtävien suorittaminen nopeutuu, helpottuu ja hiirikäsi kiittää.
- Jos projektilla, hankkeella, tiimillä, tms. on dokumentteja tai muuta sisältöä sisältävä työtila, pyri lähtemään siitä, että se olisi yrityksen sisällä käyttöoikeuksien puolesta kaikille avoin.
- Tunne itsesi ja työtehtäväsi, mieti missä ja miten saat asioita tehtyä tehokkaimmin, mukavimmin, laadukkaammin. Pyri mahdollisuuksien mukaan löytämään sopiva tasapaino etätyön ja toimistopäivien välillä.
Sähköposti/kalenteri/tehtävälista (Outlook)
- Poista sähköpostiohjelmassa käytöstä uusista viesteistä kertovat kaikkien sovellusten päälle pomppaavat huomautusikkunat ja -äänet.
- Poista puhelimesta saapuvan sähköpostin, Facebook/Twitter/jne.-viestin huomautusääni. Jatkuva puhelimen kilahtelu vie huomiota tärkeämmistä asioista, tai on yksinkertaisesti ärsyttävää.
- Laita sähköpostin vastaanottajiksi (engl. To) vain ne henkilöt, joilta odotat viestiin vastausta.
- Älä laita puolta yritystä viestisi Kopio-kenttään (engl. Cc)
- Määritä Saapuneet-kansion asetuksiin, että viestit, joissa olet vastaanottajakentässä (engl. To), näkyvät eri värillä kuin ne, joissa olet kopiokentässä (engl. Cc).
- Ulkoista asioiden muistaminen
- Lisää kokoukset ja muut tapahtumat Outlookin kalenteriin ja lisätessä mieti tapahtuman muistutukselle sopiva aika huomioiden tapahtumapaikalle tarvittava siirtymäaika. Jos tapahtuma edellyttää valmistautumista, tee tapahtumalle toinen henkilökohtainen varaus ennakkoon.
- Käytä Outlookin tehtävälistaa. Jos saapunut sähköposti edellyttää sinulta jotain, jota en samantien voi tehdä, vetäise sähköposti Outlookin tehtävälistalle ja siirrä viesti pois Saapuneet-kansiosta, esim Arkisto-kansioon. Varmistu, että tehtävälista on näkyvissä Outlookin etusivulla, jotta voit suoraviivaisesti nähdä tehtävälistasi ja merkata tehtäviä tehdyksi.
- Lue yksinkertainen neljän kohdan ohje tehokkaaseen sähköpostin käsittelyyn täältä. Artikkeli sisältää muitakin Outlookin käyttöä tehostavia vinkkejä ja toimintatapoja.
- Järkeistä sähköpostisi käyttöä, mieti olisiko yhteydenottoon tehokkaampi tapa. Jos et ole miljardööri ja sinulla ei ole henkilökohtaista sähköpostiassistenttia, älä lopeta sähköpostin käyttöä täysin. Voit säästää omaa aikaasi, mutta teet muiden työelämän hankalaksi.
- Muista kuitenkin vetää raja johonkin. Sähköpostin lukeminen älupuhelimella WC:ssä voi absoluuttisesti mitattuna lisätä työtehoa, mutta menee jo hieman suorittamisen puolelle.
Palaverit
- Valmistele palaverin sisältö
- Saavu ajoissa paikalle
- Selventäkää alussa lyhyesti palaverin tarkoitus. Kun kaikki tietävät tavoitteen, on helpompi saavuttaa se ja päästä pois tunkkaisesta neuvotteluhuoneesta.
- Tunne tietokoneesi: miten jaat näytön (kloonaaminen vs. näytön jatkaminen), miten saat äänet päälle/pois
- Tee muistiinpanot siihen soveltuvalla sovelluksella, esim. OneNote
- Uskalla kieltäytyä palaverikutsusta, jos sinulla ei ole palaveriin mitään annettavaa tai siitä mitään saatavaa
Pikaviestin (Lync)
- Jos haluat keskittyä, laita tilaksesi ”Varattu”, mutta älä myöskään häpeä käyttää ”Älä häiritse”-tilaa, jos haluat oikeasti keskittyä.
- Jos jollakulla on tilana ”Varattu” tai ”Kokouksessa/Neuvottelupuhelu käynnissä/Esitetään”, on parempi olla lähettämättä pikaviestiä, ellei halua viestilleen kyseenalaista näkyvyyttä vastaanottajan jakaessaan näyttöään kokouksessa.
- Kunnioita mahdollisuuksien mukaan vastaanottajien pikaviestimen tilaa.
- Jos ohjelmoijalla on sovelluskehitystyökalu auki ja kuulokkeet korvilla tai keskittynyt ilme, olkapäälle koputtamisen sijaan lähetä hänelle pikaviesti.
- Jos lähetät pikaviestin, vältä ”moi”-pallottelua. Kerro siis suoraan asiasi ensimmäisessä viestissä, tai jos asia on pitkä, suhtaudu ensimmäiseen viestiin kuin sähköpostin Aihe-kenttään.
- VÄÄRIN: ”Moi…”
- OIKEIN: ”Moi, lisäsin juuri tiimisivustolle uusimman version dokumentista, kommentoisitko ennen puoltapäivää.”
- Kerro pikaviestimen tilapäivityksessä, jos sinulle viestejä lähettävien tulisi tietää jotain oleellista päivästäsi, esim. ”Koko päivän asiakkaalla.”
Puuttuiko listalta oma työntehostusvinkkisi? Kerro se meille!
Jussi Palo
Consulting & Training, Partner
Jussilla on vankka osaaminen Microsoft-tuotteista 20 vuoden ajalta. Hän taitaa erityisen laajasti SharePoint-ratkaisut. Hän on myös syventynyt Office 365- ja Azure -pilvipalveluihin.