Poisoppimisen sietämätön vaikeus

Meillä kaikilla on pinttyneitä tapoja, joista irti pääseminen on ylivoimaisen vaikeaa. Itse saan ani harvoin arkiaamuna syötyä kunnon aamupalan, vaikka tiedän siitä lähtevän hyvän päivän käyntiin.

Samoin töissä meillä tuntuu olevan ylitsepääsemättömiä vaikeuksia muuttaa tapojamme ja tehdä töitä uudella tavalla. Miksi?

Eräässä yrityksessä oli hiljattain pidetty käyttäjäkoulutus Lync-pikaviestintäsovellukseen. Koulutuksessa oli puolentoista tunnin aikana käyty läpi valikoiden valinnat ja asetukset, videoneuvottelun perustaminen ja kalenterivaraukseen kokouslinkin siirtämisen copy-pastella!  (Kalenterivarauksessa näkyvä ”Online Meeting” -painike jäi kuitenkin kouluttamatta koska se sijaitsee koulutuksen ulkopuolella olevassa sovelluksessa). Koulutuksen lopussa eräs osallistujista teki kysymyksen: ”Mihin ja miksi meidän pitäisi tätä käyttää?” Vastaus oli ilmeisen haparoiva.

Mainittakoon että edellisen esimerkin kouluttaja ei ollut koulutuspalveluja tarjoavasta yrityksestä, mutta kuvastaa hyvin sitä kuilua mikä järjestelmän käyttöönoton ja tehokäytön välillä on. Edes perusasioita mihin ja miksi uutta järjestelmää kannattaisi käyttää, ei muisteta kouluttaa. Saatikka että lähdettäisiin liikkeelle toimintatavoista ja prosesseista esimerkiksi niin, että ”Lync on osa viestintää ja organisaatiossamme haluamme ohjata viestintää tähän suuntaan, koska <lisää organisaatiokohtaiset hyvät perustelut>.”

Onko työntekijä työvälinettä varten?

Onko ojankaivuufirmassa työntekijöitä sen vuoksi että heillä on lapioita? Ei, vaan asiakkaat tilaavat ojankaivuuta, johon lapio on oivallinen työväline taitavalle työntekijälle asiakkaan tarpeen täyttämiseksi. Hyvällä lapiolla on taas mukava kaivaa ja sitä kautta palkan eteen tehty työ on kivaa.

En myöskään ymmärrä ajatusta että jonkin sovelluksen käyttö tulisi opetella koska ”meillä on se nyt”. Sen sovelluksen täytyy olla osa organisaation toimintaa ja uuden järjestelmän käyttöönotto merkitsee aina organisaation toimintatapojen muutoksia. Tämä vaatii paitsi kykyä oppia, myös kykyä oppia pois vanhoista tavoista.  Välineet eivät ole itsetarkoitus. Välineiden oikea ja tehokas käyttö oikeaan asiaan sen sijaan on.  Välineet on tehty helpottamaan niitä asioita joita haluamme tehdä. Ei ole järkevää ottaa yhtään uutta välinettä kuormittamaan työntekijöiden kapasiteettia, ellei sen avulla samalla voida luopua jostain vanhoista toimintatavoista. Tehokkaaseen tietotyöhön tarvitaan ennen kaikkea halua muuttaa toimintaa koko organisaatiossa ja luopua joistakin vanhoista tavoista.

Jos esimerkiksi asiantuntijalta aletaan edellyttää artikkeleiden tai blogin tai wikin kirjoittamista, täytyy aika tähän saada jostain tai muuten motivaatio lisätyöhön on nolla. Entä jos blogin kirjoittamisen saisi perusteltua sillä, että asiantuntija saa näin dokumentoitua omaa tietämystään muille käytettäväksi ja sitä kautta välttyy vastaamasta samaan sähköpostikysymykseen yhä uudelleen? Ja kun kaikki muutkin asiantuntijat jakavat tietämyksensä, kaikki oppivat toisien jakamasta tiedosta.

Keppiä vai porkkanaa

Kokonaiselle organisaatiolle vanhoista tavoista poisoppiminen on pitkä prosessi. Itse kannatan enemmän porkkanan tarjoilua kuin kepin heiluttelua. Jokaisen työntekijän yksilönä tulee ymmärtää mitä minä henkilökohtaisesti saavutan ja mitä organisaatiomme saa työtapoja muuttamalla. Ihminen haluaa vastauksen kysymykseen ”Miksi?”  Asioille on tuotava merkitys. Parantamalla kommunikointia ja tavoitettavuutta voimme luoda joustavamman työympäristön. Välineiden lisäksi tarvitsemme yhteisiin toimintatapoihin sitoutuneen henkilöstön ja tehokasta tietotyötä tukevat prosessit.

Tehokkaiksi tavoiksi toimintatapojen muutoksiin on havaittu mm. organisaation eri osista koottujen esitaistelijoiden ryhmä, jotka opetetaan toimimaan yhteisesti sovituilla uusilla toimintatavoilla. Näiden muutosagenttien tehtävä on omalla esimerkillään ja opastuksellaan muokata kollegoidensa työtapoja. He eivät lähetä sähköpostissa liitteitä, ottavat aktiivisesti yhteyttä pikaviestien kautta, jakavat tietoa. He ovat organisaationsa antiankeuttajia.

Pidimme Sulavan ensimmäisen vuoden aikana n. 40 tietotyön kehittämispajaa osana asiakasprojektejamme. Tietotyöpajoissa kokeilemme uudenlaisia tapoja tehdä tietotyötä ja kyseenalaistamme kunkin organisaation vanhoja prosesseja. Työpajojen avulla saimme suurehkon joukon ihmisiä omien organisaatioidensa muutosagenteiksi miettimään vanhoja pinttyneitä tapojaan ja omalta osaltaan viemään tietotyön tehostamista eteenpäin. Vanhoista tavoista poisoppiminen on matka, jolle on uskallettava heittäytyä. Vai haluatko elää tietotyössä edelleen aikaa Nokia 6110 ja matopeli?