Pelikirja muutoksen läpiviennin tukena

Koronavirus muutti maaliskuussa tietotyöpaikat etätyöpaikoiksi yhdessä yössä ja pakotti monet yritykset ja yhteisöt muuttamaan työtapojaan kertaheitolla. Uusien työtapojen omaksuminen ei kuitenkaan tapahdu yhdessä yössä eikä tekninen koulutus yksin riitä siihen, että työ- ja uusien sovellusten käyttötavat olisivat yhtenäisiä.

Uudet työvälineet, ja uusien työtapojen omaksuminen voi aiheuttaa haasteita ja työvälineiden käyttötapoja on monenlaisia – uusi sovellus ei yksin muuta organisaation työtapoja yhtenäisiksi. Se takia organisaatiolla on hyvä olla kirjattuna ja kaikkien saatavilla linjaukset, miten organisaatiossa tehdään töitä ja millä välineillä. Me Sulavalla kutsumme tätä organisaation linjaukset sisältävää opasta pelikirjaksi. Pelikirjaa noudattamalla organisaation tavat toimia yhdessä ovat yhtenäiset, ja tämä lisää tehokkuutta sekä työn mielekkyyttä.

Pahimmillaan uusien työvälineiden (esimerkiksi Teamsin) hallitsematon käyttöönotto voi sekoittaa työyhteisöä ja aiheuttaa kaaosta. Teamsin käyttäminen ja Teamsin käyttäminen hyvin ovat kaksi eri asiaa. Teamsin käyttöönotto ei siis itsessään tarkoita sitä, että esimerkiksi etätyö ja työnteko sujuisi kuin tanssi. Yhteisiä toimintatapoja linjaava pelikirja tukee modernien työvälineiden käyttöä ja käyttöönottoa sekä kertoo työpaikan pelisäännöt. Pelikirja on myös tapa viestiä muutoksesta ja sen hyödyistä lisäten muutosmyönteisyyttä ja vähentäen muutosvastarintaa.

Kollegani Maiju Salonen kävi läpi Teamsin parhaita käytäntöjä omassa blogissaan ja piti aiheesta myös webinaarin. Jos sinua kiinnostaa Teamsin parhaat käyttövinkit, niin blogiin pääset tästä ja webinaaritallenteen voit katsoa täältä.

Miksi pelikirja on niin tärkeä?

Viestin lähettäminen kollegalle sekä tiedoston jakaminen ja tallentaminen ovat asioita, joita voi tehdä monella tavalla ja välineellä ajasta ja paikasta riippumatta. Saman dokumentin voi tallentaa moneen eri paikkaan, mahdollisesti myös eri versioina samalla, kun toinen lähettää ryhmäviestin WhatsAppilla ja toinen taas sähköpostitse. Pahimmillaan yrityksellä voi olla useita eri välineitä ja tapoja sisäiseen viestimiseen. Pelikirja kertoo ja linjaa yrityksen viestintäkäytänteitä sekä antaa neuvoa, mitä välinettä käytetään mihinkin tarkoitukseen ja miksi. Pelikirja muuttaa suositukset yhteisiksi pelisäännöiksi ja toimintamalleiksi.

Miten hyödymme yhteisistä pelisäännöistä?

• Työn laatu paranee organisaation käyttäessä yhteisiä työkaluja yhteisillä pelisäännöillä
• Kaikki tietävät, mistä tiedostot löytyvät ja mihin ne kuuluu tallentaa
• Tiedon etsiminen nopeutuu – tuottavaan työhön jää enemmän aikaa
• Viestintä on läpinäkyvää ja tieto ei siiloudu – organisaation tuottama tieto on kaikkien saatavilla
• Viestintä- ja yhteistyövälineiden roolit sekä käyttötavat selkeytyvät
• Pelikirja kertoo jokaiselle yhteisön jäsenelle mikä muuttuu, miksi ja kuinka organisaatiossa toimitaan jatkossa

Sulava on on toteuttanut pelikirja-projekteja erilaisille ja eri kokoisille yrityksille. Ota yhteyttä, jos kaipaat asiantuntija-apua työ- ja viestintävälineiden roolitukseen tai jalkautukseen!