Muutama haku Bingillä osoittaa, että en ole ensimmäinen, joka arvailee paperittoman toimiston olemassaoloa. Kun paperittomasta toimistosta puhuu vahingossa ääneen, saa osakseen vaivautunutta ja hieman väkinäistä naurahtelua. Terminä paperiton toimisto on auttamatta vanhentunut ja epätrendikäs, kulunut puhki 1990-luvun ATK-nörttikonsulttien hokemana. Halusin kuitenkin tarkastella asiaa vuoden 2012 ICT-nörttinäkökulmasta.
Toimintatavat uusiksi
Paperiton työskentely ei onnistu yksin puuhailemalla, vaan edellyttää yhteisten toimintatapojen ja asiakirjaprosessien muutosta. Paperittomaan ympäristöön sitouttamisessa pätee vanha hokema: mitä isot edellä, sitä pienet perässä. Jos johto ja esimiehet sitoutuvat sähköisiin projekti- ja kokousmenetelmiin, tietotyöläiset seuraavat kyllä perässä. Toimintatapojen muutos kannattaa aloittaa pienessä mittakaavassa, uusimalla vaikkapa viikkopalaverikäytäntöjä, kuukausittaisia seurantakokouksia jne. Eihän ainakaan tulosteta oletusarvoisesti kokousmateriaaleja paperimuodossa, vaan pyritään jakelemaan ne sähköisten välineiden kautta. SharePointin projekti- ja tiimityötilat toimivat tässä käytössä erinomaisesti.
Paperiton toimisto vaatii sähköistä asiointia sekä yrityksen sisällä että sen ulkopuolella. Väitän, että yrityksen oma hallinnollinen asiakirjatuotanto, jakelu ja säilytys on suhteellisen helppo sähköistää, ainakin teknisesti tarkasteltuna. Työläämpiä sen sijaan ovat ulkoiset sidosryhmät ja liittymät kuten esim. hakemukset ja yritysten väliset yhteistyöalustat. Näistä extranet-ratkaisuista ja niihin liittyvistä haasteista voisin kertoa myöhemmin tänä vuonna.
Laitteet käyttöön
Sähköisten sisältöpalvelujen (intra- ja ekstranetit, työryhmätilat) käyttöastetta voidaan nostaa mahdollistamalla käyttö eri päätelaitteilla. En ainakaan usko, että laitteiden määrä vähenee jatkossa. Itse käytän työkannettavani lisäksi puhelinta, iPadia sekä perinteistä keskusyksikkötyyppistä kotitietokonetta. Kaikista pääsen vaivatta samoihin OneNote-muistiinpanoihin muutamalla klikkauksella. Yritysten kannattaisikin mielestäni tukea omien laitteiden käyttöä (ns. byod-ilmiö, bring your own devices) tai jopa antaa työntekijöiden hankkia itse omat työvälineet. Hyvänä suunnannäyttäjänä Atean Free Choice -malli, josta kerrottiin tuoreessa Tietoviikon artikkelissa.
Ympäristö avoimeksi
Paperi on siitä kätevä, että se kulkee kivasti mukana. Jos paperin siis muistaa ottaa mukaan. Ja jos paperista sattuu olemaan viimeisin versio tai ainakin suunnilleen sama versio kuin muilla samassa kokouksessa. Myös sähköisessä ympäristössä tiedon pitää liikkua työntekijän mukana eli pääsy järjestelmiin tulee mahdollistaa myös yritysverkon ulkopuolelta.
Pilvipalvelut, kuten Office 365, ratkaisevat liikkuvuusongelman lähes itsestään. Tiedot ovat turvallisesti tallessa, kaikkien saatavilla, paikasta riippumatta. Jotta ei ihan lähdetä leijumaan, todettakoon että Internet-yhteys pilvipalveluun pitää tietysti olla käytettävissä. SharePoint Workspacen avulla saa asiakirjat offline-käyttöön, jos tietää kohta joutuvansa Internet-yhteydettömään paikkaan.
Paperiton toimisto on siis… faktaa!
Itse uskon sähköiseen ja paperittomaan toimistoon ja olen toteuttanut oman vaikutuspiirini puitteissa paperitonta työskentelyä jo usean vuoden ajan. Siirtyessäni lokakuussa 2011 Sulavaan töihin, elämäni helpottui entisestään. Sain onnekseni unohtaa vaivalloiset levysynkronoinnit sekä monimutkaiset ja vaihtelevasti toimivat etäyhteysratkaisut. Siirryin käyttämään Microsoftin Office 365 ympäristöä. Windows Phone työpuhelimen myötä otin aktiivisempaan käyttöön myös Microsoft LiveID:n ja sen tarjoaman 25Gt SkyDrive-tallennustilan. Tänä vuonna ajattelin hankkia vielä kätevän asiakirjaskannerin, jonka avulla haihdutan mapeissa lojuvat kuitit ja sopimukset sähkönä pilveen.
Ajankohtaisista työasioista voin lukea Sulavan intrasta ja tiedän että muutkin seuraavat aktiivisesti intran tapahtumia. Voin siis luottaa siihen, että omat intraan lisäämäni tiedot saavuttavat työkaverit nopeasti. Jos on kiireellistä asiaa, kilautan kaverille Lync-ohjelmiston avulla. Kokouksissa materiaalien selailu ja muistiinpanojen kirjoittaminen sujuu vaivatta samalta koneelta, josta näytetään PowerPoint esitystä valkokankaalle. Kannattaa tutustua Windows-työpöydän laajentamiseen (Win+P – Extend) ja PowerPointin ”Presenter View” -toimintoon, joka löytyy ”Slide Show” -toimintovalikosta.
Ainakin minulla konttori kulkee aina mukana, ajasta ja paikasta riippumatta. Ilman papereita.
Petri Helin
Consulting & Training
Petrillä on pitkä konsultointi- sekä koulutuskokemus Microsoft-teknologioista ja Microsoft 365 -palveluista. Erityisosaamista Petriltä löytyy mm. identiteetin- ja pääsynhallinnasta Azure AD -ympäristössä sekä M365-palvelujen hallinnasta ja automatisoinnista PowerShellillä.