Outlook Workspace – työpisteiden varausjärjestelmä

Moderni työ

Avainsanat:

Tiesitkö, että Outlookiin on saatavilla työpisteiden varausjärjestelmä? Varaa työpiste toimistolta kätevästi Outlook Workspacen avulla!

Koronan syystä, tai jopa ansiosta, yleistynyt etätyö on tehostanut työtä ja saanut työnantajat vähentämään toimistotiloja ja sen myötä säästämään kustannuksissa. Toimistotilojen vähentyessä moni yritys onkin siirtynyt luomaan erilaisia työpisteiden varausjärjestelmiä. Onko teidän työpaikalla mietitty toimiston työpisteiden varausjärjestelmää? Outlookin Workspace -ominaisuus tarjoaa tämän mahdollisuuden vieläpä ilmaiseksi.

Outlook Workspace on varausjärjestelmä, joka konfiguroidaan käyttöön Exchange PowerShellin avulla. Työpisteet voidaan määrittää joko alueiksi tai yksittäisiksi työpisteiksi riippuen yrityksen tahtotilasta. Tapa, jolla varaat työtilan, on hyvin samanlainen kuin neuvotteluhuoneen varaaminen Outlookissa. Samat säännöt, joita voidaan soveltaa kokoushuoneeseen, voivat koskea myös työtilaa.

Työtiloihin on mahdollista konfiguroida:

  • vähimmäis- ja enimmäisvarausaika
  • kuka / ketkä saavat varata työtilan
  • mikä on työtilan kapasiteetti
  • missä työtila sijaitsee
  • työtilan pohjakartan

Työtilojen konfigurointiin käytetään Exchange PowerShellin komentoja, joista hyvinkin pitkälle pääsee komennoilla Set-Place sekä Set CalendarProcessing.

Miten Outlook Workspacen työtilat eroaa Outlookin kokoushuoneista?

Suurin ero työtiloihin on, että niillä on kapasiteetti ja vähimmäisvarausaikavaatimus. Työtiloja voi varata sen henkilömäärän mukaan, jolle kapasiteetti on asetettu. Kapasiteetti viittaa työtilan kokonaiskapasiteettiin. Jos työtilassa on esimerkiksi kymmenen pöytää, mutta se on jo varattu 50 %:iin, vain viisi henkilöä voi varata kyseisen työtilan tietylle ajanjaksolle. Yhdestoista henkilö näkee työtilan täyteen varattuna, ja mikäli hän yrittää varata tilan, saa hän automaattisen hylkäämisen Outlookilta. Työtilaksi voidaan myös määritellä tietty työpiste, jonka työntekijä varaa itselleen.

Miten käyttäjät varaavat työtilan Outlookista?

Käyttäjät voivat varata työtilan Outlookin kautta (Outlook for Windows, Outlook for iOS ja Android, Outlook on the web ja Outlook for Mac). Varaaminen onnistuu niin mobiililaitteella, Outlookin selainversiolla sekä työpöytäsovelluksella.

Työtilan varausnäkymä

Voit myös kätevästi seurata Outlookin kalenterista ketkä kollegoistasi ovat varanneet työtilan toimistolta.

Voit myös seurata käyttöastetta

Työpisteiden käyttöasteesta saa kätevästi myös esimerkiksi Power BI -raportin Graph Apin JSON-muotoisesta datasta. Dataa voit hyödyntää esimerkiksi työpisteiden määrän optimointiin ja pystyt seuraamaan, miten paljon työtä tehdään toimistolta käsin vs. etänä.