Ota Teamsin hallinta haltuun: käytännöt, prosessit ja teknologia

Microsoft Teamsin käyttö työympäristönä on räjähtänyt monissa organisaatioissa. Hyvä niin. Samalla valveutuneet IT-ihmiset ovat tuskailleet, kun Teams-ympäristö tuntuu leviävän ja pelkäävät sen luisuvan hallitsemattomaan suuntaan. Teams tarjoaakin loppukäyttäjille paljon heitä houkuttelevia palveluita, mutta ympäristönä Teams voi varsinkin suuremmissa ympäristöissä ajautua kohti kaaosta ellei siihen liittyviä hallintatapoja sovita ajoissa.

Teamsin hallinta on yhdistelmä teknologian tuomia mahdollisuuksia ja sovittuja käytäntöjä. Kuten aina, teknologia voi tukea oikeanlaisten käytäntöjen toteuttamista, mutta ilman sovittuja pelisääntöjä käytäntöjä ei voida toteuttaa. Tästä syystä Teamsin hallintamallia suunniteltaessa tuleekin aina lähteä liikkeelle siitä, kuinka asioiden haluttaisiin olevan eikä siitä, mihin asentoon tietyt asetukset ympäristössä halutaan asettaa.

Teams-käytännöt tarkoittavat yhdessä sovittuja sääntöjä: kuinka asioiden halutaan olevan ja kuinka yhteisiä pelisääntöjä noudatetaan. Jotkut käyttävät tässä kohtaa myös sanaa ”prosessi”, jota ei saa mieltää kirosanaksi. Koska Teams rakentuu Microsoft 365-ympäristön päälle ja siinä on lukuisia riippuvuuksia alustaan, on aina hyvä, jos Microsoft 365-ympäristölle on kokonaisuudessaan laadittu hallintamalli, joka pystyy antamaan pohjan Teams-palvelun hallintamallille. Tilanne on vähän sama kuin perinteisissä ympäristöissä oli SharePoint-hallinnan kanssa: vaikka koko muulle infralle oli hyvä ja toimiva hallintamalli vastuineen, oli paikallinen SharePoint ympäristö joissakin tapauksissa niin monitahoisesti hyödynnetty, että se vaati oman hallintamallinsa omine erityispiirteineen. Näin on myös Microsoft 365-alustan varaan tukeutuvassa Teams-palvelussa.

Selkeät vastuunjaot ja prosessit hallintaan

Alustan osalta en voi olla korostamatta vastuita ja prosesseja. Jotta Microsoft 365-alusta pysyisi hallittuna, tulee sopia kuka alustassa vastaa mistäkin asiasta. Hallinnan toteutuksen voi ulkoistaa, mutta vastuuta ei. Tämän vuoksi kaikille alustan osa-alueille tulee löytää vastuuhenkilö organisaation sisältä, joka tietää ja tuntee vastuulleen kuuluvien palveluiden mahdollisuudet ja heikkoudet. Palveluvastaavan ei tarvitse olla kaikkein teknisin ihminen, mutta lievä teknologian tuntemus on hyvästä. Tyypillisesti alusta jaetaan 5-8 osa-alueeseen, joille kullekin nimetään vastuuhenkilö. Sama henkilö voi useissa tapauksissa vastata useammastakin alueesta.

Teams, kuten muukin pilviympäristö, muuttuu jatkuvasti. Teams-työasemasovellus päivittyy kahden viikon välein. Usein muutokset ovat pieniä, mutta silloin tällöin muutokset voivat vaatia käyttäjätiedotusta tai päätöksiä uusien ominaisuuksien hyödyntämisestä ja niihin liittyvistä organisaatiota koskevista asetuksista. Tätä varten on tärkeä sopia kuinka tulevista muutoksista pysytään ajan tasalla ja käyttäjiä voidaan tiedottaa ennakolta eikä pari päivää jälkikäteen. Muutosten saaminen käyttäjille käytäntöön vaatii yhteispeliä IT:n ja hyödyntämisestä vastaavan tahon välillä.  Osana hyödyntämistä ja hyötyjen ulosmittaamista pitää rakentaa myös malli, jossa käyttäjät hyödyntävät kehittyvää ympäristöä ja tietävät mitä ja miten siellä kannattaa toimia.

Myös Teamsissä käytettävissä olevat sovellukset elävät koko ajan. Nämä vaativat myös omalta osaltaan seurantaa mitä sovelluksia halutaan omassa organisaatiossa käytettävän, jotta esimerkiksi tietojen tallennuspaikat pysyvät hallittuina. Oletuksenahan Teams tarjoaa käyttäjille mahdollisuuksia käyttää myös ei-Microsoftin hallussa olevia tallennuspaikkoja ja on organisaation omalla vastuulla päättää ja määrittää sallitaanko tällaisten tallennuspaikkojen käyttö organisaation datalle.

Teamsin käyttö laajenee, mutta ei välttämättä aina positiivisesti

Ympäristönä Teams on suunniteltu helppokäyttöiseksi ympäristöksi, jossa käyttäjällä on paljon valtaa. Kaikki eivät aina pidä vallan luisumisesta kokonaan käyttäjille, vaan IT haluaa joskus myös kontrolloida mitä ympäristössä tehdään. Esimerkiksi tiedon elinkaaren hallinnassa IT:llä on yleensä mielipiteensä, onhan se kiistämättä IT:n vika (ainakin käyttäjän mielestä), jos tuhotut tiedostot katoavat. Ympäristönä Microsoft 365 tarjoaa keinoja kontrolloida tiedon poistamista ja asettaa säilytyskäytäntöjä erityyppisille tiedoille. Oletuksena nämä eivät ole käytössä. Useat organisaatiot ovat myös halunneet kontrollia uusia tiimien luomiseen, ettei niitä luotaisi holtittomasti. Ottamalla käyttöön elinkaaren alkuun vaikkapa lomakepohjainen tiimien luontimekanismi, saadaan luontiprosessia kontrolloitua ja samalla kerättyä tietoa jonka avulla tiimien löytyminen helpottuu. Elinkaaren loppupäähän voidaan hyödyntää säilytys-, tuhoamis- ja arkistointikäytäntöjä. Osa näistä vaatii vain ympäristön konfigurointia, osa valmiiden kolmannen osapuolen (esim. Sulavan) välineiden käyttöönottoa.

Entä jos oma ympäristö tuntuu jo ajautuneen kaaokseen? Saako sen helposti takaisin hallintaan? Vastaus on että saa, mutta ei yhtä helposti, kuin jos hallintakäytännöt olisi mietitty jo alusta lähtien kuntoon. Jos Teams-ympäristösi hallinta on karannut käsistä, niin ei kuitenkaan hätää. Me olemme täällä sitä varten ja voimme auttaa sinua molemmissa vaiheissa. Suunnitellaan yhdessä Teamsin käyttöönoton yhteydessä hallintamalli tai jos Teamsin hallinta on ns. lähtenyt käsistä, niin otetaan se takaisin haltuun sille jolle se kuuluukin. Ota rohkeasti yhteyttä – me autamme!