Mitä ihmettä se kuluttajistuminen oikeasti tarkoittaa?

Kuluttajistumisesta puhutaan paljon, mutta harva silti tietää mistä on kyse. Eikä tätä näytä tietävän oikolukunikaan, sana on kauniisti punaisella alleviivattuna tätä kirjoittaessani.

Kirjoitan tätä tekstiä Microsoftin Windows Live Writerilla. Ihan vaan siksi, että mielestäni tällä on mukavampi kirjoittaa blogitekstejä kuin Wordilla. Harva tietää, että sekä tällä että Wordilla voi julkaista blogitekstejä suoraan SharePointiin tai oikeastaan mihin tahansa palveluun. Tässä hyvin yksinkertainen esimerkki kuluttajakäyttöön tarkoitetun tuotteen ja toimintatavan hyödyntämisestä työkäytössä.

Miksi nuorille pitäisi opettaa vanhanaikaiset työtavat?

Helsingin sanomat kirjoittaa tänään siitä, että moni nettisukupolven edustaja, eli siis ns. diginaativi, ei oikeasti osaa käyttää tietokonetta. Jutun mukaan tämä johtuu siitä, että kukaan ei ole heitä opettanut. Esimerkkinä käytetään pariinkin kertaan liitetiedoston lähettämistä sähköpostilla. Pohdinta kannattaisi kuitenkin aloittaa siitä, miksi liitetiedosto yleensä pitää lähettää sähköpostilla.

Miten perustelisit nuorelle esimerkiksi sen, että tehtävä pitää lähettää opettajalle korjattavaksi sähköpostin liitteenä? Aivan – ei tätä pysty perustelemana. Jos tehtävä lähetetään mailina, aiheutetaan aivan turhaa työtä sekä lähettäjälle että vastaanottajalle. Jos tiedosto tallennettaisiin yhteiseen työtilaan, on molempien osapuolien helppo käsitellä sitä. Näin korjatuista ja kommentoiduista tehtävistä myös muodostuu sähköinen arkisto opiskelijalle.

Luonnollisesti prosessiin on suhteellisen helppoa kytkeä mukaan arvostelu ja arvosanan tallentaminen tai vaikkapa mobiilihälytykset tehtävien ja korjaamisen deadlineistä. Ryhmätöiden osalta dokumenttien samanaikainen muokkaus ja mahdollisuus pikaviestintään sekä online-palavereihin äänen ja kuvan kanssa on nuorille itsestäänselvyys.

Nuoret ovat pelien ja muiden nykyajan (verkko)palveluiden kautta tottuneet siihen, että heitä arvostellaan ja erityisesti arvostetaan tekemisen kautta. Peleissä topten-listat ovat olleet olemassa ikuisesti ja verkon myötä ne ovat saaneet uusia ulottuvuuksia. Keskustelupalstoilla osaavat ja aktiiviset henkilöt erottuvat hetkessä muista.

Sosiaalisessa mediassa hyvät kirjoittajat keräävät paljon seuraajia ja heidän viestinsä leviää kulovalkean tavoin. Sadat ja tuhannet palvelut tarjoavat käyttäjilleen ns. badgeja, joiden avulla näkee oman kehityksensä ja voi seurata muiden kehitystä. Vastaavalla tavalla vaikkapa kaikissa Xboxin peleissä kerätään saavutuksia joiden kautta käyttäjälle muodostuu “kokonaisarvosana” eli gamerscore.  Lähes kaikilla työpaikoilla ja kouluissa osaamista ja onnistumista mitataan kuitenkin huomattavasti tylsemmillä ja vähemmän motivoivilla tavoilla.

Artikkelissa myös todetaan, “että nuoret saattavat vaatia it-ratkaisulta paljon nykyistä parempaa käyttäjäystävällisyyttä eivätkä nieli sitä, mihin keski-ikäiset ovat taipuneet”. Tämä on takuuvarmasti totta. Mutta sama alkaa päteä myös vanhempiin käyttäjiin. Lähes kaikki ovat tottuneet kotikäytössä helppokäyttöisiin tietojärjestelmiin. Erityisesti nämä ovat tulleet tutuiksi Windows Phone- ja iPhone-puhelimista ja iPadeista, joissa sovellusten ostaminen ja käyttäminen on todella helppoa. Jatkossa sama malli tulee myös Windows-laitteisiin tulevan Windows 8:n myötä. On aivan turha kuvitella, että vanhentuneilla ja epätuottavilla toimintamalleilla pärjättäisiin enää montaakaan hetkeä. Ainoa kysymys onkin se, kyllästyykö tuottamattomuuteen ensin organisaation yleis- ja talousjohto vaiko työntekijät. Itse väitän, että surkealla tietotekniikalla ja osin siitä johtuvilla byrokraattisilla prosesseilla on iso merkitys myös työntekijöiden työssä jatkamiseen ja viihtymiseen.

400 miljoonaa euroa tietotekniikan kehittämiseen?

Aiemmin mainetsemani kirjoitus näyttää myös vanhanaikaisen tietotekniikan perussynnin. Kirjoituksessa mainitaan, että tietotekniikan saamiseen osaksi perusopetusta pitäisi tehdä 400 miljoonan euron investointi vuosien 2012 – 2015 aikana. Ajatus on käsittämätön. Minä en pysty edes kuvittelemaan miten moisen summan saisi tuhlattua. Lähes kaikki palvelut on saatavilla opiskelijoiden käyttöön ilmaiseksi tai lähes olemattomilla kustannuksilla. Vaikkapa dokumenttienhallinnan, työryhmätyöskentelyn, pikaviestinnän ja videoneuvotteluiden tarvitsemat ratkaisut saa opettajille ja opiskelijoille ilmaiseksi käyttöön Microsoftin Office 365-pilvestä. Niin ja tulee siinä mukana myös sähköpostikin – myös ilmaiseksi, tietenkin.

Opetuksessa tarvittavat yleiset tietojärjestelmät tulisi hankkia keskitetysti valtiotasolla. Itse asiassa nämä voitaisiin vaikkapa ideoida avoimesti joukkoistamisen (crowdsourcing) avulla avoimesti verkossa. Tämän jälkeen toteutus voitaisiin myös hoitaa pääosin avoimen lähdekoodin hankkeena verkossa. Osan työstä voisi tehdä harjoitustöinä eri asteen oppilaitoksissa ja joitain osia voisi tietysti tilata (kotimaisilta) ohjelmistoyrityksiltä maksua vastaan. Opettajien valmiuksien nostaminen taas onnistuu pääosin ohjeistamalla sekä kouluttamalla ja tukemalla virtuaalisesti. Ja kaikkea ei tarvitse opettajillekaan opettaa – kyllä meistä jokainen osaa käyttää fiksusti ja käyttäjälähtöisesti tehtyjä tietojärjestelmiä.

Tässä olisi helppo mahdollisuus säästää 200 – 300 miljoonaa euroa ja ohjata säästyneet varat vaikkapa meidän vanhempien kansalaisten työtapojen kehittämiseen. Näin toimittaessa säästettäisiinkin sitten helposti miljardeja. Investoimalla 400 miljoonaa luodaan valmistuessaan vanhentut toimintamalli, joka vain tuhlaa aikaa ja rahaa – sekä rapauttaa tietoyhteiskuntaamme, suurentaa sukupolvien välistä kuilua ja laskee sekä opettajien että oppilaiden motivaatiota.

Bring your own device

Bring your own device-mallista on puhuttu paljon. Käytännön ratkaisut ovat kuitenkin jääneet vähiin. Tämä on johtunut pitkälle siitä, että tietohallinnolla ei yksinkertaisesti ole ollut tarpeellisia välineitä ja resursseja ympäristöjen luomiseen. Tuleva Windows 8 tukee monin eri tavoin Bring your own device-kulttuuria. Windows Intunen seuraava versio hallitsee PC:n lisäksi lukuisia muita päätelaitteita, ml. Windows Phone, Apple iOS sekä Android. Luonnollisesti myös Intunen isoveli System Center 2012 auttaa erilaisten päätelaitteiden tukemisessa ja hallinnassa. Microsoftin Dynamics CRM:n toukokuinen päivitys tuo tuen kaikille selaimille sekä omat client-sovellukset yleisimmille matkapuhelimille ja tableteille. Listaa voisi jatkaa loputtomiin, eli valmiudet ovat valmiudet ovat vihdoin olemassa.

Kokemukset BYOD-mallista ovat lähes poikkeuksetta erittäin positiivisia ja rohkaisevia. Esimerkiksi tarve mikrotuelle vähenee selvästi, kun käyttäjät käyttävät samaa laitetta sekä töissä että vapaa-ajalla. BYOD-mallin myötä vertaistuki ja tiedonvaihto käyttäjien välillä paranee. Ja mallin myötä sovellus- ja palvelukanta uudistuu ja monipuolistuu, joten myös sovellukset muuttuvat lähes automaattisesti käyttäjäystävällisemmiksi.

Viimeistään nyt on aika luoda omat suunnitelmat ja näkemykset BYOD-mallin toimivuuteen ja tarpeellisuuteen omassa organisaatiossasi.

Tiedon pihtaamisesta tiedon jakamiseen

Valtaosa suomalaisista käyttää tavalla tai toisella sosiaalista mediaa vapaa-ajallaan. Sosiaalisen median perusajatus on siinä, että käyttäjät jakavat aktiivisesti tietoa ja muuta sisältöä keskenään. Työpaikoilla kuitenkin lähes kaikki kokevat tiedon jakamisen ja löytämisen ongelmalliseksi. Yksi iso osasyy tähän on tietysti karmea sähköpostikultuuri joka tekee tietyöstä työnväen teatteria. Toinen suuri ongelma on järkyttävät räätälöidyt hankkeet tietotyön tehostamiseksi. Kolmas ongelma on vuosien saatossa hajanaiseksi muodostunut tietojärjestelmien kirjo, joka jo itsessään estää tehokkaan ja mielekkään tietotyön.

Minusta jokaisen suomalaisen organisaation tulisi tehdä yksinkertainen ja selkeä kehityssuunnitelma tietojärjestelmiensä määrän pudottamiseksi ja erilaisten järjestelmien välisten ristiinriippuvuuksien minimoimiseksi. Samassa yhteydessä kannattaa ottaa avoin ja uudenlainen näkemys tietotyöhön. Ja tietysti viimeistän nyt ICT pitää saada palvelemaan ja hyödyntämään koko organisaatiota. Jos ICT:tä ajatellaan pakollisena peruspalveluna ja kustannuksena, siitä todellakin muodostuu uskomattoman kallis kustannus. Parhaimmillaan tietohallinto taas toimii osana organisaation kehitystä ja ruokkii sekä tukee muita toimintoja. Harvard Business Review kirjoittaa aiheesta hetki sitten erittäin mielenkiintoisen kirjoituksen.

Kaikkea ei opita kotona tai koulussa

Kaikkea ei tietystikään voi, eikä pidä, oppia kotona tai koulussa. Sekä työpaikan että koululaitoksen tulee tunnistaa oma paikkansa ja roolinsa. Viime kädessä on tietysti työpaikan vastuulla palkata itselleen sopivaa henkilöstöä sekä vastata henkilöstönsä osaamisen kehittämisestä ja tarvittavan koulutuksen tarjoamisesta. Perustietotekniikan osalta taidot pitäisi opettaa koulussa. Mutta kyllä joku vastuu on yksilölläkin ja omia taitojaan jokainen voi hioa myös itsenäisesti. Vaikkapa Office-tuotteista löytyy käsittämätön määrä tietoa, vinkkejä ja koulutusta verkosta. Tai näiden osalta osaamistaan voi hioa vaikkapa Ribbon Hero 2-pelin kautta – tämä ihan vain esimerkkinä helposta ja hauskasta tavasta opiskella tärkeää aihetta.

Mitä meidän pitäisi tehdä?

Mitä työpaikoilla sitten pitäisi tehdä? Meidän neuvomme asiakkaillemme on hyvin yksinkertainen:

• Kehitä tietotekniikkaa ja ICT-strategiaa kokonaisvaltaisesti osana muun liiketoiminnan kehitystä – ja muista suunnitelmien jatkuva seuranta
• Suunnittelu integraatiot keskitetysti ja muista master datan hallinta, pyri minimoimaan suorat riippuvuudet eri järjestelmien välillä
• Unohda laajat konsultointi- ja selvityshankkeet. Pilotoimalla (pilvipalveluiden avulla) pääsee nopeasti alkuun
• Unohda laajat räätälöinnit. Valmistuotteiden ja pilvipalveluiden avulla voit lähes poikkeuksetta tehdä kaiken tarpeellisen
• Älä maksa turhista tietojärjestelmistä äläkä maksa turhia “ylläpidon valmiusmaksuja”. Käytä aina kun uusimpia versioita valmistuotteista ja –palveluista
• Hyödynnä laajasti sosiaalista teknologiaa
• Mahdollista etätyö / läsnätyö ja tue erilaisia päätelaitteita
• Valitse oikeat kumppanit ja toimittajat
• Mittaa tehdyt investoinnit
• Pidä riittävä osaaminen talossa, älä ole toimittajien / konsulttien vietävissä
• Kohdista osa em. toimenpiteiden säästämistä varoista ja resursseista työmenetelmien kehittämiseen ja henkilöstön kouluttamiseen