Mikä oikein on intranet?

Microsoftilla on parhaillaan käynnissä vuoden keskeisen IT-ammattilaisille suunnattu tapahtuma, Ignite. Suomessa taas on jatkuvasti käynnissä keskustelu intraneteistä. Mutta mikä oikein on intranet?

Monen Microsoft-kumppanin mielestä se on SharePointilla toteutettu palvelu. Ja sosiaalinen intranet on sitten SharePointilla toteutettu palvelu, johon on liitetty Yammer. Selvä. Mutta miksi sitten Igniten kolmen tuntia kestäneessä avauspuheenvuorossa mainittiin SharePoint kerran tai kaksi ja Yammeria ei kertaakaan?

Ensin oli internet ja sitten tuli intranet…

Intranet on terminä auttamattoman vanhentunut. Sitä voisi ajatella alkuperäisen merkityksen mukaan yrityksen sisäisenä internettinä. Mikä taas sitten on yrityksen internet? Joskus aikoinaan, siis silloin kun sana intranet keksittiin, se oli muutama webbisivu ja ehkä uutisia, kuvia, liitetiedostoja ja pari lomaketta.

Nykyään minkä tahansa organisaation internet on jotain ihan muuta. Perusasiat ovat edelleen mukana, mutta niiden ohessa on usein kymmeniä tai satoja erilaisia palveluita ja palvelukanavia. Osa palveluista on yrityksen oman verkkodomainin, siis sen perinteisen internetsivun, alla.

Lähes kaikki käyttävät kuitenkin valtavaa määrää muita palveluita, kuten vaikkapa Facebook, LinkedIn, YouTube, Twitter, Instragram, SlideShare jne. Omille verkkosivuille sivuille tuodaan tietoja taustajärjestelmistä ja niihin on upotettu mitä erilaisempia palveluita. Harva esimerkiksi enää alkaa rakentaa verkkokauppaansa tai videopalveluaan tyhjästä räätälöitynä projektina.

Mutta sitten se intranet. Miksi niitä edelleen halutaan rakentaa kuin verkkopalveluita 1990-luvulla tai 2000-luvun alussa? Ja ajatellaan, että intranet on edelleen kokoelma sivuja, tiedostoja ja pieniä räätälöityjä palveluita? Tietämättömyyttä, osaamattomuutta vaiko toimittajien ahneutta? Paha sanoa, mutta ei näin kuitenkaan voida enää toimia.

Jos intranetin ajattelu pelkkänä SharePointia on hölmöä, niin intranetin rakentaminen jonkin julkaisujärjestelmän päälle on täysin älyvapaata.

Mikä se intranetin perusta sitten on?

Sulavan Petteri Kankkunen kertoi jo vuonna 2012 mikä on sosiaalinen intranet. Nykyään asiakkaillemme sosiaalinen intranet on kokoelma palveluita, joita käytetään lukuisilla eri päätelaitteilla. Palveluiden taustalla ovat Office 365 ja Azure sekä erilaiset niiden päälle tai rinnalle rakennetut liiketoimintasovellukset / liittymät perinteisiin järjestelmiin. Sosiaalinen intranet sen sijaan ei ole mikään intranet- tai SharePoint-projekti, joka määritellään ja tilataan kuten perinteinen intranet – jollaista kenenkään taas ei tulisi enää hankkia tai käyttää.

Jos intranet halutaan tehdä oikein, se sisältää vähintään seuraavat kokonaisuudet (aakkosjärjestyksessä):

• Appsit. Intranetin keskeisiä toimintoja käytetään usein appsien kautta, kulloinkin käytössä olevan päätelaitteen ehdoilla. Näin me toimimme vapaa-ajalla. Ilman tätä ajattelua intranet ei tule koskaan lentämään. Eikä tavoittamaan ja palvelemaan työntekijöitä.
  
  
• Azure toimii kaiken taustalla. Sen avulla intranet voidaan turvallisesti laajentaa sisältämään kaiken tarpeellisen tiedon sekä kaikki tarpeelliset palvelut. Myös ne organisaatiokohtaisesti räätälöidyt sekä oman organisaation ulkopuolelle jaettavat palvelut.
  
  
• Haku. Tekstihakua tarvitaan edelleen. Kuten myös tietojen luokittelua metatietojen avulla, tosin suuri osa luokittelusta on automaattisesti ja keyword-/tägi-pohjaista. Tiedon löytämisen toimivat kuitenkin Microsoft Graphin päälle tehdyt älykkäät palvelut, jotka nostavat oikean tiedon esille oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa.
  
  
• Office. Tätä käytetään kaikilla päätelaitteilla, erityisesti kannettavissa päätelaitteissa, työpöydällä ja selaimessa. Työskentely tapahtuu co-creation –hengessä ja dokumentit sisältävät entistä enemmän älyä. OneNote on tietotyön ja tiedonhallinnan keskiössä.
  
  
• OneDrive for Business. Tänne tallennetaan sekä henkilökohtaiset tiedot että sekalaiset työryhmien tiedostot.
  
  
• Power BI. BI ei ole enää harvojen ja valittujen käsissä. Se ei myöskään missään tapauksessa ole PowerPointiin copypastettuja raportteja.
  
  
• Ryhmät (Groups) ovat Office 365:n uusi tapa luokitella tietoa kokonaisuuksiin tiedon löytämisen ja työryhmätyöskentelyn helpottamiseksi. Ryhmät toimivat yli yksittäisten tuotteiden ja palveluiden, toisin kuin esimerkiksi SharePointin sivustot.
  
  
• SharePoint ja Yammer. Kyllä. Nämä ovat edelleen kaiken taustalla. Ja nimenomaan taustalla. Niiden palveluita käytetään useimmiten muuten kuin selaimen kautta. SharePointiin ei kuitenkaan missään tapauksessa orjallisellisesti tuoda kaikkea vanhaa tietoa eikä sinne luoda levyjakomaisia kansiorakenteita. Yammer taas kehittyy entistä selkeämmin tiimityön välineeksi, sekä sisäisesti että ulkoisesti.
  
  
• Sisältö tuotetaan monessa eri muodossa ja paikassa. Aivan uutena tulevat erilaiset mikrosivustot ja älykkäät kokonaisuudet, joiden tuottamisen mahdollistavat Office 365:een tulevat uudet mikrosivustot ja Infopedia. Uutiset, blogit ja muut perinteisemmät sisällöt toki julkaistaan intranetiin edelleen, mutta niitä lueataan myös (appsien kautta) eri päätelaitteissa. Dokumentit luonnollisesti säilyvät edelleen.
  
  Jatkuvasti suurempi osa sisällöstä tulee automaattisesti taustajärjestelmistä ja muiden sisällöntuotantoprosessien tuloksena. Sisällöntuotanto on täysin hajautettu organisaatiossa, mutta (ylläpito)vastuut ja omistajuudet ovat selvät.
  
  
• Skype for Business. Läsnäolotiedot, pikaviestintä, videoneuvottelut ja webinaarit. Jatkossa intergroituu myös entistä tiiviimmin työryhmätyöhön.
  
  
• Sway, Office Mix ja muut vastaavat palvelut. Miksi intranetin pitäisi olla tylsä? Sisäistäkin tietoa voi jakaa esimerkiksi samaan tyyliin kuin Microsoft kertoo Igniten tapahtumista.
  
  
• Sähköposti ja kalenteri. Kyllä, nämä ovat edelleen mukana. Liitetiedostot alkavat sähköpostissa kuitenkin jäädä historiaan, erityisesti sisäisesti mutta myös ulkoisesti. Kaikki kokoukset ovat oletuksena myös Skype for Business-kokouksia. Kokouksille on sovittu selkeät pelisäännöt.

Mitä muuta intranet on?

Vanhoilla käyttöjärjestelmillä ei luoda modernia palvelukokonaisuutta. Windows-laitteiden osalta tulee siirtyä mahdollisimman nopeasti Windows 10-maailmaan erityisesti tehokäyttäjien sekä palvelun liikkuvien käyttäjien osalta. Samoin tulee myös tunnustaa se, että tietotyötä tehdään BYOD-hengessä kaikilla muillakin päätelaitteilla ja alustoilla.

Intranet ilman mobiilikäyttöä, siis kaikkien keskeisten palveluiden osalta ei ole intranet. Ja responsiivinen taitto ei yksinään riitä mobiilikäyttöön. Erityisesti tulee muistaa, että lähes jokaisessa organisaatiossa on työntekijöitä, jotka tekevät arvokasta työtään muualta kuin toimistolta käsin. Myös näiden työntekijöiden pitää ehdottomasti olla intranetin käyttäjiä.

Mobiililaitteet eivät rajaudu kännyköihin. Esimerkiksi Microsoftin uusista tuotteista HoloLens ja Band tarjoavat aivan uusia mahdollisuuksia työn tekemiseen. Perinteisimmästä laitteista löytyy taas laaja kirjo erilaiseen kenttätyöhön soveltuvia laitteita. IoT tuo tiedon, kuten myös monessa mielessä intranetin, osaksi laitteita itseään. Intranet toimii usein paikkana tallentaa, välittää ja jaella sekä erityisesti analysoida kerättyä ja tuotettua tietoa.

Tietojen tulee aina olla turvassa. Tietojärjestelmien suojaaminen on pilviaikana itsestäänselvyys, datan suojaaminen taas on asiakkaan vastuulla. Pelkät käyttöoikeudet eivät tähän riitä. Tarvitaan vahvaa tunnistusta, tiedostotason salausta, politiikat tietokoneiden ja mobiililaitteiden suojaamikseksi jne.

Erityisesti intraneteissä pitää varautua työntekijöiden sekä vahingossa että tahallaan tekemiin tietovuotoihin. Kuten myös erilaisten tietomurtojen estämiseen, nykyään myös Suomessa perinteisen hakkeroinnin lisäksi yksittäisiin organisaatioihin kohdistuvat phishing-tyyliset hyökkäykset ovat valitettavasti arkipäivää.

Erilaiset liiketoimintajärjestelmät ovat intranetin ytimessä. Tietoja nostetaan ja koostetaan intranetiin erityisesti CRMstä ja ERPeistä sekä kaikista muista liiketoiminnoille keskeisistä järjestelmistä. Integraatiot ovat erittäin kevyitä ja perustuvat usein valmiisiin ratkaisuihin. Tietoja voidaan myös täydentää ja analysoida intranetin kautta.

Intranetin käyttö tulee myös systemaattisesti seurata ja käyttäjille tulee tarjota välineet oman työnsä ja työtapojensa seurantaan. Analytiikan perusteella intranetiä kehitetään jatkuvasti paremmaksi.

Microsoft käyttää vuositasolla miljardeja tässä artikkelissa kuvattujen palveluiden kehittämiseen ja uusia ominaisuuksia sekä kokonaan uusia tuotteita tulee jatkuvasti. Nämä pitää osata ottaa soveltuvin osin käyttöön.

Tämän lisäksi tarvitaan tietysti koulutusta. Valtaosa koulutuksista tapahtuu muualla kuin luokkahuoneissa, hyödyntäen nimenomaan uudenajan intranetin mahdollisuuksia. Ja nykyaikana loppukäyttäjät ovat erittäin valveutuneita. Useimmilla on lähes vastaavat palvelut käytössään vapaa-ajallaan. Nyt vihdoin työpaikat voivat tarjota käyttäjilleen vielä paremmat välineet tietotyön tekemiseen.

Kun nämä perusasiat on saatu kuntoon, voidaan alkaa ihan tosissaan kehittää uudenlaisia palveluita ja konsepteja intranetin päälle ja ympärille. Helposti, ketterästi ja kustannustehokkaasti.

Niin, kustannustehokkaasti… Miten paljon tällainen intranet sitten maksaa? Eipä paljoakaan. Useissa tapauksissa intranet saadaan käyttöön niillä säästöillä, jotka syntyvät pilvisiirtymän myötä ensimmäisen vuoden aikana.