Haasta vanhat kokouskäytännöt
Tuntuuko koskaan siltä, että istut kokouksessa turhaan? Tai että et ehdi keskittyä varsinaisiin töihin, kun pitää kiirehtiä kokouksesta toiseen? On aika haastaa työpaikkasi kokouskäytännöt.
Kaikenkarvaisissa kokouksissa vuodesta 1997 istuneena uskallan listata muutamia parannusehdotuksia. Tuntuvat äkkiseltään itsestään selviltä, mutta pysähdypä hetkeksi miettimään miten kokoukset sujuvat omalla työpaikallasi.
Tarvitaanko juuri tätä kokousta?
Mieti, voisiko asian käydä läpi kokouksen sijaan tehokkaammin vaikkapa Yammer-keskusteluna? Jos tarvitset vain kommentteja tekemääsi ohjeeseen tai dokumenttiin, kokous ei ole ehkä oikea paikka käydä niitä läpi. Jaa dokumentti muiden kanssa SharePoint-työtilan tai OneDriven kautta ja työkaverisi voivat jättää kommenttinsa suoraan dokumenttiin. Helpottaa ja nopeuttaa myös omaa työtä.
Mahdollista osallistuminen etänä
Tekemällä kokouskutsustasi Lync online-kokouksen, saatat säästää useita työtunteja kollegoiltasi sekä muilta kokouksen osallistujilta. Varsinkin heiltä, jotka eivät työskentele samassa toimipisteessä kanssasi.
Katkaise palaverikierre, älä kutsu kaveria kokoukseen ”varmuuden vuoksi”
Jos kokouksessa tulee esiin kiperiä kysymyksiä, joihin tarvitaan vastaus heti, voit kilauttaa kaverille nopeasti Lyncillä tai puhelimitse. Kaverille kilautustakin parempi vaihtoehto on ottaa kysymykset ylös ja toimittaa vastaukset jälkikäteen kokoukseen osallistujille.
Laadi kokoukselle agenda
Muista myös toimittaa agenda kokoukseen osallistujille ajoissa. Tiesitkö, että kokoukseen voi liittää vaikkapa linkin jaettuun OneNote-muistikirjaan? Kunnon agenda nopeuttaa asioiden käsittelyä ja osallistujilla on lisäksi mahdollisuus valmistautua kokoukseen. Tai jopa jättäytyä pois kokouksesta.
Tule kokoukseen ajoissa
Olitpa osallistumassa kokoukseen etänä tai neukkarissa, on kohteliasta saapua kokoukseen minuuttia tai paria ennen kokouksen aloitusaikaa.
Käytä hetki aikaa Lyncin ominaisuuksiin tutustumiseen
sekä lisälaitteiden käyttöön (kuulokkeet, pöytäkaiutin). Itselläni on ollut tapana testata Lyncin uudet ominaisuudet ja laitteet ensin työkaverin kanssa ja ottaa niitä vasta sitten käyttöön laajemmin.
Vielä yksi tärkeä asia: ole kokouksessa läsnä, myös ajatuksen tasolla.
Pelkkä neukkarissa istuminen tai linjalla roikkuminen ei riitä.
Mukavaa ja parempaa kokousviikkoa! Jos haluat kehittää teidän työtapaa, ota rohkeasti yhteyttä Sulavan asiantuntijoihin. Meillä on takataskussa paljon moderneja työtapoja ja välineitä päivittäisen tietotyön tehostamiseksi.