Kesä on tuloillaan ja etäopetuksista ja -koulutuksista on selvitty ehjin nahoin. Osalle koittaa kesäloma ja osa jatkaa töitä vielä kesälläkin. Mutta mitä tulikaan opittua etäopetuksesta, kokouksista ja eritoten Microsoft Teams -palvelusta? Mitä EI kannata tehdä Teamsissa?
1. Älä syö kokouksen / palaverin aikana.
Mikrofonit tuppaavat ottamaan äänen aika hyvin muille kuuntelijoille ja jos sattuu lounaaksi olemaan jotain erittäin rapeaa, niin syödäänhän mieluummin ennen kokousta tai kokouksen jälkeen. Jos on ihan pakko syödä kokouksen aikana, niin mikki mutelle ja laita kamera siksi aikaa pois päältä.
2. Älä pidä kameraa turhaan päällä.
Useimmiten vain silloin kun olet äänessä ja silloinkin vain, jos se tuottaa jotain lisäarvoa esitykselle. Jos esität PowerPoint-esitystä ja sinulla on oma kamera päällä, niin mitä ihmiset seuraavat, sinun suutasi vai esitystä?
3. Älä sekoile mikrofonin kanssa, pidä sitä päällä vain silloin kun sille on tarvetta.
Teams ilmoittaakin, jos tulet esimerkiksi paikalle kesken kokouksen, että ”kokouksessa on muita henkilöitä, pidäthän mikrofonisi pois päältä, ettet häiritse heitä.”
4. Älä unohda laiteasetuksia.
Tarkista aina ennen kokousta, että onhan webbikamera ja mikrofoni kunnossa. Laiteasetuksista voit aina testata laitteen toimivuuden äänellä ja kuvalla. Sitten on paljon mukavampi aloittaa oma esitys 100 henkilölle, kun ei mene laitteen säädön kanssa ensimmäiset 10 minuuttia.
5. Älä pidä kiirettä.
Varaa aikaa aina tarpeeksi omiin esityksiisi. Kiireellä vedetyt koulutukset eivät ole kenellekään hyväksi, ei esittäjälle eikä eritoten kuuntelijalle.
6. Älä tee sekavia tiedostopuita.
Koulutukseen / kurssille osallistujat eivät tule löytämään mitään omasta koulutustiimistäsi, jos tiimin kanavat on nimetty miten sattuu. Jokaiselle tarvittavalle kanavalle selkeä ja kunnon nimi, niin teamiin tulijat tietävät heti mitä sillä kanavalla tapahtuu.
7. Älä unohda taustaa.
Kun alat esittämään jotain Teams-palvelussa, saattaa usein unohtua mitä kamerasta näkyykään, kun laitat sen päälle. Palveluun on onneksi tehty taustan sumennus tai voit laittaa jonkun kauniin taustakuvan itsellesi.
8. Älä unohda kokouksia.
Tämä nyt on sama asia myös normaaleissa kokouksissa, mutta kätevä lisäominaisuus on, että voit ilmoittaa muille osallistujille tulevasi vähän myöhässä. Voit tehdä sen, kun saat esim. mobiililaitteellesi ilmoituksen, että joku aloitti kokouksen.
9. Älä unohda käyttää Teams-palvelua jatkossakin.
Etäopetukseen, -koulutuksiin ja -kokouksiin on nyt ”pakosti” saatu hyvä pohja. Tätä pohjaa on nyt hyvä lähteä työstämään omissa yrityksissä, kouluissa sekä kunnissa. Mutta jos et tiedä vielä, miten lähtisit kehittämään omaa Teams-kokemusta, ota yhteyttä. 😊
10. Mikä on sinun pointtisi mitä ei kannata tehdä Teamsissa?
Petri Jämsen
Consulting & Training
Petri toimii Microsoft 365 -asiantuntijana, erikoisosaamisenaan ongelmien ratkominen loppukäyttäjien kanssa sekä etäopetuksen haasteet. Hän on Microsoft MVP (Most Valuable Professional). Petrin ydinaluetta ovat Microsoft 365 for Copilot, tekoäly yleensä, sekä Microsoft 365 työvälineiden maailma. Hänellä on yli 20 vuoden kokemus loppukäyttäjien tukemisesta.