Tuntuiko Copilot for Microsoft 365 pettymykseltä? Kokeile uudestaan näiden neljän vinkin kanssa!

Tämä blogipostaus on 100 % ihmisen kirjoittama, eikä sisällä tekoälyn luomaa tai muokkaamaa sisältöä. 

Copilot for Microsoft 365 on ollut laajasti saatavilla nyt hieman yli kuukauden, ja monet suomalaiset ovatkin innoissaan hypänneet tekoälyn kelkkaan mukaan. Olemme Sulavalla käyttäneet Copilottia jo lokakuusta 2023 lähtien, ja olemme olleet mukana auttamassa lukuisia asiakasorganisaatioitamme ottamaan Copilot-ominaisuuksia käyttöön. Kuitenkin nyt, kun hypepilvi on hieman päässyt laskeutumaan, on monissa kannanotoissa – niin Suomessa kuin ulkomaillakin – todettu, että Copilot for Microsoft 365 olisi huikea pettymys, eikä oikeastaan toisi mitään arvoa käyttäjille.   

Nämä mielipiteet ovat herättäneet omalla kohdallani jonkin verran turhautumista. Olen henkilökohtaisesti kouluttanut satoja tietotyöläisiä käyttämään Copilotin ominaisuuksia, ja uskon heidän hyötyneen työkalusta huomattavasti. Näiden etujen saaminen vaatii kuitenkin jonkin verran työkaluun syventymistä ja tiettyjen asioiden osaamista. Pyyhi siis pölyt Copilot-nappuloistasi, ja lähde kokeilemaan tekoälyä uudestaan seuraavien vinkkien avulla!

Tutustu koulutukseen: Microsoft 365 Copilot päivässä tutuksi

1.   Opi rajoitukset ja lainalaisuudet

Copilot for Microsoft 365 ei ole pohjimmiltaan mitään järisyttävää. Se on ainoastaan setti uusia ominaisuuksia sovelluksiin, joita jo käytämme. Kuten kaikkien ominaisuuksien kanssa, on tässäkin tärkeää tiedostaa mikä on mahdollista ja mikä ei. Jos näitä ei tiedosta ja kartoita, on kokemus odotettavasti huono. Aivan, kuin jos yrittäisit tehdä kirjanpitoa tai talouden raportointia sähköpostisovelluksella.

Jokaisen sovelluksen Copilot on täysin oma kokonaisuutensa, jolloin jokainen niistä pitää opetella erikseen. Jos PowerPoint pystyy kehotteesi pohjalta tekemään asian X, tuo sama kehote ei välttämättä toimi Wordissä. Vielä tällä hetkellä Copilotit ovat myös melko itsenäisiä, jos ei interaktiota eri sovellusten kanssa ole erikseen kehittäjien puolesta tehty – sovellukset (ja niiden Copilotit) eivät juttele keskenään.

Toinen suuri asia on eri kielien tuki. Kuten varmaan moni on huomannut, suomi ei löydy virallisesti tuettujen kielien listalta, joten jos organisaation materiaalit eivät ole englanniksi, voidaan Copilotin kanssa törmätä ongelmiin eri skenaarioissa. Onneksi tämä virallinen kielituki on saapumassa pian – me Sulavalla veikkailemme sitä jo aivan lähikuukausille.

Uuden tuotteen tapaan nämä rajoitukset ja muut pienet nippelitiedot eivät niinkään ole kissan kokoisin kirjaimin listattuna Microsoftin dokumentaatiossa, vaan ne pitää itse oppia tai selvittää jostain luotettavasta lähteestä. Jos Copilot ei pysty johonkin, saattaa olla, että pyysit sitä vain väärässä paikassa!

2.   Älä usko 100 % markkinointiin, vaan keskity mahdolliseen

Rehellisyyden nimissä minunkin pitää myöntää, että Copilot for Microsoft 365 ei ole ihan sitä, mitä Microsoftin markkinointimateriaali antoi odottaa. Mutta mieti, milloin viimeksi olet ottanut puhelimellasi valokuvan joka on yhtä hyvä, kuin valmistajan mainoksissa? Siksi fiksuin asia mitä voit tehdä, on unohtaa Microsoftin mainosvideot täysin. Markkinointimateriaalit sisältävät paljon esimerkkejä ja ominaisuuksia, jotka ovat vasta tiekartalla, eivätkä vielä käytössä.

Vaikka juuri aikaisemmassa pointissa puhuin rajoitusten tiedostamisesta ja oppimisesta, on kuitenkin tärkeää, että lähestyt Copilottia puolestaan sen mahdollisuuksien kautta, etkä rajoitusten. Kyllä, kaikki mitä toivomme ei ole vielä mahdollista, mutta moni tuottavuutta lisäävä asia jo on. Esimerkiksi Copilot luo jopa suomeksi käydystä palaverista tiiviin ja oikein pätevän muistion, joka pienellä viimeistelyllä voidaan tarjota kenelle tahansa, joka haluaa jälkikäteen tietää, mitä kokouksessa käsiteltiin.

3.   Kehotemuotoilusta uusi kansalaistaito

Luonnollisella kielellä ohjattavan työkalun toinen puoli on se, että tekoäly on vain niin hyvä, kuin ne kehotteet, jotka sille syötetään. Varsinkin aluksi saattaa tuntua vaikealta sisäistää, että Copilotin kanssa ei ole olemassa oikeita tai vääriä komentoja, sillä luonnollinen kieli antaa käyttäjälle niin monta vaihtoehtoa asioiden tekemiseen. Joudut siis varmasti viettämään jonkin verran aikaa harjoitellen, miten eri sovellusten Copilotit käsittelevät kehotteita, selvittäen samalla mikä toimii ja mikä ei. Kollegani Petteri saneli jokin aika sitten ehkä tärkeimmän vinkin Copilotin käyttöön ja kehotteiden luontiin:

Muista, että Copilot ei osaa lukea ajatuksiasi. Älä oleta, että se tietäisi mitä haluat, vaan kerro se sille.

Jos sinusta tuntuu, ettet osaa kirjoittaa kehotteita – EI HÄTÄÄ! Taito ja tarve onkin sen verran uusi, että ei kaikilta osaamista voikaan olettaa. Nyt onkin siis hyvä aika varata pieni hetki aikaa ja harjoitella tämä uusi kansalaistaito. Olemme tämän vaatimuksen tiedostaneet, ja sen takia Sulavan eri Copilot-palveluissa on kaikissa mukana erillinen kehotemuotoiluun keskittyvä koulutus, jossa opitaan askel kerrallaan rakentamaan parempia kehotteita.

4.   Olet kehityksen aallonharjalla – toimi sen mukaisesti!

Alussa mainitsinkin, että on myönnettävä, ettei Copilot vielä aivan jokaisessa tilanteessa ratkaise kaikkia tietotyöläisen ongelmia. Kuten kollegani Arttu kirjoitti Sulavan blogiin, Copilot on yksi työkalu, mutta kaikkea se ei kuitenkaan ratkaise. Samalla pitää muistaa, että työkalu ottaa vasta ensimmäisiä askeliaan, sillä ennen tammikuuta 2024 teknologia oli kuitenkin vain melko rajatun joukon saatavilla.

Kuitenkin sanon, että olen tulevaisuuden puolesta erittäin luottavaisin mielin. Olen nimittäin käyttänyt Copilottia nyt hieman yli 4 kuukautta, ja voin nyt jo sanoa, että kehitys on ollut huimaa. Suurimpana tekijänä on varsinkin kehityksen ja iteraation nopeus. Ennen olemme tottuneet odottamaan uusia ominaisuuksia ja päivityksiä kuukausia, joskus jopa vuoden. Copilotin kanssa uusia ominaisuuksia ui sovelluksiin viikoittain, lisäksi melkein joka käyttökerralla löytää ja oppii jotain uutta.

Tämä vaatiikin käyttäjältä erilaista suhtautumista ominaisuuksiin ja työkaluun kokonaisuudessaan. Harvoin on ollut tilannetta jossa jokin, joka ei viime viikolla vielä toiminut, onkin nyt mahdollista. Näitä muutoksia ei myöskään aina dokumentoida keskitetysti, joten Copilot palkitsee käyttäjän joka uskaltaa kokeilla uudestaan ja uudestaan. Tärkeää on myös muistaa Copilotin kanssa seuraava ohjenuora: jos jokin ei toimi, se ei tarkoita, että olisit välttämättä epäonnistunut.

Pysykää uteliaana, ja muistakaa, että muutos vaatii uuden oppimista. Tekoälyn tuleminen tulee vääjäämättä muuttamaan tietotyötä, ja junasta ei kannata jättäytyä pois ensimmäisten pettymysten takia. Jos katsomme taaksepäin, ei internetin tarina ja kehitys päättynyt .com-kuplan puhkeamiseen, eikä tekoälynkään matka pääty ensimmäisiin haasteisiin. Ilman harjoittelua kaikki voi aluksi tuntua pettymykseltä, mutta ne jotka jaksavat oppia, ovat niitä jotka tulevaisuudessa voittavat.

Copilotin käyttöönotto organisaatiossasi

Tekoälyn avustama innovaatio ja tuottavuusmahdollisuuksien hyödyntäminen kaikille organisaation työntekijöille on välttämätöntä.

Kiinteällä kuukausimaksulla olevat palvelumme Copilotin käyttöönottoon auttavat ottamaan käyttöön mullistavaa teknologiaa hallitusti ja järkevästi. Palveluidemme tuella parannat organisaatiosi tuottavuutta ja luovuutta Copilotin avulla. Kokeneet asiantuntijamme opastavat organisaatiotasi käyttämään Copilot for M365:tä tehokkaasti.

Copilot for Microsoft 365 Essentials -palvelu on pienemmille organisaatioille ja suuremmille Copilot Modern Work as a Service -palvelu. Tutustu palveluihin alla olevista linkeistä!

Copilot for Microsoft 365 Essentials -palvelu

Copilot Modern Work as a Service -palvelu

• Tekoäly (AI)