Koodittoman automaation mahdollisuuksia ei ymmärretä

Digitalisaatiosta ja prosessien automaatiosta on puhuttu jo vuosikymmen. Jokaisessa organisaatiossa on varmasti käynnistetty hankkeita, joissa eri sisäisten prosessien digitalisoimiseksi on hankittu kolmannen osapuolen ratkaisuita tai koodattu omia.

Samalla on totuttu siihen, että projektit kestävät kuukausia, integraatiot ovat raskaita ja sovellusten kuukausimaksuista – itse projektin kustannuksista puhumattakaan – kertyy suuria summia. Tämä on hyväksytty, sillä business case jää kuitenkin plussan puolelle säästyneiden henkilöstökulujen kautta.

Totutuissa tavoissa on se huono puoli, että ne tekevät parempien käytäntöjen omaksumisesta hidasta. Monelta organisaatiolta onkin jäänyt pimentoon nykyisiin kuukausimaksuihin jo sisältyvä ja heti käsien ulottuvilla oleva vaihtoehto. Vaihtoehdon omaksumista hankaloittanee, että se kuulostaa melkein liian hyvältä ollakseen totta.

Valtaosalla suomalaisista organisaatioista on käytössään Microsoft 365 -palvelut. Lisensseihin sisältyy Power Platform -työkalupakki, joilla kuka vain pystyy toteuttamaan digitaalisia sovelluksia ilman koodia, ilman teknistä osaamista. Olennaista on ymmärtää omaa työtä ja omia prosesseja ja tunnistaa sieltä ne jutut, joita on tylsää mutta pakollista tehdä. Se tyypillisesti indikoi, että tämä asia on automatisoitavissa.

Annan muutaman esimerkin.

Tein itse nollasta työvälineiden huoltojärjestelmän

Jo muutama vuosi sitten eräässä isommassa asiakkaan liiketoiminnan konsultointiprojektissa ilmeni tarve sovellukselle, jolla voitaisiin raportoida työvälineiden teknisiä vikoja ja seurata niiden korjauksen läpimenoaikaa sekä ROI:ta.

Tällöin Power Platform oli vasta juuri julkaistu, mutta tiesin sen periaatteessa soveltuvan tarkoitukseen. Tein PowerPointilla nopean demon tavoitetilasta ja lähdin testailemaan, miten se toteutettaisiin Power Platformilla. Toteutus muistutti hämmästyttävästi PowerPointin käyttöä – elementtejä raahailtiin ympäriinsä ja liikkuminen sovelluksen sisällä muistutti kalvojen lisäämistä PPT-esitykseen. Valmista tuli muutamassa kuukaudessa ja sovellus vietiin tuotantoon.

Sain tarvitessa apua tekniseltä asiantuntijalta, mutta 99% työstä tein itse, vaikken ole koodari eikä minulla ollut kyseisestä työkalusta mitään aiempaa kokemusta. Väitän, että kuka tahansa asiakkaamme pystyisi vastaavalla tavalla digitalisoimaan omia töitään. Perusajatuksena voi pitää, että jos osaat käyttää Exceliä, osaat myös digitalisoida prosesseja uusilla työkaluila.

Tiedon syöttäminen kannattaa robotisoida

Kun alkusyksystä aloin vetää Sulavan markkinointia, havaitsimme erityisesti kurssipuolella useita tiedon syöttämiseen liittyviä prosesseja, jotka veivät runsaasti työaikaa ja olivat virhealttiita – sekä tekijöilleen turhauttavia. Esimerkiksi kurssitietojen siirtely alustasta toiseen vei yhden henkilön työaikaa puolesta päivästä useampaan päivään per viikko.

Tämän tyyppisiä prosesseja on tyypillisesti automatisoitu ohjelmistorobotiikan keinoin – ns. robotti siis copy-pasteilee sisältöjä selaimessa omaan tahtiin kuin tietotyöläinen ikään, mutta virheettä ja väsymättä, 24 tuntia vuorokaudessa.

Tähänkin on ollut erillisiä maksullisia ratkaisuita jo vuosia. Microsoft julkaisi syyskuussa 2020 oman ratkaisunsa Microsoft Power Automate Desktopin, joka monella asiakkaalla sisältyy jo nykyiseen M365-pakettiin. Myöskään tämän käyttöönotto ei vaadi erityistä teknistä osaamista, vaan kyseisen robotin voi kuka vaan opettaa tekemään omat hommansa.

Asiakkailla digitalisoidaan nyt kaikki

Asiakkaamme ovat nyt löytäneet Power Platformin mahdollisuudet ja ensimmäisten varovaisten testailuiden jälkeen olemme automatisoineet eri asiakkaille pikavauhtia kaiken myyntiprosesseista toimitusten seurantaan, laskutusten raportointiin, sopimusten hallintaan ja tiedon keräämiseen kentältä mainitakseni muutamia esimerkkejä. Luonnollisesti alustaa on erityisesti hyödynnetty pikaisten korona-ajan poikkeusjärjestelyiden ratkaisuiden toteutukseen työtilan varaamisesta työvuorojen hallintaan sekä sairauden raportoinnista etätyöläisten työn johtamiseen ja raportointiin.

Microsoftin alusta sisältää valmiit integraatiot satoihin taustajärjestelmiin. Tehtyjä ratkaisuita voidaan jatkuvasti kehittää ja parantaa. Seuraavassa vaiheessa voidaan alkaa ottaa käyttöön keinoälypohjaisia optimointeja ja analyysiä. Luonnollisesti interaktiota ihmisten kesken voidaan tuoda mukaan liittämällä sovellukset Teamsiin. Kun koko organisaatio saadaan mukaan talkoisiin, edes mielikuvitus ei ole rajana.

Jotkut asiakkaamme haluavat oppia tekemään toteutuksia itse, toisille teemme toteutukset heidän puolestaan. Yleensä parhaimpaan tulokseen päästään yhdistämällä nämä ja kouluttamalla asiakkaan työntekijät tekemään asioita itse. Näin toimimalla digitalisaatio konkretisoituu tunneissa ja päivissä. Samalla saadaan merkittäviä kustannussäästöjä, vähennetään virheitä ja tehdään kaikkien työstä mielekkäämpää.

Miten alkuun?

Seuraavan kerran, kun sinulla on kiire, haastankin sinut avaamaan office.com-portaalista Power Platformin ja miettimään, minkä oman tai tiimisi prosessin voisit sillä automatisoida. Varaa kalenteristasi ensimmäinen palaveriton päivä ja yritä sen päivän aikana tosissasi ottaa prosessi Power Platformilla haltuun. Tarvittaessa me autamme. Jaa valmis sovellus työkavereidesi kanssa – se epäilemättä ratkaisee monen muunkin haasteet.

Lupaan, että vuoden loppuun mennessä kiire on joko hellittänyt tai olet saanut kiireidesi tilalle mielekkäämpiä hommia.