Automatisoi liiketoimintasi ja menesty – käytännön esimerkkejä Power Platform -toteutuksista

Power Platform -alusta on erittäin monipuolinen ja se sopii kaikille toimialoille ja moniin erilaisiin tarkoituksiin. Usein on kuitenkin vaikea keksiä lennosta kohteita, joihin Power Platform -työkaluja voi hyödyntää omassa organisaatiossa. Tästä kirjoituksesta löydät esimerkkejä oikean elämän Power Platform -toteutuksista. Voit poimia niistä suoraan käyttökelpoisia ideoita – mutta muista myös ajatella luovasti! Power Platformin päälle tehtyjä ratkaisuja voi räätälöidä loputtomiin.

IT – case-esimerkkejä Power Platformin hyödyntämisestä

Power Platform parantaa IT-prosessien tehokkuutta ja auttaa nopeuttamaan sovelluskehitystä, automatisoimaan prosesseja, analysoimaan tietoja, tarjoamaan parempaa käyttäjätukea ja skaalaamaan resursseja tarpeen mukaan.

Power Appsilla IT-tiimi voi helposti luoda omiin tarpeisiin sopivia työkaluja, käyttäjäoikeuksiin ja laitteisiin liittyvät tilaukset ja hyväksynnät voi automatisoida Power Automatella, käyttäjille voi tarjota ensimmäiseksi tukikanavaksi Power Virtual Agents -chättibotteja ja lopuksi kerättyä tietoa voi analysoida Power BI:llä.

Esimerkkejä oikean elämän Power Platform -toteutuksista:

• IT-laitteiden tietojen ja omistajien ylläpito, helpottaa esimerkiksi laitteiden poiskeräämistä työsuhteen päättymisen jälkeen tai takuutietojen tarkistusta.
• IT-laitteiden tilaus ja tilauksien hyväksynnät
• Käyttäjätunnuksien ja käyttäjäoikeuksien tilaukset ja niihin liittyvät hyväksynnät
• Vikailmoituksien ja tukipyyntöjen tekeminen ja käsittely
• Laitekustannuksien, tukipyyntöjen, ratkaisuaikojen yms. seuranta ja raportointi
• Integraatiot muihin IT-järjestelmiin

Tilojen hallinta ja varaaminen

Power Appsilla voi luoda räätälöityjä sovelluksia, jotka auttavat hallitsemaan tilojen varaamista ja käyttöä. Sovelluksen avulla voi esimerkiksi tarkastella tilojen saatavuutta, varata niitä, tarkistaa mitä laitteita tai välineitä tilaan kuuluu ja tarvittaessa voi tehdä esimerkiksi tilaan liittyviä huoltopyyntöjä tai ilmoittaa puuttuvista välineistä.

Tila voi olla muutakin kuin neuvotteluhuone. Tila voi olla esimerkiksi hoitohuone, studio tai miksei esimerkiksi vaikka auto.

Power Automatella voi automatisoida tiloihin liittyviä ilmoituksia, esimerkiksi raportoidut puutteet voivat mennä suoraan tilasta vastaavan tehtävälistalle.

Esimerkkejä oikean elämän Power Platform -toteutuksista:

• Tilan varaaminen sovelluksesta ja varauksien hallinta
• Tilan tietojen ylläpitäminen tarkistus, esim. mitä laitteita tilaan kuuluu
• Tiloihin liittyvien huoltopyyntöjen tekeminen tai puutteiden ilmoittaminen
• Tiloihin liittyvien puutteiden ja huoltopyyntöjen käsittely ja seuranta
• Muistutukset ja vahvistusviestit

HR ja talous

HR ja talous voivat myös hyötyä Power Platform -työkaluista erilaisin tavoin. Esimerkiksi rekrytointiprosesseja voi virtaviivaistaa Power Appsin ja Power Automaten avulla. Sovelluksella voi esimerkiksi hallita hakemuksia ja varata haastatteluaikoja sopivien kandidaattien kanssa. Työntekijöiden tietoja voi myös hallita Power Apps -sovellusten avulla, ja automaatioilla voi muistutella esim. alkavista tai päättyvistä työsuhteista tai lähestyvistä kehityskeskusteluista tai vuosipäivistä.

Esimerkkejä oikean elämän Power Platform -toteutuksista:

• Uuden työntekijät (tiedot, käyttöoikeus- ja laitetilaukset yms.)
• Rekrytointiprosessi
• Koulutukset, esim. koulutuksien hallinta ja koulutuksiin ilmoittautuminen
• Etuuksien hakeminen
• Lomapyynnöt ja niiden hyväksyntä, automaattinen lomakalenterimerkintä ja poissaoloilmoitus
• Tuntikirjaukset
• Matkalaskut ja kululaskut
• Kehityskeskustelutyökalut, esim. tieto mitä osaamista työntekijällä on, mihin suuntaan haluaa kehittyä ja mitä tavoitteita
• Budjettien seuranta
• Laskutus

Projektien ja tehtävien hallinta

Power Platform tarjoaa monipuoliset työkalut projektien ja tehtävien hallintaan. Työkalujen avulla voi tehostaa monia projekteihin liittyviä prosesseja, esimerkiksi vakiosisältöisen tiimin voi luoda yhdellä napautuksella suoraan uuden projektin tiedoista. Työkaluilla on myös helppo lisätä läpinäkyvyyttä.

Esimerkkejä oikean elämän Power Platform -toteutuksista:

• Projektisalkut
• Teams-tiimin luominen uudelle projektille etukäteen määritellyllä sisällöllä, esim. vakioitu kansiorakenne tiedostoille
• Planner-tehtävien luonti automaattisesti esim. suoraan Teamsistä tai sähköpostista
• Gantt-kaaviot
• Automaattiset muistutukset tai hälytykset määräpäivistä
• Projektien arkistointi

Vierailijoiden tai tapahtumien hallinta

Yhteenvetona Power Platform tarjoaa monipuoliset työkalut vierailijoidenhallintaan, mikä auttaa tehostamaan vierailijoiden ilmoittautumisprosessia, varmistamaan vieraiden turvallisuuden ja helpottamaan tapahtumien hallintaa.

Esimerkkejä oikean elämän Power Platform -toteutuksista:

• Vieraiden kirjaaminen sisään ja ulos
• Vierailijakorttien luominen ja tulostus
• Kulkukorttien tai väliaikaisten henkilökorttien hallinta
• Automaattiset ilmoitukset saapuneesta vieraasta vierailusta vastaavalle
• Tarjoilujen tilaus palaveriin tai tapahtumaan
• Vieraiden lisääminen massana esim. Excel-listasta tai suoraan Outlookin kalenterikutsusta
• Muistutukset lähestyvästä vierailusta/tapahtumasta ohjeineen
• Turvallisuusohjeiden tai -vaatimusten lähettäminen automaattisesti

Blogin kirjoittaja:

Hilla Mäntyomena

Consulting & Training

Hilla on Power Platformiin keskittynyt konsultti, jolla erityisesti kokemusta Power Appsista ja Power Automatesta. Hänen tavoitteenaan on voimaannuttaa organisaatioita Power Platform -työkalujen avulla, olipa kyse tehokkaiden sovellusten luomisesta, tehtävien automatisoinnista tai datan esittämisestä. Erityisosaamisena Hillalla on Power Platform -ratkaisujen arkkitehtuuri, suunnittelu ja toteutus, Power Apps, Power Automate ja Logic Apps, käyttöliittymäsuunnittelu, käyttäjäkokemuksen & käytettävyyden kehittäminen, sisäisten prosessien kehittäminen, modernisointi ja automatisointi sekä Power BI -raporttien teemojen suunnittelu.

Lue asiantuntijoidemme ajatuksia

Tutustu kursseihin: