Asiakastarina: Helsingin kaupungin idea- ja innovaatiojärjestelmä Helinä
Tausta: Innovatiivinen toimintatapa osaksi johtamisjärjestelmää
Helinä-järjestelmän toteuttaminen kytkeytyy Helsingin kaupungin strategiaohjelman valtuustokauden 2009–2012 tavoitteisiin. Kyseessä on täysin uusi henkilöstölle suunnattava sähköinen palvelu, jollainen on kaupunkien henkilöstökäytössä vielä harvinaisuus. Helinä mahdollistaa uudella tavalla kaupungin henkilöstön aloitteellisuutta sekä tukee työntekijälähtöistä ideagenerointia oman työn kehittämisessä, innovointia, osallisuutta ja oppimista siten, että ne ovat kehittämishaasteisiin ja ongelmanratkaisuun perustuvia. Helinällä korvataan myös olemassa oleva aloitejaoston toiminta.
Ratkaisu: Palvelu on osa kaupungin intranet-ympäristöä
Helinä on toteutettu Helsingin kaupungin SharePoint 2010 -pohjaiseen intranet-ympäristöön. Näin voitiin hyödyntää olemassaolevaa IT-alustaa ja sen mahdollisuuksia. Palvelussa toimii sosiaalisesta mediasta tutut kannatus- ja kommentointitoiminnot sekä mahdollisuus pyytää ja kirjata asiantuntijalausuntoja. Järjestelmä ohjaa myös idea- ja innovaatiotoimintaan liittyvää kaupungin palkitsemisjärjestelmää. Kaikki ideat, kannatukset, kommentit sekä asiantuntijalausunnot ja palkkiot tallentuvat Helinän avoimeen tietovarastoon, josta niitä voi kaikki käyttäjät halutessaan hakea ja analysoida.
Hyöty: Vuorovaikutteinen ja läpinäkyvä jatkuva kehittäminen alhaalta ylöspäin
Uusi järjestelmä muuttaa aloitteiden esittämistä ja käsittelyä, sillä se mahdollistaa vuorovaikutteisen ja läpinäkyvän kehittämisen alhaalta ylöspäin. Helinässä eritasoisten yksiköiden johdon on mahdollista myös esittää ja julkaista kehittämishaasteita henkilöstölle ratkaistavaksi. Kaikille avoin järjestelmä mahdollistaa entistä läpinäkyvämmän henkilöstöpolitiikan toteutumisen Helsingin kaupungilla. Helinän käyttöönotto tapahtui 8.2.2012 ja puolen vuoden käyttökokemus on osoittanut, että alotteiden määrä on jopa kolminkertaistunut entiseen aloitetoimintaan verrattuna. Päivittäisten kävijöiden määrä kasvaa myös tasaisesti, ja toimeenpantuja ja palkittuja ideoita on jo useita kymmeniä.
Käyttäjien kommentteja
’Helinä on kerrassaan mainio sovellus kerätä ideoita ym. miten kaupunki voi joissakin tapauksissa pienilläkin ideoilla kehittää toimintaansa.’
’Tämä ideajärjestelmä on kuitenkin lisännyt minulle me-henkeä, tunnetta että on osa Helsingin kaupungin työntekijäporukkaa, johon kuuluu bussikuskeja, opettajia, rakennusalan miehiä….’
’Oli mielenkiintoinen kokemus, kun yksi täysin toisen toimialan ihminen kävi kommentoimassa ehdotustani, tavattiin ja kehiteltiin yhdessä jatkoehdotusta. Tämä jatkoehdotus on vielä työnalalla, mutta antaa kyllä hyvän käsityksen siitä, miten tällainen joukkoäly voisi toimia.’
’Palvelu on aika rohkea hyppy avoimen toimintamallin suuntaan.’