Mitä migraation jälkeen? Muutoksen johtamisen menestystekijät Outotecillä
Riika Wikberg työskentelee Outotecillä erilaisissa kehityshankkeissa ja suhtautuu intohimoisesti liiketoiminnan kehittämiseen sekä muutoksen johtamiseen.
Outotec on pörssiyhtiö, joka suunnittelee ja toimittaa teknologioita sekä prosesseja metallien tuotantoon ja jalostukseen. Liki 4,500 ihmistä työllistävän yhtiön toimintaa kuvastaa suuret asiakasprojektit ja kansainvälisyys.
Outotecin ratkaisut kaivosteollisuudelle edustavat kirkkainta kärkeä ja esimerkiksi kestävän kehityksen ratkaisuissa olemme edelläkävijöitä. Yhtiön sisäiset kommunikointi- ja kollaborointityökalut sen sijaan eivät ole edustaneet kaikilta osin uusinta uutta.
Nyt olemme kuitenkin ottamassa kokonaisen harppauksen eteenpäin lanseeratessamme Office 365 tuoteperheen – Outlookin, Skype for Busineksen, Yammerin, OneNoten ja OneDriven sekä SharePointin – ympäri maailman. Samalla toivotamme jäähyväiset kirjavalle joukolle mm. erilaisia tiimityötiloja ja verkkoasemia, joihin tieto on vuosien saatossa sirpaloitunut.
Henrikki Tikkanen kirjoitti ensimmäisessä luukussa, miten ”vanhat tavat istuvat tiukassa.” Niin myös Outotecin tapauksessa. Dokumentit tuppaavat edelleen lähtemään linkkien sijaan liitteinä ja puhelimeen tarttuminen tuntuu olevan helpompaa, kuin chat-ikkunan avaaminen Skype for Busineksessä – tiedostojen tallentamisesta mystiseen pilveen nyt puhumattakaan.
Alla muutamia tekijöitä, joilla olemme pyrkineet varmistamaan muutoksen läpimenon. Osassa olemme onnistuneet paremmin, osassa riittää vielä tekemistä.
1. Muutoksen johtamisen riittävä resursointi
Kuten mikä tahansa onnistunut projekti, myös Outotecin Office 365 -käyttöönotto alkoi oikealla resursoinnilla. Aiemmista IT:n kehitysprojekteista poiketen tiimiin otettiin henkilö, jolle system configuration tai mail migration principles eivät sanoneet juurikaan; stakeholder management ja communication plan sitäkin enemmän.
Myös viestintäosaston ja markkinointiväen innostaminen mukaan projektiin oli ratkaisevaa – muutoksesta oli kyettävä viestimään innostavasti ja mahdollisimman käyttäjälähtöisesti. Onneksi ymmärsimme turvautua myös Sulavan kaltaiseen kumppaniin, joka on ollut alusta saakka mukana muutoksen suunnittelussa ja etenkin käyttäjien kouluttamisessa.
Kriittisintä on ollut kuitenkin saada ihmisiä mukaan globaalisti eri puolilta organisaatiota. Tätä varten olemme muodostaneet ns. change management -verkoston, johon on nimetty liki 30 vastuullista eri toimipisteistä. Heidän tehtävänään on ollut muutoksen jalkauttaminen paikallisesti. Käytännössä he ovat järjestäneet erilaisia lanseeraustapahtumia, tukeneet koulutuksia paikallisesti jne.
Lisäksi pyrimme helpottamaan näiden paikallisten Change Managereiden työtaakkaa aktivoimalla muutokseen vapaaehtoisverkoston, ns. championit, jotka saivat uudet työkalut käyttöönsä ennen muita käyttäjiä ja täten ovat voineet ohjeistaa kollegojaan.
2. Johdon tuki ja esimerkki
Jokainen ”change management bible” korostaa johdon osallistamista, “engaging the sponsor”, enkä tee tässä poikkeusta. Mikäli yrityksen johto ei omaksu uusia työtapoja, miten voisimme edellyttää sitä muulta organisaatiolta?
Outotecin tapauksessa haastavinta ei ole ollut aivan ylimmän johdon mukaan saaminen – hehän projektin ovat alun perin yhdessä käynnistäneetkin. Uusien työtapojen ”myyminen” heidän alaisilleen, keskijohdolle, on heidän kiireisessä arjessaan vaatinut – ja vaatii jatkossakin – paljon jalkatyötä: business-hyödyt on konkretisoitava uudelleen ja uudelleen ja kädestä pitäen osoitettava, miten uusista työkaluista saa enemmän tehoja irti. Esimiehet johtavat esimerkillään vain, jos he tuntevat uudet työkalut ja työtavat.
3. Vanhojen työtapojen kitkeminen
Yhtä tärkeää kuin uusien työtapojen esittely ja kouluttaminen, on pyrkiä estämään vanhat ei-toivotut toimintatavat. Esimerkiksi vanhoista tiimityötiloista on helppo katkaista piuhat – ainakin teoriassa. Käytännössä sinne on kertynyt vuosien tieto, ja vanhat järjestelmät elävät rinnalla jonkin aikaa. Optimistisesti katson kuitenkin ensi vuoteen ja kohti entistä selkeämpään ja yksinkertaisempaan arkkitehtuuria.
Tätä kirjoitusta päättäessäni yli 80% käyttäjistämme on migroitu uuteen järjestelmään – siis teknisesti. Todellinen muutostyö on kuitenkin vasta edessä ja tulee viemään jopa vuosia. Systemaattisella työllä ja mm. yllä listatuin keinoin uskon kuitenkin saavamme ihmiset mukaan muutokseen.
Hyvää ja Rauhallista Joulua sekä Iloista Uutta Vuotta!