Tilausprosessin tehostaminen ketterällä liiketoimintasovelluksella

Nopeat faktat

• Projektissa syntyi Microsoft Power Appsia hyödyntäen ketterä liiketoimintasovellus, joka tarjoaa yritykselle reaaliaikaista näkyvyyttä tilauksiin ja sujuvampi prosessi säästää työntekijöiden aikaa.
• Aiemmin tilaukset tehtiin lähettämällä Excel-tiedosto sähköpostise toimittajalle. Vuosittain tilauksia tehtiin yli 700 kertaa.
• Exceliin nojaava tilausprosessi ei ollut toimintavarma tai läpinäkyvä, eikä mahdollistanut seurantaa.
• Manuaalinen prosessi oli myös herkkä inhimilliselle virheille.
• Asiakas osallistui myös Sulavan kurssille, joka inspiroi liiketoiminnan haasteiden tunnistamiseen.

Kun yritys haluaa kehittää tehokkuuttaan, katse kannattaa kääntää aika ajoin liiketoiminnan eri prosesseihin. Pelaavatko ne kaikki yhteen ja tukevatko ne toimintaa parhaalla mahdollisella tavalla?

Teknologia tarjoaa monia keinoja prosessien tehostamiseen, kuten esimerkiksi datan ja automaation hyödyntämisen. Kun laadukasta dataa kerätään, analysoidaan ja hyödynnetään reaaliaikaisesti, yritys voi tehdä parempia päätöksiä, optimoida toimintaa ja suunnitella tulevaa.

Jos aiemmin asioita hoidettiin esimerkiksi Excelissä, modernit liiketoimintasovellukset vauhdittavat yrityksen tehokkuutta ilman massiivista koodaamista. Tärkeintä on tunnistaa, mikä yrityksen liiketoiminnalle kriittinen prosessi hyötyisi kehittämisestä.

Sujuvampi tilausprosessi

Myös teollisuusyritysasiakkaamme oli tunnistanut tarpeen modernisoida eri liiketoimintaprosessejaan ja ensimmäiseksi esimerkiksi oli valittu hydrauliikkaletkujen tilausprosessin kehittäminen.

Aiemmin koneasentajat tilasivat uusia letkuja lähettämällä täyttämänsä Excel-tiedoston sähköpostise niiden toimittajalle. Vuosittain tilauksia tehtiin kymmenien eri asentajien toimesta yli 700 kertaa, mikä tarkoittaa melkoista sähköpostivirtaa liitetiedostoineen.
Exceliin nojaava tilausprosessi ei kuitenkaan ollut toimintavarma tai läpinäkyvä, eikä yritys voinut reaaliajassa seurata tuotteiden tilausmääriä tai mitä tuotteita tarkalleen tilattiin. Manuaalinen prosessi oli myös herkkä inhimilliselle virheille.

“Asiakkaamme tiedostavat laajasti, että on ongelmallista, jos yrityksellä ei ole yleisnäkymää johonkin tärkeään prosessiin, vaan tieto on sirpaloitunutta kun sitä pyöritellään eri dokumenteissa. Ajatus siitä, että toimintaa ohjataan esimerkiksi Excelillä ei ole pitkällä tähtäimellä kestävä ratkaisu, mutta yleinen tapa toimia”, sanoo Sulavalla asiakasvastaavana työskentelevä Ville Puurtinen, ja jatkaa:

Prosessien sujuvoittamisen paikat löytyvät usein siitä, että prosessiin liittyvä tieto saadaan näppärämmin hyödynnettäväksi ja että tieto siirtyy saumattomammin ja toimintavarmemmin järjestelmästä toiseen.

Power Appsilla uusia mahdollisuuksia

Ennen projektia asiakkaalta osallistuttiin Sulavan Power Platform Low-code kehittäjäksi 10 viikossa -kurssille, jossa läpikäydään alustan mahdollisuudet liiketoiminnan tehostamiselle ja ideoidaan mahdollisuuksia ratkaista oman yrityksen liiketoiminnan haasteita. Tavoitteena on kehittää tätä ratkaisua koulutuksen aikana. Kymmenen viikon ohjelmassa on 10 koulutuspäivää sekä 10 tuntia Sulavan sparrausta kehittämisen tueksi, jolloin opit saadaan sovellettua heti omaan työhön.

Koulutusten yksi tarkoitus on inspiroida asiakkaita liiketoiminnan haasteiden tunnistamiseen. Tällainen herättely on hyödyllistä, sillä on inhimillistä, että jokainen meistä tottuu tiettyyn tapaan tehdä töitä omassa yrityksessään. Aloittaa voi juurikin niistä matalalla roikkuvista hedelmistä

… sanoo Sulavan Senior Consultant Mikko Berg, joka myös toteutti tilausprosessin sujuvoittamisen asiakkaalla ja kouluttaa useilla Sulavan Power Platform -kursseilla.

Kurssilla asiakkaan edustaja inspiroitui mahdollisuuksista ja vakuuttui Sulavan osaamisesta Power Platformin sekä prosessien kehittämisen saralla. Hän pyysi Sulavaa auttamaan tilausprosessin uudistamisessa.

Sulavan tiimi toteutti Power Appsilla sovelluksen, jolla korvattiin asentajien aikaisemmin käyttämä sähköpostilla lähetettävä Excel. Tavoitteena oli, että asentajat voivat kätevästi tilata letkuja toimittajalta yhdellä sovelluksella kaikilla laitteilla niin mobiilisti kuin työasemalta.

Power Platform on Microsoftin low-code-alusta, jolla kehittäminen ei vaadi perinteistä ohjelmointiosaamista. Power Apps on yksi Power Platformin viidestä erilaisesta työkalusta. Power Appsin avulla yritys voi kehittää omia liiketoimintasovelluksiaan kustannustehokkaasti. Koska Power Apps hyödyntää visuaalista käyttöliittymää ja valmiita komponentteja, sovellusten luominen käy ketterästi.

Tuloksena parempi näkyvyys ja sujuvampi työskentely

Sovellus kehitettiin ketterästi ja julkaistiin asentajille alkuvuodesta 2025. Yritykselle räätälöidyn Power Appsin ansiosta tilausprosessi toimii nyt saumattomasti. Samalla sovellus tarjoaa yritykselle runsaasti dataa sekä tilausketjun toimivuudesta että hydrauliikkaletkujen tarpeesta.

“Aiemmin asiakkaalla ei ollut näkyvyyttä hydrauliikkaletkujen tilauksiin. Nyt kun kaikki asentajat käyttävät samaa sovellusta, tieto on reaaliaikaisesti yrityksen käytössä. Asiakkaalla on ihan eri tavalla näkyvyyttä koko prosessiin ja toimintaa voidaan ohjata”, Berg tiivistää ja jatkaa:

Power Appsin myötä tilausprosessi on myös sujuvampi, varmempi ja helppokäyttöisempi. Samalla asentajien aikaa säästyy varsinaiseen asennustyöhön. On ollut mukava kuulla, että asiakas on ollut hyvin tyytyväinen meihin kumppanina.

Kun liiketoiminnan prosessit eivät tue tehokasta toimintaa, on aika etsiä uusia ratkaisuja. Tässä esimerkissä korkean teknologian teollisuusyritysasiakkaamme uudisti ja tehosti hydrauliikkaletkujen tilausprosessinsa hyödyntämällä Microsoft Power Appsia. Teknologisessa mielessä vaihtoehtoja tehostamiseen ja parantamiseen on runsaasti erilaisia, kuten tekoälyagenttien hyödyntäminen. Kun olet yhteydessä meihin, kartoitetaan yhdessä sinulle sopivimmat vaihtoehdot.

Prosessien parantamisessa kannattaa lähteä liikkeelle arkipäiväisistä havainnoista; millaisia töitä tiimisi tekee tällä hetkellä, jotka kaipaisivat sujuvoittamista? Lue tästä lisää blogista: Löydä ja ratkaise tiimin ja prosessien pullonkaulat – Kuinka pääset liikkeelle?

Lue kuinka olemme auttaneet muita asiakkaitamme, kuten YIT:tä ottamaan käyttöön päätöksenteon ja riskienhallinnan GateApp-työkalun ja Terrawiseä parantamaan projektien hallinnan prosesseja Power Platformilla.

Kirjoittaja: Mirka Kurkela
Julkaistu toukokuussa 2025