Akkukemikaalien tuottaja Terrafame on suurten muutosten edessä: yhtiö on käynnistämässä Sotkamossa akkukemikaalitehtaan, jossa nikkeli jalostetaan sähköautojen akuissa käytettäväksi akkukemikaaliksi. Muutoksen myötä Terrafame liittyy globaalien akkutoimijoiden arvoketjuun, johon on nyt syntymässä täysin uusi, akkuvalmistajien ja kansainvälisten autotehtaiden muodostama markkina. Nikkelin jalostamisen ja akkukemikaalien tuotannon ennustetaan kasvavan valtavasti tulevina vuosina ja Terrafamen tavoitteena luotettavana ja jäljitettävänä toimittajana on olla aktiivisessa roolissa mukana tässä kokonaisuudessa.

Terrafamen siirtyessä aidosti uuteen, voimakkaasti kasvavaan markkinaan sillä oli selkeä tarve asiakastiedon ja -dynamiikan entistä parempaan hahmottamiseen ja hallintaan. Yhtiö päätti digitalisoida ja modernisoida myyntiprojektien seurannan ja hallinnan, eli CRM-järjestelmänsä, sekä tietyt kriittiset liiketoiminnot, joita aikaisemmin pyöritettiin sadoissa Excel-tiedostoissa.

”Olemme siirtymässä nikkelipuolituottajasta puhtaiden erikoiskemikaalien tuottajaksi ja tässä liiketoiminnassa esimerkiksi vastuullisuusjärjestelmien toimivuus on kriittisessä roolissa. Akkutuotannon arvoketjun jäsenillä on vahva tarve varmistaa paitsi raaka-aineiden saatavuus, myös sen alkuperä. Myyntimme perustuu nimenomaan vastuullisuuteen ja luotettavuuteen, eli meidän täytyy pystyä varmistamaan asiakaslupauksemme. Tähän juuri tarvitsemme tehokasta asiakastiedon ja asiakaslupausten hallintaa”, Terrafamen kaupallinen johtaja Janne Palosaari kertoo.

Tiivis projekti Sulavan kanssa

Asiakastietojärjestelmän modernisointiprojektia aloitettaessa vuonna 2020 tiedettiin, että noin vuoden päästä Terrafame aloittaa akkukemikaalien toimitukset ja siihen mennessä järjestelmän kriittiset osat tulee saada toimintaan. Ensimmäisessä vaiheessa toteutettiin myyntiprojektien seuranta ja raportointi, ja toisessa vaiheessa akkukemikaali- ja muiden tuotetoimitusten seuranta laskutusprosessien pohjaksi.

Tiivis projekti yhteistyössä Sulavan kanssa saatiin pääosin valmiiksi viime syksynä ja siihen liittyi muutaman kuukauden testivaihe, jossa vanha ja uusi järjestelmä pidettiin käynnissä rinnakkain.

Projekti toteutettiin suoraan Terrafamen kaupallisen osaston ja Sulavan välisenä yhteistyönä. Johtoryhmäläinen Janne Palosaari oli mukana tekemässä määrittelyjä ja aktiivisia keskusteluja käytiin suoraan loppukäyttäjien kanssa. Terrafamen IT-osasto oli mukana tarvittaessa, lähinnä käyttöoikeuksien luomisvaiheessa.

”Iso asia uudessa järjestelmässämme on, että tietojen syöttämistä ja raportointia tekevät myös monet kumppanimme. Asiakastoimitusten seurannan datan keruussa ovat mukana kaikki logistiikkapartnerimme, joihin kuuluu muun muassa satamia ja huolintakumppaneita”, Palosaari sanoo.

Power Platform mahdollisti automatisoinnin

Excel-tiedostoista raportointijärjestelmään siirtyminen merkitsi tiedonkulun merkittävää automatisointia ja tämä saatiin toteutettua Microsoftin Power Platform -teknologialla. Terrafame oli jo aikaisemmin siirtynyt Microsoft O365 -käyttäjäksi ja vaikka toteutusvaihtoehtoja haettiin ensin avoimen lähdekoodin ratkaisuista, saatiin toteutus tehtyä tehokkaasti konfiguroimalla valmiita Microsoft-alustan tuotteita.

”Power Platform räätälöitiin tarpeisiimme sopivaksi sillä filosofialla, että tapaan syöttää tietoa tehtiin mahdollisimman vähän räätälöityjä muutoksia. Halusimme toteuttaa järjestelmän, jossa kehitys on helppoa, meillä on mahdollisimman vähän ylläpitotarpeita ja emme ole siinä riippuvaisia vain yhdestä toimijasta. Tässä ratkaisussa pystyimme myös integroimaan toimintoja muilta O365:n osa-alueilta ja työkalut ovat käyttäjillemme tuttuja”, Palosaari kertoo.

Tehokkuus uudelle tasolle

Uuden järjestelmän käyttöönotto toi välittömiä tuloksia: myyntiprojektien seuranta tehostui ja manuaaliseen työhön käytetty aika ja virheiden määrä pieneni merkittävästi. Uusi järjestelmä on myös autttanut keskittämään ajankäyttöä muihin uuden liiketoiminan vaativiin kehityskohteisiin.

”CRM:n näkökulmasta olemme nyt saavuttaneet raportointitason, jolla haluamme olla ja joka vastaa yhtiömme lupausta tehokkuudesta. Kun asiakaslupaukset saadaan tehokkaasti raportoitua, on niistä kiinni pitäminenkin varmistettu”, Palosaari kuvailee.

Sulavalta ennen kaikkea bisnesymmärrystä

Palosaaren mukaan yhteistyö Sulavan kanssa oli erittäin toimivaa ja aito lähtökohta liiketoiminnan tarpeiden ymmärtämiseen saa erityiskiitoksen. Yhtiö kävi Sulavan kanssa läpi kaikki kaupalliset mallit ja yhdessä toteutettiin prosessimalli, joka toimii nyt koko yhtiön bisneksen perustana.

”Oli hienoa nähdä miten kokeneet Sulavan asiantuntijat lähtivät systemaattisesti purkamaan liiketoimintamme tarpeita. Toimintamallina tämä poikkeaa huomattavasti siitä, että olisimme tilanneet yhden ison räätälöidyn ratkaisun. Nyt voimme ottaa moduulin kerrallaan käyttöön ja arvioida sen toimivuutta ennen seuraavien askeleiden suunnittelua”, Palosaari kiittelee.

Julkaistu: kesäkuu 2021.

Kirjoittaja: Juhani Lassila.